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Revisión de 14:26 9 ene 2013

Preparación de Base de Datos

1. Instalación y configuración del servidor de base de datos.
2. Copiar base de datos de cualquier sucursal (T3 y T3Web), en caso de ser una sucursal dependiente el copiado debe realizarse de la sucursal principal.
3. Depuración de la base de datos T3, se debe realizar el borrado de datos en algunas tablas y eliminación de tablas que ya no son utilizadas, en caso de base de datos T3Web se eliminaran los datos en todas las tablas.
   • Ver archivo \\192.168.1.8\compartido\T3 Implantación\BD_T3Depuracion.xls, contiene listado de todas las tablas de la base de datos utilizada en el sistema, existen campos que permiten identificar que tablas deben ser eliminadas y sobre que tablas se deben borrar los datos.
   • Ejecutar Proyecto de Integration Services Depura BDT3 ubicado en \\192.168.1.8\compartido\T3 Implantación\Depura BD T3 T3WEB\. Este paquete permitirá realizar el proceso de depuración de datos y eliminación de tablas, antes de ejecutarlo es requerido crear una conexión hacia la nueva base de datos y asignarla a los diferentes elementos que conforman el flujo de proceso del SSIS.
4. Verificar y corregir script relacionado con proceso de reindexación de tablas.
5. Es necesario inhabilitar triggers ó cualquier acción automática que produzca un delete, addnew ó update sobre un campo o registro de cualquier tabla donde se requiera realizar algún tipo de modificación manualmente.

Preparación de Datos Iniciales

1. Configuración de la nueva compañía, es necesario realizar la configuración por módulo a través del sistema, también es posible realizar la modificación de los registros sobre las tablas de configuración:
   • Compañía, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Compañía, este mantenimiento afecta la tabla TCOMPANY, es requerido verificar el contenido de los siguientes campos: ccodemisor, ccodreceptor, clocalizacion, cuserweb, cservidor, cnameserver, cinidefault, ccodclienteprovee, cversiont3, c_direccion_act, c_direccion_wiki, cprefijocorrel, ccodspi, cfronteriza, cpatente, cmunicipiopatente.
   • Compras, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Compra), este mantenimiento afecta la tabla TCONFIGCOMP.
   • Cuentas x Pagar, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Ctas. por Pagar, este mantenimiento afecta la tabla TCONFIGCXP.
   • Inventario, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Inventario, este mantenimiento afecta la tabla TCONFINVENT.
   • Ventas, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Venta, este mantenimiento afecta la tabla TCONFIGVENT.
   • Cuentas x Cobrar, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Ctas. por Cobrar, este mantenimiento afecta la tabla TCONFIGCXC.
   • Banco, se debe acceder a Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Configuración por Módulo --> Banco, este mantenimiento afecta la tabla TCONFIGCXC.
   • Verificar y modificar si es requerido el registro en las tablas TCONFIGDTS, TCONFIGINTERCOMP, TCONFPRINC, TGROUPCOMPANYM, TGROUPCOMPANYD.
2. Grupos de Usuarios, verificar registros en tabla TGROUP, esta información es idéntica para todas las compañías, puede acceder al mantenimiento a través de Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Grupo de Usuarios.
3. Usuarios, verificar registros en tabla TUSER, esta información puede ser utilizada pero es requerido modificar el prefijo que identifica la compañía actual por el prefijo de la nueva (AALMACENMCY -> AALMACENXXX), puede acceder al mantenimiento a través de Menú Inicio --> Configuración del Sistema --> Usuarios. Los usuarios relacionados con ventas deben ser eliminados y registrados por medio del módulo de Ventas (Menú Ventas --> Vendedores).
4. Cargos, verificar registros en tabla TCARGOSNOM, esta información es idéntica para todas las compañías, el mantenimiento de esta información se realiza a nivel corporativo (sistema T3Web).
5. Firmas Autorizadas, es recomendable mantener las firmas asignadas a los usuarios copiados, es posible asignar nuevas firmas a los usuarios a través del módulo de mantenimiento de Usuarios.
6. Reseteo de las claves de los usuarios, este proceso se puede realizar a nivel de base de datos ó por medio del módulo de mantenimiento ubicado en Menú Inicio --> Configuración de Sistema --> Reseteo de Usuarios.
7. Depuración del Maestro de Cliente, es requerido identificar y filtrar que clientes conformaran la nueva compañía.
8. Saldo de clientes, es requerido identificar si los saldos serán inicializados a cero ó serán transferidos de una compañía a otra, especialmente en los casos cuando las compañías se encuentran enlazadas (Tablas afectadas TSALDOCLIENTED, TSALDOCLIENTEM, TSALDOCLIENTEDD).
9. Depuración del maestro de proveedores, para este caso se eliminan los registros clasificados como de Servicios y Otros, solo quedaran activos los proveedores clasificados como materia prima (esta actividad se realiza con apoyo del gerente administrativo).
10. Definición y registro de los Grupos de Ventas, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente comercial ó gerente de ventas, los registros se deben actualizar a través de Menú Ventas --> Grupo de Ventas.
11. Asignación de proveedores de materia prima x grupo de venta, esta actividad se realiza a nivel corporativo a través del sistema TeWeb (contactar al Sr. Manuel Linero ó persona a cargo de esta actividad).
12. Identificación y registro de vendedores y gerentes de ventas, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente comercial ó gerente de ventas, los registros se deben actualizar a través de Menú Ventas --> Vendedores.
13. Definición y registro de las zonas de ventas, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente comercial ó gerente de ventas, los registros se deben actualizar a través de Menú Ventas --> Zona de Venta.
14. Registrar asignación de zonas por vendedor y por cliente, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente comercial ó gerente de ventas, los registros se deben actualizar a través de Menú Ventas --> Zona por Cliente / --> Zona por Vendedor.
15. Definición y registro de las rutas de visita por vendedor y por cliente, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente comercial ó gerente de ventas, los registros se deben actualizar a través de Menú Ventas --> Ruta de Visita.
16. Definición y registro de las rutas de despacho, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente administrativo ó gerente comercial, los registros se deben actualizar a través de Menú Almacén y despacho --> Rutas de Despacho.
17. Depuración de maestro transportista y transporte, esta actividad se realiza en conjunto con el gerente administrativo ó gerente comercial.
18. Inventario inicial, se solicito datos de productos para creación de los lotes iniciales (Archivo Excel con la siguiente estructura: Código T3, Existencia Real en Cajas y Unidades, Costo Neto Definitivo) -> Contactar a la Lic. Heidi Rodríguez.
19. Registrar comprobante inicial para el inventario.
20. Registrar comprobante contable inicial, Se creara un comprobante inicial a nivel de sistema copiado de la tabla TCOMPROBANC código=1 y en TCOMPROBAND un registro en cero.
21. Identificar y definir numeración de documentos relacionados a Notas de Debito, Notas de Crédito y Factura (en formas generales se inician en 1, seria A).
22. Registrar el calendario contable correspondiente al mes en curso.
23. Registro de cuentas bancarias y asignación de relación con las cuentas contables.
24. Verificar configuración de la tabla TTCOMPROBAN.

Instalación en Sitio

1. Verificar instalación del último compilada del sistema T3 en el servidor de proceso de la nueva compañía.
2. Verificar instalación, configuración y funcionalidad del sistema T3 en las estaciones de trabajo.
3. Verificar instalación, funcionalidad del sistema t3bugs para el registro de fallas en las estaciones de trabajo.
4. Habilitar acceso a sistema de documentación T3Wiki en las estaciones de trabajo.
5. Activación de los usuarios, reseteo y asignación de clave temporal a cada usuario. Las claves de los vendedores deben ser reseteadas a través del sistema T3Web.
6. Verificar procesos relacionados con impresión de documento, para el caso de la estación de facturación es requerido realizar la configuración a través del Módulo de Configuración de Impresora (Facturación), se debe ingresar en Menú Inicio --> Configuración de Sistema --> Panel de Control --> Configuración de Impresoras.
7. Configurar proceso de generación de ASCII para recepción de mercancía.
8. En caso de ser compañía enlazadas es necesario copiar la base de datos de la nueva compañía en servidor de base de datos de la compañía principal para poder activar los reportes financieros unificados.
9. Activar proceso de replicas.

Verificación de otros procesos

1. Costo sobre el inventario, si parte del inventario fue descargado en la base de datos a través de un proceso de copiado manual, es reuqrido verificar el costo de estos productos a la fecha de arranque de las operaciones.
2. Carga del plan de oferta regional (sistema t3web).
3. Rutas de despacho en los pedidos pendientes por facturar, es posible que existan clientes sin ruta de despacho asignadas.

Adiestramiento

1. Es posible que el personal de la nueva compañía ya se encuentre previamente entrenado con respecto a la funcionalidad del sistema, en caso contrario se debe aplicar plan de adiestramiento en cada modulo operativo.