Sistema Integral de Control Agroalimentario (SICA)

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última version al 14:16 22 sep 2011

POLÍTICAS

1. Las empresas que realicen despacho de productos alimenticios que se encuentren en el Listado del Sistema Integral de Control Agroalimentario (SICA), deberán registrarse en la Superintendencia Nacional de Silos, Almacenes y Depósitos Agrícolas (SADA) y cumplir con todas las regulaciones y reglamentos estipulados para el adecuado cumplimento de esta Ley y sus Reglamentos.

2. Los Clientes y Proveedores, que realicen compra y venta de productos alimenticios a las empresas, que se encuentren en el Listado del Sistema Integral de Control Agroalimentario (SICA), deberán estar registrados en la Superintendencia Nacional de Silos, Almacenes y Depósitos Agrícolas (SADA), para que la empresa pueda recepciónar sus productos en nuestros almacenes.

3. Las empresas velarán por que se realice una adecuada distribución, justa y equitativa, de los productos alimenticios SICA, de conformidad con lo que establecido en las Leyes y Reglamentos, que regulan la materia.

NORMAS GENERALES

1. Las empresas debe ser registrada en el sitio web del SADA según su clasificación y definición como Comercializadora Mayorista, la cual la define como: grandes instalaciones, almacenes y centros de distribución al mayor de materia prima, productos terminados y frescos para consumo, dedicados a la comercialización a redes de distribución al detal (Supermercados y Automercados, Panaderías y Pastelerías, Abastos y Bodegas).

2. Los requisitos para la inscripción en el SADA, para las empresas comercializadora mayorista, son los siguientes:

-. Solvencia Laboral (Copia).
-. Patente de Industria y Comercio ó Comprobante de Tramitación (Original y copia).
-. Certificado de Calibración emitido por SENCAMER u otra empresa que este certificada por esta, o Constancia que No Aplica dicho Certificado (Original y copia).
-. Permiso Sanitario emitido por el Organismo Correspondiente.
-. Certificado de Seguridad Bomberil (Original y copia).
-. Registro de Información Fiscal (RIF) (Original y copia).
-. Cédula de Identidad del Representante Legal (Original y copia).
-. Acta Constitutiva de las empresas o Registro Mercantil (Original y copia).

4. Una vez registradas las empresas, tienen la obligación de consignar la información necesaria ante la Superintendencia Nacional de Silos, Almacenes y Depósitos Agrícolas (SADA), para que ellos puedan realizar el seguimiento y control de la distribución de rubros alimenticios en el Territorio Nacional.

5. Para la movilización de productos alimenticos destinados a la comercialización y consumo humano en todo el Territorio Nacional, se instrumentara la Guía Única de Movilización, Seguimiento y Control, cuyo formato y emisión se hará de conformidad con lo previsto en la resolución 39.683 del 27 de mayo del 2011.

6. Debe solicitarse ante el SADA la opción del “Despachos al Detal”, esto aplica para las empresas que despachan a varios destinos y en cantidades no mayores a 5 tonelada (5.000kilos) y los destinos sean múltiples, es decir, a dos o más Clientes y por cada unidad de transporte. Todos aquellos despachos que no se ajusten al indicado en el cuadro demostrativo indicado en la normativa siguiente, deberá ser comunicado a la Dirección de Recursos Financieros.

7. Las empresas no venderá mercancía a los clientes que no estén inscritos en el SICA, cuando sus pedidos excedan a los estipulados en cuadro demostrativo estipulado en el Articulo 18 de la Resolución 39.683 del 27 de mayo del 2011, en cual indica:

8. Los “Despachos al Detal” serán aprobados automáticamente y deberán imprimirse, por duplicado, la guía correspondiente y será soporte del Control de Facturas por Despachar.

9. Quienes obtenga una guía de movilización, seguimiento y control, deberá validar (registrar) en el sistema SICA la recepción de la guía y del producto recibido. Esta obligación no incluye a quienes reciben productos mediante la modalidad de “Despachos al Detal”, siempre y cuando cumplan con los parámetros indicados en el cuadro demostrativo reflejado en el Articulo 18 de la Resolución 39.683 del 27 de mayo del 2011.

10. Las empresas deberá monitorear, diariamente, la información de los “Despachos al Detal”, para controlar que los rubros tengan un destino legal, es decir, que sean comprados por comercios legalmente registrados ante el SENIAT.

11. La mercancía enviada por los proveedores antes de ser descargada, debe verificarse que la factura del proveedor lleve la siguiente información de forma correcta, para poder ser recibida, esta es:

-. Número de recepción.
-. Número guía de movilización. 
-. Número del proveedor, si el número de la compañía en el que estamos registrado en SADA (SICA) es correcto.
-. Inventario.

12. La empresa no aceptará compras de proveedores si algunos de estos datos indicados en la norma anterior están errado, deberá comunicarse de inmediato con el proveedor para buscar la solución adecuada para cumplir con las Normas y poder recibir la mercancía, sin incumplimiento de ningún tipo.

13. Las empresas deberá realizar la carga inicial de los inventarios en el sistema SICA, en el rubro Existencia Inicial debe cargarse la cantidad existente de productos en toneladas, además, deberá registrar las entradas (recepción) de los productos (compras) y realizar la Guía Única de Movilización, Seguimiento y Control para la salida (despachos) de los productos SICA en el sistema.

14. Las empresas deberá efectuar los registros en el sistema SICA, en el mismo momento que se vayan suscitando las transacciones, con la finalidad, de mantener coherencia entre sus inventarios físicos y las cantidades de productos recepcionados y despachados, al momento de una fiscalización.

15. Los registros (inventarios) de las empresas en el sistema SICA no podrá presentar saldo cero (0). Los despachos se regirán por saldo, es decir, las empresas solo podrán despachar lo que manejen de existencia en sus inventarios SICA. Ningún saldo pasará a estar en negativo, si las empresas queda en existencia 0 TM (cero), deberá recepcionar mercancía, no podrán despachar hasta tanto hagan sus respectivas recepciones. Esto aplicará en primera instancia solo para los rubros que requieren inventario, todo esto, con la finalidad, de evitar distorsiones de las existencias SICA - Teórico.

16. Las empresas no podrá presentar diferencias de sus inventarios a través del Sistema Integral de Control Agroalimentario "SICA", ya que serán sancionados severamente de conformidad con los artículos 113 y 114 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Seguridad y Soberanía Agroalimentaria.

17. Debe revisarse que no exista diferencia alguna entre los inventarios físicos contra los reflejados en el sistema SICA, con la finalidad, de que al momento de una inspección no ser sancionado severamente de conformidad con la ley.

18. Todas las Guías en Transito que se reflejen en el sistema SICA debe pertenecer a las empresas, de lo contrario, debe inmediatamente colocarse la opción de NOTIFICACIÓN.

19. En la página:Listado de Rubrosusted podrá visualizar los productos sujetos de supervisión por parte del SADA.

20. Todas las guías en tránsito tendrán un periodo de recepción de hasta catorce (14) días a partir de la fecha de aprobación de la misma. De lo contrario, se tiene que emitir una carta al Sistema Integral de Control Agroalimentario, especificando la razón y las guías a recepcionar.

21. Todas las guías en tránsito deben ser recepcionadas una vez que se le haya dado entrada a la mercancía en el almacén. Es decir, cuando el producto este físicamente en las instalaciones del centro de distribución.

22. Todas las guías de movilización tendrán un periodo de recepción de hasta siete (07) días a partir de la fecha de emisión de la misma. De lo contrario, se tiene que emitir una carta al (SADA), especificando la razón y las guías a anular.

23. Si dentro de la ruta de despacho del camión existe una desviación de la misma por un despacho especifico, deberá realizarse una nueva guía para los clientes que se encuentren en la desviación.

24. Cuando un cliente devuelva mercancía parcial o total, en la opción devolución se debe especificar la razón de esta. Si la mercancía es devuelta por mal estado, se debe colocar una nota que especifique: “PRODUCTO NO APTO PARA EL CONSUMO HUMANO”.

25. Cuando las empresas devuelva mercancía al proveedor, parcial o total, se tiene que emitir una Guía de Movilización y ponerle el numero de la guía en tránsito con la cual se recibió y la causa de la devolución.

26. Toda devolución de mercancía por parte de los clientes, debe ser ingresada al sistema de forma inmediata, a través de la opción de devoluciones en el Menú del Sistema SICA.

27. La guía única de movilización, seguimiento y control de productos alimenticios terminados destinados a la comercialización y consumo humano serán el único instrumento válido para el estado, en tal sentido, todas las guías de control de facturas por despachar, emitidas por las empresas, deberán llevar anexa dichas guías única de movilización, seguimiento y control.

28. La movilización y traslado en vehículos de transporte terrestres de los productos terminados que comercializa las empresas, deberán cumplir con las Normas COVENIN dictadas al efecto.

NORMAS ESPECÍFICAS

1. El Gerente de Recursos Financieros será el responsable del monitoreo constante que los inventarios del Sistema SICA cuadren con los inventarios teóricos (T3) y físicos de la compañía. Adicionalmente, al cierre de mes, después de la toma física de inventarios, será el responsable de analizar, conciliar y cuadrar los Inventarios SICA - T3 - Físico, e informar cualquier irregularidad observada a la Dirección de Recursos Financieros.

2. El Gerente de Recursos Financieros será la persona responsable de verificar que todas las Guías en Transito que se reflejen en el sistema SICA debe pertenecer a las empresas, de lo contrario, debe inmediatamente colocarse la opción de NOTIFICACIÓN.

3. El Jefe de Almacén y/o el Recibidor deberá verificar que todas las facturas de proveedores (SICA), traiga anexas Las Guías Única de Movilización, Seguimiento y Control, las cuales deberán tener la información correcta para poder recibir la mercancía.

4. El Jefe de Almacén y/o el Despachador deberá verificar que todas las guías de control de facturas despachadas lleven anexas Las Guías Única de Movilización, Seguimiento y Control, las cuales deberá firmar en señal de revisión, verificando además, el adecuado correlativo de la Guía de Despacho al Detal.

5. El Jefe del Almacén deberá realizar inventarios aleatorios así mismo deberá conciliar los mismos con el SICA. He informa cualquier irregularidad a la Gerencia de Recursos Financieros.

6. El Asistente Administrativo de Almacén será el responsable de elaborar los registros de “Despachos al Detal”, en función de cada Control de Facturas Despachadas a través del cargo Web. Así como, del registro de las Recepciones de inventarios de proveedores SICA.

7. El Asistente de Administrativo de Almacén deberá colocar en las Guías de Control de Facturas Despachadas de las empresas (original y copia) el número de control que indique el Sistema SICA.

8. El Asistente Administrativo de Almacén deberá imprimir la Guía de Despacho al Detal aprobada por la SICA, en original y copia. Al original se le anexa al original de la guía de Control de Facturas Despachadas de las empresas y la copia se queda junto con la copia de la guía de control de facturas despachadas de las empresas debidamente archivada de forma correlativa.

9. El Asistente Administrativo de Almacén tendrá la responsabilidad de elaborar el archivo de las guías recibidas y despachadas, así mismo velara por la custodia de estas guías.

10. EL Asistente Administrativo de Almacén será el responsable de trascribir los ajustes que indique la Gerencia de Recursos Financieros al sistema SICA, el no podrá realizar ajuste o cambios si la aprobación de la Gerencia.

PROCEDIMIENTOS

COMPRAS

DESPACHOS

DEVOLUCIONES PARCIALES O TOTALES EN LA GUÍA DE DESPACHO

DEVOLUCIONES DE MERCANCÍA EN MAL ESTADO PARA SER ENTREGADAS AL PROVEEDOR

DEVOLUCIONES DE MERCANCÍA EN MAL ESTADO DEVUELTA POR LOS CLIENTES PARA SER ENTREGADAS AL PROVEEDOR