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Revisión de 15:07 2 mar 2010
Contenido |
Consulta
La consulta de pedidos comienza una vez que el Gerente de área aprueba el pedido, además permite que Ud. pueda visualizar la condición o su estatus, y conocer el área en el cuál se encuentra.
Proceso de cómo consultar un pedido en el sistema T3:
Consulta por número de pedido o por fecha(s):
- Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Luego seleccione la opción del menú Consulta Pedidos Factura.
- Si conoce el número del pedido entonces:
- Seleccione el cuadro de Texto Buscar, ingrese el número del pedido.
- Haga clic en el botón Pedidos.
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál esta el pedido.
- Búsqueda por fecha:
- Seleccione uno de los botones según el criterio de búsqueda, Hoy, Ayer, Esta Semana, Este mes o por rango de fechas Desde / Hasta.
- Haga clic en el botón Pedidos
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál s encuentra el pedido.
Carga
La carga de pedidos, comienza cuando los Vendedores visitan a los clientes según la programación de rutas de visita, y realiza una solicitud de pedido, Luego se realiza la carga con el sistema T3 Web
La emisión de pedidos se puede realizar de las siguientes maneras:
Carga de pedidos dentro de la ruta de visita diaria
Proceso de carga de pedidos en el sistema T3 WEB:
Emisión de pedidos según ruta de visita del día:
- Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
- Seleccione en la pantalla principal el cliente visitado.
- Haga clic en el botón Visualizar.
- Se abre la ficha del cliente.
- Seleccione y marque la opción Pedido.
- Se abre el mensaje Desea crear un pedido con el cliente actual?.
- Haga clic en el botón Aceptar.
- Ud. tiene las opciones de búsqueda Por Producto, Por SubGrupo
- Opción de búsqueda Por Producto:
- Seleccione el botón por producto
- Se abre la opciones de búsqueda Regular, Combo genérico, combo compuesto
- Seleccione según el pedido.
- seleccione el cuadro de texto Buscar e ingrese el código del producto.
- Haga clic en el botón código
- Si Ud. no conoce el código del producto, puede realizar la Búsqueda haciendo clic en el botón Otros y seleccione el producto.
- Se abre el inventario del producto.
- Seleccione el cuadro de texto Cajas o Unidades.
- Ingrese las cantidades del producto solicitado.
- Haga clic en el botón Agregar Producto
- Se abre el mensaje se insertó correctamente
- Despliegue el cuadro de lista forma de pago
- Seleccione el tipo de forma de pago.
- Haga clic en el botón Guardar
- Se abre el mensaje El pedido (número de pedido) fue insertado con éxito
- Se abre la página de inicio, Ud. puede visualizar en el cliente en ruta de visita que está tildada el Estatus de visita y el Estatus de pedido
- Opción de búsqueda Por Subgrupo:
- Despliegue el cuadro de lista proveedor.
- Seleccione el proveedor.
- Despliegue el cuadro de lista grupo.
- Seleccione el grupo.
- Despliegue el cuadro de lista subgrupo.
- Seleccione el subgrupo.
- Seleccione el producto a incluir.
- Haga clic en el botón Existencia
- Se abre el inventario del producto.
- Seleccione el cuadro de texto Cajas o Unidades.
- Ingrese las cantidades del producto solicitado.
- Haga clic en el botón Agregar Producto
- Se abre el mensaje se insertó correctamente
- Despliegue el cuadro de lista forma de pago
- Seleccione el tipo de forma de pago.
- Haga clic en el botón Guardar
- Opción de búsqueda Por Producto:
Carga de pedidos de clientes fuera de la ruta de visita del día
- Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Luego seleccione la opción del menú Carga de pedidos.
- Haga clic en el botón Consultar en cliente.
- Se abre la opciones de búsqueda código, Otros.
- Si conoce el código, seleccione el cuadro de texto Buscar e ingrese el código del producto.
- Haga clic en el botón Código
- Si Ud. no conoce el código del cliente, puede realizar la Búsqueda haciendo clic en el botón Otros y seleccione el cliente.
- Si el cliente posee mas de una dirección:
- Haga clic en el botón Consultar en dirección a despachar.
- Seleccione la dirección.
- Se abre las opciones de búsqueda por producto y por subgrupo
- Seleccione las opciones de búsqueda
Opción de búsqueda Por Producto
Siga los pasos de opción: Por Producto en emisión de pedidos según ruta de visita del día.
Opción de búsqueda Por Subgrupo
Siga los pasos de opción: Por Subgrupo en emisión de pedidos según ruta de visita del día.
Aprobación
Aprobación de pedidos
La aprobación del pedido comienza cuando los vendedores cargan y envían los pedidos en el sistema T3 WEB, el gerente de área visualiza los pedidos en el sistema, los analiza, evalúa y realiza el proceso de aprobación según los siguientes criterios o condiciones:
Existencia del producto, distribución del pedido, cantidad solicitada del cliente, condición de pago, si aplica ofertas según la cantidad solicitada, si el cliente es atendido directo, si el cliente tiene deudas o documentos pendientes.
Proceso aprobación de pedido en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Seleccione el notificador de Pendientes.
- Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
- Se abre la consulta de pedidos.
- Haga clic en el botón 'Visualizar.
- la ficha del pedido se abre.
- Analice el pedido.
- Haga clic en el botón Aprobar.
Aprobación de pedidos bloqueados por crédito
Cuando el pedido es aprobado por el Gerente de área, este pasa al área de crédito, allí el sistema evalúa si existe documentos o saldos pendientes, o si presenta cheques devueltos, sí una de estos motivos son afirmativos, entonces el pedido se bloquea, para una posterior evaluación por parte de Gerente de finanzas y una posible aprobación del pedido.
Proceso de aprobación de pedidos bloqueados por crédito
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
- Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
- Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
- Seleccione el cliente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
- Se abre la ventana Detalle del cliente.
- Analice al cliente con el pedido bloqueado.
- Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
- Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
- Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
- Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su análisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su análisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
- Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente por vendedor.
- Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
- Vuelva a la pestaña Límite de crédito
- Seleccione el pedido analizado previamente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
- Seleccione la opción Aprobar pedido de la lista.
- Ingrese la clave de usuario para aprobar el pedido.
- Haga clic en el botón Aceptar.
- El pedido está aprobado.
Rechazo
Rechazo de pedidos
El rechazo se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como pago pendientes, condiciones de ventas entre otras. El pedido queda absolutamente rechazado. véase Consulta de pedidos
Proceso rechazar pedido en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Seleccione el notificador de Pendientes.
- Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
- Se abre la consulta de pedidos.
- Haga clic en el botón Visualizar.
- la ficha del pedido se abre.
- Analice el pedido.
- Haga clic en el botón Rechazar.
Rechazo de pedidos bloqueados por crédito
Proceso de rechazo de pedidos bliqueados por crédito
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
- Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
- Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
- Seleccione el cliente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
- Se abre la ventana Detalle del cliente.
- Analice al cliente con el pedido bloqueado.
- Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
- Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
- Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
- Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su analisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su analisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
- Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente por vendedor.
- Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
- Vuelva a la pestaña Límite de crédito
- Seleccione el pedido analizado previamente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
- Seleccione la opción Rechazar pedido de la lista.
- Ingrese la clave de usuario para rechazar el pedido.
- Haga clic en el botón Aceptar.
- Se abre el mensaje "El pedido fue anulado correctamente"
- Haga clic en el botón Aceptar.
- El pedido está aprobado.
Devolución
Devolución de pedidos al vendedor
La devolución al vendedor se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como la falta de productos en el pedido, condiciones de ventas entre otras. esto devuelve al vendedor para modificaciones o adiciones de productos y posibilidad de aprobación. véase Consulta de pedidos
Proceso Devolución de pedido al vendedor en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Seleccione el notificador de Pendientes.
- Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
- Se abre la consulta de pedidos.
- Haga clic en el botón Visualizar.
- la ficha del pedido se abre.
- Analice el pedido.
- Haga clic en el botón Devolver al vendedor.
Modificación
Para modificar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:
- Primero verifique existencia.
- Haga clic en el botón Editar
- Se abre el mensaje Desea editar el registro
- Haga clic en el botón Aceptar
- En la casilla de Cajas o Unidades, modifique las cantidades.
- Haga clic en el botón Modificar producto
- Si Ud. desea agregar mas productos a su pedido entonces véase ¿Cómo cargar un pedido?
- Haga clic en el botón Guardar
- Se abre el mensaje el pedido (número de pedido) fue insertado con exito
Eliminación
Para eliminar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:
- Primero verifique existencia.
- Haga clic en el botón Editar
- Se abre el mensaje Está seguro que Desea borrar el registro
- Haga clic en el botón Aceptar
- El registro esta eliminado del sistema.
