Ordenes de compra

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Revisión de 15:59 16 jul 2009

Contenido

1 Consulta
2 Carga
- 2.1 Carga de Orden de compras por producto
- 2.2 Carga de Orden de compras por grupos
  - 2.2.1 Opción de búsqueda Por Producto
  - 2.2.2 Opción de búsqueda Por Subgrupo
3 Aprobación
- 3.1 Aprobación de pedidos
- 3.2 Aprobación de pedidos bloqueados por crédito
4 Rechazo
- 4.1 Rechazo de pedidos
- 4.2 Rechazo de pedidos bloqueados por crédito
5 Devolución
- 5.1 Devolución de pedidos al vendedor
6 Modificación
7 Eliminación

Consulta

Consulta de pedidos

La consulta de pedidos comienza una vez que el Gerente de área aprueba el pedido, además permite que Ud. pueda visualizar la condición o su estatus, y conocer el área en el cuál se encuentra.

Nota: La pantalla de consulta de pedidos, también permite consultar facturas de venta.

Proceso de cómo consultar un pedido en el sistema T3:

Consulta por número de pedido o por fecha(s):

Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Luego seleccione la opción del menú Consulta Pedidos Factura.
Si conoce el número del pedido entonces:
- Seleccione el cuadro de Texto Buscar, ingrese el número del pedido.
- Haga clic en el botón Pedidos.
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál esta el pedido.
Búsqueda por fecha:
- Seleccione uno de los botones según el criterio de búsqueda, Hoy, Ayer, Esta Semana, Este mes o por rango de fechas Desde / Hasta.
- Haga clic en el botón Pedidos
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál s encuentra el pedido.

Carga

El proceso de compras inicia en el momento el cuál se crea la necesidad de compras, evaluando el inventario y rotación de los productos por medio del análisis de compras, generando una orden de compra. La emisión de la orden de compra se realiza de las siguientes manera:

Carga de Orden de compras por producto

Proceso de carga de orden de compra en el sistema T3 WEB:

Emisión de pedidos según ruta de visita del día:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente Comercial.
Seleccione la opción del menú principal Compras.
Luego seleccione la opción del menú O.C Manual.
Haga clic en el botón Nuevo.
Despliegue el cuadr de lista proveedor.
Seleccione el proveedor de la lista.
Haga clic en el botón crear orden.
Ud. tiene las opciones de búsqueda Por Producto, Por Grupo
- Opción de búsqueda Por Producto:
  - Seleccione el botón por producto
  - Seleccione el cuadro de texto Buscar.
  - Ingrese su opción de búsqueda Código sodica, código proveedor, Descripción.
  - Haga clic en el botón Código sodica, código proveedor, Descripción, según su opción de busqueda.
  - Seleccione el producto.
  - Haga clic en el botón Agregar.
  - Despliegue el cuadro de texto Cant. Cajas o Cant. unidades.
  - Ingrese las cantidades a pedir.
  - Haga clic en el botón Agregar producto.
- Haga clic en el botón Generear orden de compra.
- Despliegue el cuadro de lista Días de crédito.
- Seleccione los dias de crédito.
- Ingrese su clave de usuario.
- Haga clic en el botón Confirmar.
- Se abre el mensaje "La orden de compra fue insertada con éxito".
- Haga clic en el botón Aceptar.
La orden de copra se generó.

Carga de Orden de compras por grupos

Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Luego seleccione la opción del menú Carga de pedidos.
Haga clic en el botón Consultar en cliente.
- Se abre la opciones de búsqueda código, Otros.
- Si conoce el código, seleccione el cuadro de texto Buscar e ingrese el código del producto.
  - Haga clic en el botón Código
- Si Ud. no conoce el código del cliente, puede realizar la Búsqueda haciendo clic en el botón Otros y seleccione el cliente.
- Si el cliente posee mas de una dirección:
- Haga clic en el botón Consultar en dirección a despachar.
- Seleccione la dirección.
- Se abre las opciones de búsqueda por producto y por subgrupo
- Seleccione las opciones de búsqueda

Opción de búsqueda Por Producto

Siga los pasos de opción: Por Producto en emisión de pedidos según ruta de visita del día.

Opción de búsqueda Por Subgrupo

Siga los pasos de opción: Por Subgrupo en emisión de pedidos según ruta de visita del día.

Aprobación

Aprobación de pedidos

La aprobación del pedido comienza cuando los vendedores cargan y envían los pedidos en el sistema T3 WEB, el gerente de área visualiza los pedidos en el sistema, los analiza, evalúa y realiza el proceso de aprobación según los siguientes criterios o condiciones:

Existencia del producto, distribución del pedido, cantidad solicitada del cliente, condición de pago, si aplica ofertas según la cantidad solicitada, si el cliente es atendido directo, si el cliente tiene deudas o documentos pendientes.

Proceso aprobación de pedido en el sistema T3:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Seleccione el notificador de Pendientes.
Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
Se abre la consulta de pedidos.
Haga clic en el botón 'Visualizar.
la ficha del pedido se abre.
Analice el pedido.
Haga clic en el botón Aprobar.

Aprobación de pedidos bloqueados por crédito

Cuando el pedido es aprobado por el Gerente de área, este pasa al área de crédito, allí el sistema evalúa si existe documentos o saldos pendientes, o si presenta cheques devueltos, sí una de estos motivos son afirmativos, entonces el pedido se bloquea, para una posterior evaluación por parte de Gerente de finanzas y una posible aprobación del pedido.

Proceso de aprobación de pedidos bloqueados por crédito

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
Seleccione el cliente.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
Se abre la ventana Detalle del cliente.
Analice al cliente con el pedido bloqueado.
Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su análisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su análisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente por vendedor.
Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
Vuelva a la pestaña Límite de crédito
Seleccione el pedido analizado previamente.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
Seleccione la opción Aprobar pedido de la lista.
Ingrese la clave de usuario para aprobar el pedido.
Haga clic en el botón Aceptar.
El pedido está aprobado.

Rechazo

Rechazo de pedidos

El rechazo se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como pago pendientes, condiciones de ventas entre otras. El pedido queda absolutamente rechazado. véase Consulta de pedidos

Proceso rechazar pedido en el sistema T3:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Seleccione el notificador de Pendientes.
Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
Se abre la consulta de pedidos.
Haga clic en el botón Visualizar.
la ficha del pedido se abre.
Analice el pedido.
Haga clic en el botón Rechazar.

Rechazo de pedidos bloqueados por crédito

Proceso de rechazo de pedidos bliqueados por crédito

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
Seleccione el cliente.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
Se abre la ventana Detalle del cliente.
Analice al cliente con el pedido bloqueado.
Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su analisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su analisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente por vendedor.
Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
Vuelva a la pestaña Límite de crédito
Seleccione el pedido analizado previamente.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
Seleccione la opción Rechazar pedido de la lista.
Ingrese la clave de usuario para rechazar el pedido.
Haga clic en el botón Aceptar.
Se abre el mensaje "El pedido fue anulado correctamente"
Haga clic en el botón Aceptar.
El pedido está aprobado.

Devolución

Devolución de pedidos al vendedor

La devolución al vendedor se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como la falta de productos en el pedido, condiciones de ventas entre otras. esto devuelve al vendedor para modificaciones o adiciones de productos y posibilidad de aprobación. véase Consulta de pedidos

Proceso Devolución de pedido al vendedor en el sistema T3:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Seleccione el notificador de Pendientes.
Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
Se abre la consulta de pedidos.
Haga clic en el botón Visualizar.
la ficha del pedido se abre.
Analice el pedido.
Haga clic en el botón Devolver al vendedor.

Modificación

Para modificar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:

Primero verifique existencia.
Haga clic en el botón Editar
Se abre el mensaje Desea editar el registro
Haga clic en el botón Aceptar
En la casilla de Cajas o Unidades, modifique las cantidades.
Haga clic en el botón Modificar producto
Si Ud. desea agregar mas productos a su pedido entonces véase ¿Cómo cargar un pedido?
Haga clic en el botón Guardar
Se abre el mensaje el pedido (número de pedido) fue insertado con exito

Eliminación

Para eliminar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:

Primero verifique existencia.
Haga clic en el botón Editar
Se abre el mensaje Está seguro que Desea borrar el registro
Haga clic en el botón Aceptar
El registro esta eliminado del sistema.

@@ Línea 24: / Línea 24: @@
 La emisión de la orden de compra se realiza de las siguientes manera:
-=== Carga de pedidos dentro de la ruta de visita diaria ===
+=== Carga de Orden de compras por producto ===
-Proceso de carga de pedidos en el sistema '''T3 WEB''':
+Proceso de carga de orden de compra en el sistema '''T3 WEB''':
 Emisión de pedidos según ''ruta de visita'' del día:
-*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Vendedor.
+*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Gerente Comercial.
-*Seleccione en la pantalla principal el cliente visitado.
+*Seleccione la opción del menú principal '''Compras'''.
-*Haga clic en el botón ''Visualizar''.
+*Luego seleccione la opción del menú '''O.C Manual'''.
-*Se abre la ficha del cliente.
+*Haga clic en el botón '''Nuevo'''.
-*Seleccione y marque la opción ''Pedido''.
+*Despliegue el cuadr de lista ''proveedor''.
-*Se abre el mensaje ''Desea crear un pedido con el cliente actual?''.
+*Seleccione el proveedor de la lista.
-*Haga clic en el botón ''Aceptar''.
+*Haga clic en el botón '''crear orden'''.
-*Ud. tiene las opciones de búsqueda '''Por Producto''', '''Por SubGrupo'''
+*Ud. tiene las opciones de búsqueda '''Por Producto''', '''Por Grupo'''
 **Opción de búsqueda '''Por Producto''':
 ***Seleccione el botón ''por producto''
-***Se abre la opciones de búsqueda '''Regular''', '''Combo genérico''', combo compuesto'''
+***Seleccione el cuadro de texto ''Buscar''.
-***Seleccione según el pedido.
+***Ingrese su opción de búsqueda ''Código sodica'', código proveedor'', ''Descripción''.
-***seleccione el cuadro de texto ''Buscar'' e ingrese el código del producto.
+***Haga clic en el botón ''Código sodica'', código proveedor'', ''Descripción'', según su opción de busqueda.
-***Haga clic en el botón '''código'''
+***Seleccione el producto.
-***Si Ud. no conoce el código del producto, puede realizar la Búsqueda haciendo clic en el botón '''Otros''' y seleccione el producto.
+***Haga clic en el botón '''Agregar'''.
-***Se abre el inventario del producto.
+***Despliegue el cuadro de texto ''Cant. Cajas'' o ''Cant. unidades''.
-***Seleccione el cuadro de texto ''Cajas'' o ''Unidades''.
+***Ingrese las cantidades a pedir.
-***Ingrese las cantidades del producto solicitado.
+***Haga clic en el botón '''Agregar producto'''.
-***Haga clic en el botón '''Agregar Producto'''
+**Haga clic en el botón '''Generear orden de compra'''.
-***Se abre el mensaje ''se insertó correctamente''
+**Despliegue el cuadro de lista ''Días de crédito''.
-***Despliegue el cuadro de lista ''forma de pago''
+**Seleccione los dias de crédito.
-***Seleccione el tipo de forma de pago.
+**Ingrese su clave de usuario.
-***Haga clic en el botón '''Guardar'''
+**Haga clic en el botón '''Confirmar'''.
-***Se abre el mensaje ''El pedido (número de pedido) fue insertado con éxito''
+**Se abre el mensaje ''"La orden de compra fue insertada con éxito"''.
-***Se abre la página de inicio, Ud. puede visualizar en el cliente en ''ruta de visita'' que está tildada el ''Estatus de visita'' y el ''Estatus de pedido''
+**Haga clic en el botón '''Aceptar'''.
-**Opción de búsqueda '''Por Subgrupo''':
+*La orden de copra se generó.
-***Despliegue el cuadro de lista ''proveedor''.
-***Seleccione el proveedor.
-***Despliegue el cuadro de lista ''grupo''.
-***Seleccione el grupo.
-***Despliegue el cuadro de lista ''subgrupo''.
-***Seleccione el subgrupo.
-***Seleccione el producto a incluir.
-***Haga clic en el botón '''Existencia'''
-***Se abre el inventario del producto.
-***Seleccione el cuadro de texto ''Cajas'' o ''Unidades''.
-***Ingrese las cantidades del producto solicitado.
-***Haga clic en el botón '''Agregar Producto'''
-***Se abre el mensaje ''se insertó correctamente''
-***Despliegue el cuadro de lista ''forma de pago''
-***Seleccione el tipo de forma de pago.
-***Haga clic en el botón '''Guardar'''
-=== Carga de pedidos de clientes fuera de la ''ruta de visita'' del día ===
+=== Carga de Orden de compras por grupos ===
 *Primero ingrese al sistema '''T3''' como Vendedor.
 *Seleccione la opción del menú principal '''Ventas'''.