Clientes

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Revisión de 09:45 4 ene 2010

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Contenido

Carga

Los clientes nuevos deben pasar por un proceso de aprobación, realizado por el departamento de crédito. Los clientes nuevos que aún no ha sido aprobados se denominan clientes prospecto. Para cargar o ingresar un nuevo cliente al sistema, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

  1. Ingrese a T3 como Vendedor.
  2. Seleccione la opción Cliente Prospectos del menú principal Ventas.
  3. Haga clic en el botón Nuevo.

La información sobre el cliente se organiza en varias categorías diferentes. Para ingresar información en las diferentes categorías, realice los procedimientos especificados en las siguientes secciones.

General

  1. Ingrese el RIF del cliente en cuadro Rif.
  2. Haga clic en el botón Seniat. Se abre el portal del Seniat.
  3. Verifique el RIF utilizando la información que provee el portal.
  4. Haga clic en el botón Verificar. El sistema verifica que el RIF no exista ya en el sistema, y muestra el mensaje El rif no se encuentra en el sistema.
  5. Haga clic en el botón Aceptar.
  6. Ingrese el nombre comercial del cliente en el cuadro de texto Denominación Comercial (Nombre Comercial).
  7. Ingrese el número de fax del cliente, si lo posee, en el cuadro Fax.
  8. Ingrese la dirección e-mail del cliente, si la posee, en el cuadro E-mail.
  9. Ingrese la dirección web del cliente, si la posee, en el cuadro Dirección web.
  10. Seleccione el tipo de contribuyente en el cuadro Tipo de contribuyente.
  11. Seleccione la clasificación del cliente en el cuadro Clasificación del cliente.
  12. Ingrese el nombre de la empresa, tal como aparece en el RIF, en el cuadro Nombre de la empresa.
  13. Ingrese el nombre del accionista principal de la empresa en el cuadro Accionista principal.
  14. Ingrese el teléfono del cliente en el cuadro de texto Teléfono.

Dirección comercial

  1. Haga clic en el botón Dirección comercial.
  2. Seleccione el estado al que pertenece el cliente en el cuadro Estado.
  3. Seleccione el municipio al que pertenece el cliente en el cuadro Municipio.
  4. Ingrese la información correspondiente en al menos tres de los siguientes cuadros: Sector, Carretera, Calle, Transversal y Piso.
  5. Seleccione el local en el cuadro Local.
  6. Ingrese el punto cardinal, si es necesario.
  7. Seleccione la ciudad en el cuadro Ciudad.
  8. Seleccione la parroquia en el cuadro Parroquia.
  9. Ingrese la información correspondiente en al menos tres de los siguientes cuadros: Urbanización, Avenida, Carretera, Esquina y Edificio.
  10. Seleccione el punto de referencia en el cuadro Punto de Referencia.

Dirección fiscal

  1. Haga clic en el botón Dirección fiscal.
  2. Ingrese la dirección fiscal de la empresa, tal como aparece en el RIF, en el cuadro texto Dirección Fiscal.

Dirección de despacho

  1. Haga clic en el botón Dirección a despachar
  2. Seleccione el estado en el cuadro Estado.
  3. Seleccione la ciudad en el cuadro Ciudad.
  4. Ingrese la dirección de despacho en el siguiente cuadro.
  5. Haga clic en el botón Agregar.

Para agregar otras direcciones de despacho debe realizar nuevamente el mismo procedimiento.

Adicional

  1. Haga clic en el botón Información adicional de ventas.
  2. Seleccione el tipo de canal en el cuadro Tipo de canal.
  3. Seleccione el tipo de establecimiento en el cuadro Tipo de establecimiento.
  4. Ingrese los representantes legales de la empresa en el cuadro de texto Representante legal.
  5. Ingrese la información de contacto en el cuadro Inf. Contacto # 1.
  6. Ingrese la información respectiva, si el cliente la posee, en el cuadro Inf. Contacto # 2.
  7. Ingrese la información respectiva, si el cliente la posee, en el cuadro Inf. Contacto # 3.
  8. Ingrese cualquier información adicional si la hay en el cuadro de texto Anotaciones.
  9. Seleccione la opción que corresponda del cuadro Es Atendido por directo?.
  10. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje La inserción fue exitosa.

Una vez completado estos procedimientos, el cliente ha sido cargado al sistema.

Aprobación

En el proceso de aprobación del cliente, este deja de ser un prospecto y pasa a la cartera de clientes de la empresa. Durante el proceso es posible especificar un límite de crédito para el cliente. Para realizar la aprobación de un cliente prospecto, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

  1. Ingrese a T3Win como Jefe de crédito.
  2. Seleccione Prospectos (número de prospecto) del cuadro Notificadores. Se abre la ventana Clientes prospectos.
  3. Haga doble clic en el cliente que desea aprobar. Se muestran los detalles de ese cliente.
  4. Haga clic en el botón Editar. Se habilitan los cuadros para hacer modificaciones.
  5. Haga clic en el botón Seniat. Se abre el portal del SENIAT.
  6. Verifique el RIF con la información que provee el portal.
  7. Ingrese o modifique si es necesario los datos en los cuadros siguientes, de manera que reflejen la información que se encuentra en el RIF: Denominación comercial, Razón social, Dirección fiscal.
  8. Ingrese o modifique si es necesario los datos en los cuadros siguientes: T. Contribuyente, Clasificación, Teléfono, E-mail, Dirección de página web.
  9. Si desea ingresar una nueva dirección de despacho, siga el siguiente procedimiento:
    1. Haga clic en el botón Editar del cuadro Dirección a despachar. Se abre la ventana Dirección de despacho - cliente prospecto.
    2. Haga clic en el botón Nuevo.
    3. Ingrese la dirección en el cuadro Dirección despacho.
    4. Seleccione el estado en el cuadro Estado.
    5. Seleccione la ciudad en el cuadro Ciudad.
    6. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje Se insertó correctamente el registro.
    7. Haga clic en el botón Aceptar.
  10. Si desea modificar una dirección de despacho ya existente, siga el siguiente procedimiento :
    1. Haga clic en el botón Editar del cuadro Dirección a despachar. Se abre la ventana Dirección de despacho - cliente prospecto.
    2. Modifique la dirección en el cuadro Dirección despacho.
    3. Si es necesario, seleccione el nuevo estado en el cuadro Estado.
    4. Si es necesario, Seleccione la nueva ciudad en el cuadro Ciudad.
    5. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje Se realizaron los cambios correctamente.
    6. Haga clic en el botón Aceptar.
  11. Haga clic en la pestaña Dirección.
  12. Ingrese o modifique si es necesario los datos en los cuadros siguientes: Estado, Ciudad, Municipio, Parroquia, Sector, Urbanización, Carretera, Carrera, Avenida, Calle, Transversal, Esquina, Piso, Edificio, Local, Pto. referencia y Punto cardinal.
  13. Haga clic en la pestaña Información de ventas.
  14. Ingrese o modifique si es necesario los datos en los cuadros siguientes: Canal, Establecimiento, Contactos (número de contacto), Cliente es atendido por proveedor, Cliente acepta BackOrder.
  15. Ingrese la información de contacto adicional considere necesaria en el cuadro Información de contacto.
  16. Haga clic en la pestaña Información de cobranza.
  17. Ingrese el dato correspondiente en el cuadro Código anterior de Sodica del cuadro Información de Sigeco, si existe.
  18. Ingrese el dato correspondiente en el cuadro Código anterior de Mogosa del cuadro Información de Sigeco, si existe.
  19. Ingrese el nombre del representante legal en el cuadro Representante legal de la empresa.
  20. Seleccione un límite de crédito en el cuadro Limite de crédito.
  21. Seleccione el tipo de empresa en el cuadro Tipo de empresa.
  22. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje Se realizaron los cambios correctamente.
  23. Haga clic en el botón Aceptar. Se muestra la consulta de clientes.
  24. Haga doble clic en el cliente.
  25. Haga clic en el botón Editar.
  26. Haga clic en el botón Aceptar cliente. Se muestra el mensaje ¿Está seguro de aprobar el cliente seleccionado?.
  27. Haga clic en el botón Sí. El cliente fue aprobado correctamente con el código (Número del código del cliente).
  28. Haga clic en el botón Aceptar.

Una vez terminado el procedimiento, el cliente ha sido aprobado.

Video tutorial

Video tutorialHaga clic aquí para ver un video tutorial sobre este tema.

Carga de documentos recopilados

Para realizar la carga de documentos recopilados de un cliente, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

  1. Ingrese a T3Win como Jefe de crédito.
  2. Seleccione la opción Consulta de clientes del menú principal Ventas. Se abre la ventana Consulta de clientes.
  3. Haga doble clic en el cliente. Se abre la pestaña Detalle.
  4. Haga clic en el botón Editar. Se habilitan los cuadros para hacer modificaciones.
  5. Ingrese o modifique los datos que considere necesarios en las pestañas de Dirección, Información de ventas e Información de cobranzas.
  6. Haga clic en la pestaña Información de cobranza.
  7. Haga clic en el botón Editar correspondiente al cuadro, si desea modificar alguno de los siguientes datos: Denominación comercial, Razón social, Dirección fiscal, Tipo de contribuyente, Clasificación, Teléfono, Fax, E-Mail, WWW, Direcciones de despacho, Lista negra, Estatus, Cuenta del negocio, Cuenta personal, Cuenta de socio.
  8. Haga clic en el botón Editar correspondiente a la lista de documentos, y tilde los que sean necesarios de los siguientes: Balance General, Estados de ganancias y pérdidas, Registro Mercantil, Rif. (fotocopia), C.I. (fotocopia).
  9. Ingrese el número de accionistas de la empresa en el cuadro Número de accionistas.
  10. Ingrese el nombre del representante legal en el cuadro Representante legal de la empresa.
  11. Seleccione la forma de pago en el cuadro Forma de pago.
  12. Seleccione el cuadro de texto Cuenta del negocio.
  13. Haga clic en el botón Guardar.

Una vez culminado el procedimiento, los documentos recopilados han sido cargados en el sistema.

Evaluación de crédito

Para realizar la evaluación de crédito de un cliente, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

  1. Ingrese a T3Win como Jefe de crédito.
  2. Seleccione la opción Consulta de clientes del menú principal Ventas. Se abre la ventana Consulta de clientes.
  3. Haga clic en la pestaña Evaluación de riesgo.
  4. Haga clic en el botón Editar correspondiente al cuadro, si desea modificar alguno de los siguientes datos: Límite de crédito, Tipo de empresa, Capital social pagado, Capital social registrado, Fecha del registro mercantil.
  5. Si la empresa se encuentra asegurada, haga clic en el botón Editar correspondiente al cuadro Monto asegurado, e ingrese el monto asegurado.
  6. Haga clic en el botón Editar correspondiente, y tilde los cuadros que sean necesarios de los siguientes: ¿Posee póliza de seguro?, ¿Posee local propio?, ¿Posee depósito de mercancía?, ¿Tiene sucursales o agentes?.
  7. Si es necesario, ingrese la información correspondiente en los cuadros Promedio de compras, Compra a la línea, Referencias (promedio), Crédito promedio, Antigüedad de años (promedio), Días de crédito (promedio), Forma de pago.
  8. Tilde los cuadros que sean necesarios de los siguientes: ¿Presento cheques devueltos?, ¿Presento más de 10 cheques devueltos?.
  9. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje Se realizaron los cambios correctamente.

Una vez culminado se ha realizado la evaluación de crédito de un cliente.

Ventas
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     Revisado: Agosto 2009
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