Facturas de compra

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última version al 15:44 8 ago 2012

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Carga

Carga de Facturas (CXP)

1. Ingrese a T3Win como Analista Contable.
2. Seleccione la opción Cuentas por pagar del menú principal Ctas. por pagar. Se abre la ventana de Cuentas por pagar.
   
   
   
   
3. Haga clic en el botón de NUEVO.
4. Despliegue el cuadro de lista Tipo y Seleccione el Tipo de la lista.
   
   
   
   
5. Despliegue el cuadro de lista Categoría y Seleccione la categoría de la lista.
   
   
   
   
6. Seleccione el proveedor.
7. Ingrese el número de documento.
8. Ingrese el número de control.
   
   
   
   
9. Indique la fecha de emisión de la factura.
10. Indique la fecha de vencimiento.
    
    
    
    
11. Indique la condición de la factura, con impuesto o sin impuesto.
    
    
    
    
12. En caso de ser una factura con impuesto ingrese la base imponible.
13. Marque en caso de aplicar el cuadro de ISLR. Seguidamente se le presentará la pantalla de Calculo de ISLR.
    
    
    
    
14. Agregue la fórmula haciendo clic en el siguiente botón (). Seguidamente se presenta la pantalla de FÓRMULAS.
15. Haga doble clic para seleccionar la fórmula.
16. Haga clic en el botón ACEPTAR.
17. Haga clic en el botón VISUALIZAR COMPROBANTE A GENERAR para generar el comprobante.Seguidamente se presentará los números de cuentas y el comprobante a generar.
    
    
    
    
18. Cuando aparece la cuenta parece en XXXX ,Haga clic en el botón () para incluir la cuenta.
    
    
    
    
    1. Seguidamente se presentará el maestro de cuentas, en donde deberá seleccionar la cuenta que aplica para la factura.
       
       
       
       
    2. Haga clic en el botón ACEPTAR.
19. Haga clic en el botón GUARDAR.
20. Ingrese su clave de usuario.
21. Haga clic en ACEPTAR.
22. Haga clic en el botón GUARDAR.
23. Haga clic en el botón Aceptar, seguidamente el sistema solicitará la impresión del comprobante.
24. El documento se imprime y seguidamente visualizamos el documento COMPROBANTE por concepto de Cuentas por Pagar.

Video tutorial

Haga clic aquí para ver un video tutorial sobre este tema.

Carga de Facturas (PROCESO DE COMPRAS)

Carga de facturas de compra

Para cargar una factura de compra en el sistema, realice el siguiente procedimiento.

1. Ingrese a T3Win como Administrador de ventas.
2. Haga clic en la opción Recepción de transporte, del área de Notificadores.
   
   
   
   
3. Seguidamente se muestra la ventana de Facturas en recepciones pendiente.
   
   
   
   
4. Haga doble clic en la recepción. Se muestra la ventana Facturas.
5. Haga la pestaña Carga.
6. Haga clic en el botón Nuevo (). Se muestra el mensaje ¿Ud. Desea agregar una nueva factura?
7. Haga clic en el botón Sí.
   
   
   
   
8. Ingrese el número de factura en el cuadro Factura #.
9. Ingrese el número de control en el cuadro de texto N° de Control.
10. Seleccione la fecha de emisión de la factura en el cuadro Fecha factura.
    
    
    
    
11. Ingrese el código del producto en el cuadro de texto Producto o selecciónelo haciendo clic en el botón (). Seguidamente se presentará una ventana con la lista de los productos del proveedor que está ingresando, seleccione el producto deseado e ingrese la cantidad de cajas, unidades y el precio y presione la tecla ENTER.
    
    
    
    

Nota: Para agilizar el paso anterior Haga clic en el botón Copiar O.C.Seguidamente se copian los detalles de la orden de compra en la factura que se está ingresando.

11. Si es necesario, modifique los datos en el cuadro Cajas correspondiente a los diferentes ítems de la factura.
12. Si es necesario, modifique los datos en el cuadro Unidades correspondiente a los diferentes ítems de la factura.
13. Si es necesario, modifique los datos en el cuadro Precio correspondiente a los diferentes ítems de la factura.
14. Si el precio especificado en la factura es mayor al copiado de la orden de compra, se muestra el mensaje El costo neto (Costo) del producto (Código)es mayor al costo bruto (Costo). ¿Desea agregarlo?".
15. Haga clic en el botón Sí.
16. Haga clic en el botón Guardar (). Se muestra el mensaje Los datos fueron agregados correctamente.
17. Haga clic en el botón Aceptar. Se muestra la ventana Vista de la factura previa. Una vez culminado el procedimiento se ha cargado la factura de compra en el sistema.

Verificacion

Una vez que se carguen todas las facturas de una recepción pendiente

1. Haga clic al nuevo botón denominado Finalizar carga de facturas. Se mostrara el notificador Recepciones por verificar (gerente administrativo)
   
2. El gerente administrativo debe revisar las facturas de las recepciones por verificar haciendo uso de los botones Carga Correcta o Enviar a Corrección, para las correcciones hacer uso del campo Observaciones .
   

   

   Pantalla de Verificación de la carga
   
   1. Enviar a Corrección: En caso de hacer correciones, el usuario que carga la factura recibira un notificador denominado Recepciones mal cargadas, este debera hacer las correciones señaladas en el campo Observación, y al guardar la correcciones, mostrara nuevamente al gerente administrativo el notificador facturas de las recepciones por verificar
      
   2. Carga Correcta:En caso de que todas las facturas cargadas de una recepción sean correctas y aprobadas por el Gerente de Administrativo, el usuario que carga la factura, percibira el siguiente notificador Recepciones Aprobadas
      
3. Cuando el usuario percibe el Notificador Recepciones Aprobadas podrá evaluar.

Evaluación

Evaluación de factura de compra

La evaluación es el proceso mediante el cual se identifican diferencias entre la orden de compra y la factura de compra, a través de un proceso de comparación. De la evaluación pueden resultar diferencias que son procesadas posteriormente. Para realizar la evaluación de una o varias facturas de compra, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

1. Ingrese a T3Win como Administrador de ventas.
2. Seleccione el enlace Recepción de transporte del área de Notificadores. Se muestra la ventana de Facturas en recepciones pendiente.
3. Haga doble clic en la recepción correspondiente.
4. Se muestra la ventana Facturas.
5. Seleccione la pestaña Evaluación.
6. Según sea el caso, seleccione la opción Comparar una factura contra varias O.C., Comparar varias facturas contra ‘‘una O.C.’‘ o Comparar ‘‘una factura’‘ contra ‘‘una O.C.’‘.
   
   
   
   
7. Seleccione la(s) factura(s) que desea comparar en el cuadro Factura.
8. Seleccione la(s) orden(es) de compra que desea comparar en el cuadro Órdenes de compra.
9. Marque la OC en la sección Órdenes de compra.
10. Haga clic en el botón: . Se muestra la comparación seleccionada.
11. Haga clic en el botón Evaluar. Se muestra el mensaje La operación fue realizada correctamente.
    
    
    
    
12. Haga clic en el botón Aceptar. Se muestra la ventana Evaluación (OC – Factura).
13. Haga clic en el botón Guardar.

Procesamiento de diferencias

Pantalla Aprobación de factura

1. Primero se ingresa al sistema como Gerente Comercial.
2. Seleccione en ‘‘Notificadores’‘, la opción Recepción sin firmar.
   
   
   
   
3. Se muestra la ventana Facturas en recepciones pendiente.
4. Seleccione la recepción.
5. Haga doble clic en la recepción seleccionada.
   
   
   
   
6. Se muestra la ventana Evaluación (OC – Factura).
7. En la sección Diferencias en caja.
   1. Visualice los sobrantes y las cajas por llegar
   2. Haga clic con el botón derecho del ratón en sobrante.
   3. Seleccione las opciones según su evaluación Rechazar, Aceptación parcial, Aceptación total.
      1. si su opción es Rechazar, ingrese el motivo del rechazo.
      2. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
      3. Si su motivo es aceptación parcial, ingrese las cantidades de cajas o unidades.
      4. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
      5. Se marca de color rojo
      6. se marca de color azul.
      7. si su opción es Aceptación total.
      8. Se marca de color verde
8. En la sección Diferencias en precios.
   1. Visualice las diferencias en precios
   2. Haga clic con el botón derecho del ratón en Precio inferior.
   3. Seleccione las opciones según su evaluación Aceptar con ND, Aceptar sin ND.
      
      
      
      
      1. si su opción es Aceptar con ND, se marca de color verde.
      2. si su opción es Aceptar sin ND, se marca de color amarillo.
   4. Haga clic con el botón derecho del ratón en Sobreprecio.
   5. Seleccione las opciones según su evaluación Aceptar con NC, Aceptar sin NC.
      1. si su opción es Aceptar con NC, se marca de color verde.
      2. si su opción es Aceptar sin NC, se marca de color amarillo.
9. Haga clic en el botón ‘‘Guardar’‘.
   
   
   
   
10. Ingrese su clave de usuario.
11. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
12. Se muestra el mensaje de información "La operación fue realizada correctamente".
13. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
14. La comparación se realizó.

Impresión de diferencias

Pantalla Evaluaciones por imprimir

Proceso de Impresión de evaluaciones en el sistema T3.

Impresión de Mercancía por llegar

1. Primero ingrese al sistema T3Win como Jefe de almacén.
2. Seleccione en ‘‘Notificadores’‘, la opción evaluaciones por imprimir (Número de recepción).
3. Se muestra la ventana Evaluaciones por imprimir.
4. Seleccione la recepción.
5. Seleccione si es el caso por llegar.
6. Haga doble clic en la recepción seleccionada.
7. Realice el proceso de impresión
8. Se muestra el mensaje de requerimiento "Se imprimió correctamente el comprobante".
9. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘.
10. Se abre el mensaje de requerimiento "La operación fue realizada correctamente".
11. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
12. Seleccione si es el caso Sobrante.
13. Realice el proceso de impresión

Impresión de Sobrantes en Mercancía

1. Primero se ingresa al sistema como Jefe de almacén.
2. Seleccione en ‘‘Notificadores’‘, la opción evaluaciones por imprimir (Número de recepción). Se muestra la ventana Evaluaciones por imprimir.
3. Seleccione la recepción.
4. Seleccione si es el caso sobrante.
5. Haga doble clic en la recepción seleccionada.
6. Realice el proceso de impresión
7. Se muestra el mensaje de requerimiento "Se imprimió correctamente el comprobante".
8. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘. Se abre el mensaje de requerimiento "La operación fue realizada correctamente".
9. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
10. Seleccione si es el caso ‘’Sobrante’’.
11. Realice el proceso de impresión

Nota de crédito por imprimir a proveedores

Pantalla imprimir NC proveedores

Proceso de impresión de las notas de crédito de proveedores de materia prima en el sistema T3.

1. Primero ingrese al sistema T3Win como Gerente administrativo.
2. Seleccione en ‘‘Notificaciones’‘ la opción NC por imprimir a proveedores (número de notas de crédito). Se muestra la ventana de Búsqueda.
3. Seleccione la Nota de crédito.
4. Haga doble clic sobre la Nota de crédito seleccionada.
5. Haga clic en el botón ‘‘Imprimir’‘. Se muestra el mensaje de Precaución "Está seguro de imprimir la NC # (número de nota de crédito)".
6. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘.
7. Ingrese su clave de usuario.
8. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
9. Realice el proceso de impresión. Se muestra el mensaje de información "¿la impresión se ha realizado correctamente?".
10. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘. Se muestra el mensaje de Requerimiento "Se va a imprimir el comprobante contable. Coloque el tipo de papel para este documento".
11. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘. Se muestra el mensaje de información "¿la impresión se ha realizado correctamente?"
12. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘
13. Introduzca el Número de control de nota de crédito.
14. La nota de crédito ya está impresa.
15. La nota de crédito está aprobada.

Nota de débito por imprimir a proveedores

Pantalla imprimir ND proveedores

Proceso de impresión de las notas de débito de proveedores de materia prima en el sistema T3.

Siga el siguiente procedimiento:

1. Primero ingrese al sistema T3Win como Gerente administrativo.
2. Seleccione en ‘‘Notificaciones’‘ la opción ND por imprimir a proveedores (número de notas de crédito). Se muestra la ventana de Búsqueda.
3. Seleccione la Nota de crédito.
4. Haga doble clic sobre la Nota de crédito seleccionada.Se muestra la ventana Notas de débito proveedores.
5. Haga clic en el botón ‘‘Imprimir’‘. Se muestra el mensaje de Precaución "Está seguro de imprimir la NC # (número de nota de crédito)".
6. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘.
7. Ingrese su clave de usuario.
8. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘.
9. Realice el proceso de impresión. Se muestra el mensaje de información "¿la impresión se ha realizado correctamente?".
10. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘.
11. Se muestra el mensaje de Requerimiento "Se va a imprimir el comprobante contable. Coloque el tipo de papel para este documento".
12. Haga clic en el botón ‘‘Aceptar’‘. Se muestra el mensaje de información "¿la impresión se ha realizado correctamente?"
13. Haga clic en el botón ‘‘Sí’‘
14. Introduzca el Número de control de nota de crédito.
15. La nota de crédito ya está impresa.
16. La nota de débito está aprobada.

Edición

Para editar una factura de compra, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

Video tutorial

Haga clic aquí para ver un video tutorial sobre este tema.

Anular Facturas (CXP)

Pantalla Anulación de factura CXP

Proceso anulación de facturas en el sistema T3:

1. Primero ingrese al sistema T3 como Analista de Contable.
2. Seleccione la opción del menú principal Ctas. por cobrar.
3. Luego seleccione la opción del menú Anulación de facturas.
4. Se abre la ventana Anulación de facturas CxC
5. Haga clic en el botón Nuevo.
   
   
   
   
6. Se abre la pantalla de mantenimiento de detalles para ingresar los datos solicitados.
7. Una vez dentro de detalles:
   1. Haga clic en el botón buscar en buscar factura.
      
      
      
      
   2. Se abre la ventana Consulta de factura.
      1. Seleccione la factura.
      2. Haga doble clic en la factura seleccionada, para ingresar la factura.
   3. Despliegue el cuadro de lista Motivo de anulación.
      
      
      
      
   4. Seleccione el motivo de la lista.
8. Haga clic en el botón Agregar factura.
9. Haga clic en el botón Guardar.
   
   
   
   
10. Ingrese su clave de usuario.
11. Haga clic en el botón Aceptar.
12. Repetir los pasos del 7 al 11 tantas veces como facturas se desee anular.
13. Se ingresa al sistema como Gerente Administrativo.
14. Seleccione el notificador Facturas anuladas por aprobar. Se presenta la pantalla de aprobación de anulaciones de facturas.
    
    
    
    
15. Hacer clic en el botón seleccionar todos.
    
    
    
    
16. Hacer clic en el botón aprobar
17. Ingrese su clave de usuario.
18. Haga clic en el botón Aceptar. Seguidamente se muestra un mensaje de información la operación ha sido realizada correctamente.

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