Pedidos

De T3Wiki

Revisión de 11:51 13 oct 2010

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Consulta

Consulta de pedidos

La consulta de pedidos comienza una vez que el Gerente de área aprueba el pedido, además permite que Ud. pueda visualizar la condición o su estatus, y conocer el área en el cuál se encuentra.

Nota: La pantalla de consulta de pedidos, también permite consultar facturas de venta.

Proceso de cómo consultar un pedido en el sistema T3:

Consulta por número de pedido o por fecha(s):

• Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
• Seleccione la opción del menú principal Ventas.
• Luego seleccione la opción del menú Consulta Pedidos Factura.
• Si conoce el número del pedido entonces:
  • Seleccione el cuadro de Texto Buscar, ingrese el número del pedido.
  • Haga clic en el botón Pedidos.
  • Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál esta el pedido.
• Búsqueda por fecha:
  • Seleccione uno de los botones según el criterio de búsqueda, Hoy, Ayer, Esta Semana, Este mes o por rango de fechas Desde / Hasta.
  • Haga clic en el botón Pedidos
  • Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál s encuentra el pedido.

Carga

Carga de pedidos

Para cargar pedidos realice el procedimiento que se especifica a continuación.

1. Ingrese a T3Web como Vendedor.
2. Seleccione la opción Carga de pedidos del menú principal Ventas. Se abre la ventana de Carga de pedidos.
3. Si conoce el código del cliente de antemano, ingréselo en el cuadro de Cliente y haga clic en el botón "..".

1. Si necesita realizar una búsqueda detallada del cliente, gaga clic en el botón "..." que corresponde al cuadro Cliente. Se muestra la ventana Buscar.
   
2. Ingrese el código, la descripción, o el RIF del cliente. No es necesario ingresar el dato completo, puede ingresar sólo una parte.
3. Y haga clic en uno de los tres botones de búsqueda según corresponda (Por código, Por descripción, Por RIF). Se muestran los resultados de la búsqueda.
4. Haga clic el botón Seleccionar correspondiente al cliente. Se muestran los datos del cliente y la dirección de despacho en el pedido que se está creando.
5. Si el cliente tiene más de una dirección de despacho, haga clic en el botón "..." que corresponde al cuadro Dirección de despacho. Se muestra la ventana Buscar.
   
6. Haga clic el botón Seleccionar correspondiente a la dirección de despacho a utilizar. Se muestra la dirección en el pedido que se está creando.
7. Haga clic en la opción Por grupo o Por producto.

Por grupo

La opción por grupo permite agregar al pedido uno o varios productos a la vez de una manera conveniente si los productos están en un mismo grupo.

1. Seleccione el proveedor en el cuadro Proveedor.
2. Seleccione el grupo del producto o los productos en el cuadro Grupo. Se muestran los productos del grupo seleccionado.
3. Continue en el paso 8 del procedimiento principal.

Por producto

La opción por producto permite agregar al pedido uno o varios productos a la vez utilizando datos específicos del producto.

Usando el código

1. Ingrese el código del producto o los productos en el cuadro Buscar.
   Puede ingresar varios códigos a la vez separándolos por coma. Ejemplo: 010114001,010230001,01081705 .
2. Haga clic el el botón Por código. Se muestran los productos especificados.
   
3. Continue en el paso 8 del procedimiento principal.

Usando la descripción

1. Ingrese la descripción del producto, o parte de ella. en el cuadro Buscar.
2. Haga clic el el botón Por descripciión. Se muestran los productos con esa descripción.
3. Continue en el paso 8 del procedimiento principal.

Copiar último pedido facturado

La opción Copiar último pedido facturado permite agregar al pedido uno o varios productos de una factura con estatus Entregada o Facturada. El sistema le indicará la fecha del último pedido cargado en el T3Web y la cantidad de productos que están en este pedido, tal cual como se puede visualizar en la siguiente imagen.

• Al hacer clic en el botón Copiar último pedido facturado visualizará el detalle de la factura, en donde podrá seleccionar los productos que desea agregar al pedido. Seguidamente haga clic en el enlace Cargar correspondiente al producto que desea agregar al pedido. Se resalta el producto y se muestran los cuadros Cajas, Unidades, Desc1, Desc2 y Desc3.
  
  
  

• Ingrese, si es necesario, la cantidad de cajas en el cuadro Cajas de los productos que desea agregar.
• Ingrese, si es necesario y está habilitado, la cantidad de unidades en el cuadro Unidades.
• Ingrese, en caso de estar habilitado los descuentos en los cuadros Desc1, Desc2, y Desc3 respectivamente.
• Haga clic en el enlace Aceptar.
• Repita el procedimiento anterior tantas veces como productos desea agregar al pedido.
• Haga clic en el botón agregar al pedido.
• Seleccione la forma de pago en el cuadro Forma de pago.
• Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje ¿Desea terminar el pedido actual?.
  
  [[Archivo:Carga.pedidos8.jpg

]]

8. Si lo desea, haga clic en el enlace Ver existencia correspondiente al producto. Se muestra una ventana con información sobre existencia del producto.


9. Haga clic en el enlace Cargar correspondiente al producto que desea agregar al pedido. Se resalta el producto y se muestran los cuadros Cajas, Unidades, Desc1, Desc2 y Desc3.


10. Ingrese, si es necesario, la cantidad de cajas en el cuadro Cajas.
11. Ingrese, si es necesario, la cantidad de unidades en el cuadro Unidades.
12. Ingrese, si es necesario, el primer descuento en el cuadro Desc1.
13. Ingrese, si es necesario, el segundo descuento en el cuadro Desc2.
14. Ingrese, si es necesario, el tercer descuento en el cuadro Desc3.
15. Haga clic en el enlace Aceptar.


16. Repita este procedimiento desde el paso No. 9 por cada producto adicional de este grupo que desee agregar al pedido.
17. Si es necesario haga clic en los enlaces con números de página para agregar productos de ese grupo que no aparezcan en la página actual. El sistema tendrá guardada la información que ingrese en las diferentes páginas.


18. Haga clic en el botón Agregar al pedido. Los productos para los que ha ingresado datos son agregados al pedido. Se actualizan los cuadros Total cajas, Total unidades, Subtotal, IVA y Total.


19. Seleccione la forma de pago en el cuadro Forma de pago.
20. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje ¿Desea terminar el pedido actual?.


21. Haga clic en el botón Sí. Se muestra el mensaje El pedido fue creado correctamente.
22. Haga clic en el botón Aceptar.

Video tutorial

Haga clic aquí para ver un video tutorial sobre este tema.

Aprobación

Aprobación de pedidos

La aprobación del pedido comienza cuando los vendedores cargan y envían los pedidos en el sistema T3Web, el gerente de área visualiza los pedidos en el sistema, los analiza, evalúa y realiza el proceso de aprobación según los siguientes criterios o condiciones:

Existencia del producto, distribución del pedido, cantidad solicitada del cliente, condición de pago, si aplica ofertas según la cantidad solicitada, si el cliente es atendido directo, si el cliente tiene deudas o documentos pendientes.

Proceso aprobación de pedido en el sistema T3:

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
2. Seleccione la opción del menú principal Ventas.
3. Seleccione el notificador de Pendientes.
4. Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar. Se abre la consulta de pedidos.
5. Haga clic en el botón Visualizar.
6. La ficha del pedido se abre.
7. Analice el pedido.
8. Haga clic en el botón Aprobar.

Aprobación de pedidos bloqueados por crédito

Cuando el pedido es aprobado por el Gerente de área, este pasa al área de crédito, allí el sistema evalúa si existe documentos o saldos pendientes, o si presenta cheques devueltos, sí una de estos motivos son afirmativos, entonces el pedido se bloquea, para una posterior evaluación por parte de Gerente de finanzas y una posible aprobación del pedido.

Proceso de aprobación de pedidos bloqueados por crédito

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
2. Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos). Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
3. Seleccione el cliente.
4. Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado. Se abre la ventana Detalle del cliente.
5. Analice al cliente con el pedido bloqueado.
6. Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
7. Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
8. Haga clic en el botón Info. Cliente...
   1. Se abre la ventana Consulta del cliente.
   2. Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
   3. cierre la ventana Consulta cliente
9. Haga clic en el botón Historial Cliente.
   1. Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
   2. Haga clic en el botón Historial de facturas
   3. Haga clic en el botón Consultar
   4. Se abre el informe de historial de la factura, haga su análisis respectivo.
   5. Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
   6. Haga clic en el botón Consultar
   7. Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su análisis respectivo.
   8. cierre la ventana Historial del cliente
10. Haga clic en el botón Análisis de saldo
    1. Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
    2. Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
    3. Haga clic en el botón Cliente
    4. Marque la casilla con impuesto.
    5. Haga clic en el botón consultar.
       1. Se abre el informe.
       2. Analice los saldos del cliente.
    6. Haga clic en el botón Vendedor
    7. Marque la casilla con impuesto.
    8. Haga clic en el botón consultar.
       1. Se abre el informe.
       2. Analice los saldos del cliente por vendedor.
11. Haga clic en el botón Consulta de cobros
    1. Se abre la ventana consulta de cobro
    2. Verifique las facturas cobradas.
    3. Cierre la ventana Consulta de cobros
12. Vuelva a la pestaña Límite de crédito
13. Seleccione el pedido analizado previamente.
14. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
15. Seleccione la opción Aprobar pedido de la lista.
16. Ingrese la clave de usuario para aprobar el pedido.
17. Haga clic en el botón Aceptar.
18. El pedido está aprobado.

Video tutorial

Haga clic aquí para ver un video tutorial sobre este tema.

Rechazo

Rechazo de pedidos

El rechazo se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como pago pendientes, condiciones de ventas entre otras. El pedido queda absolutamente rechazado. véase Consulta de pedidos

Proceso rechazar pedido en el sistema T3:

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
2. Seleccione la opción del menú principal Ventas.
3. Seleccione el notificador de Pendientes.
4. Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar. Se abre la consulta de pedidos.
5. Haga clic en el botón Visualizar.
6. La ficha del pedido se abre.
7. Analice el pedido.
8. Haga clic en el botón Rechazar.

Rechazo de pedidos bloqueados por crédito

Proceso de rechazo de pedidos bliqueados por crédito

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
2. Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
3. Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito. Seleccione el cliente.
4. Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado. Se abre la ventana Detalle del cliente.
5. Analice al cliente con el pedido bloqueado.
6. Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
7. Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
8. Haga clic en el botón Info. Cliente...
   1. Se abre la ventana Consulta del cliente.
   2. Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
   3. cierre la ventana Consulta cliente
9. Haga clic en el botón Historial Cliente.
   1. Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
   2. Haga clic en el botón Historial de facturas
   3. Haga clic en el botón Consultar. Se abre el informe de historial de la factura, haga su analisis respectivo.
   4. Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
   5. Haga clic en el botón Consultar. Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su analisis respectivo.
   6. cierre la ventana Historial del cliente
10. Haga clic en el botón Análisis de saldo
    1. Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
    2. Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
    3. Haga clic en el botón Cliente
    4. Marque la casilla con impuesto.
    5. Haga clic en el botón consultar.
       1. Se abre el informe.
       2. Analice los saldos del cliente.
    6. Haga clic en el botón Vendedor
    7. Marque la casilla con impuesto.
    8. Haga clic en el botón consultar.
       1. Se abre el informe.
       2. Analice los saldos del cliente por vendedor.
11. Haga clic en el botón Consulta de cobros
    1. Se abre la ventana consulta de cobro
    2. Verifique las facturas cobradas.
    3. Cierre la ventana Consulta de cobros
12. Vuelva a la pestaña Límite de crédito
13. Seleccione el pedido analizado previamente.
14. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
15. Seleccione la opción Rechazar pedido de la lista.
16. Ingrese la clave de usuario para rechazar el pedido.
17. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el mensaje "El pedido fue anulado correctamente"
18. Haga clic en el botón Aceptar.
19. El pedido está aprobado.

Devolución

Devolución de pedidos al vendedor

La devolución al vendedor se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como la falta de productos en el pedido, condiciones de ventas entre otras. esto devuelve al vendedor para modificaciones o adiciones de productos y posibilidad de aprobación. véase Consulta de pedidos

Proceso Devolución de pedido al vendedor en el sistema T3:

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
2. Seleccione la opción del menú principal Ventas.
3. Seleccione el notificador de Pendientes.
4. Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar. Se abre la consulta de pedidos.
5. Haga clic en el botón Visualizar.
6. La ficha del pedido se abre.
7. Analice el pedido.
8. Haga clic en el botón Devolver al vendedor.

Modificación

Para modificar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:

1. Primero verifique existencia.
2. Haga clic en el botón Editar. Se abre el mensaje Desea editar el registro
3. Haga clic en el botón Aceptar
4. En la casilla de Cajas o Unidades, modifique las cantidades.
5. Haga clic en el botón Modificar producto
6. Si Ud. desea agregar mas productos a su pedido entonces véase ¿Cómo cargar un pedido?
7. Haga clic en el botón Guardar. Se abre el mensaje el pedido (número de pedido) fue insertado con exito

Eliminación

Para eliminar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:

1. Primero verifique existencia.
2. Haga clic en el botón Editar. Se abre el mensaje Está seguro que Desea borrar el registro
3. Haga clic en el botón Aceptar
4. El registro esta eliminado del sistema.

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