Ordenes de compra
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Consulta
La consulta de la orden de compras comienza una vez que es aprobada la OC, además permite que Ud. pueda visualizar la condición o su estatus.
Proceso de cómo consultar una OC en el sistema T3:
consulta por T3 WIN
Primero ingrese al sistema T3 WIN como Gerente Comercial.
- Seleccione la opción del menú principal Compras.
- Luego seleccione la opción del menú Orden de compra.
- Se abre la ventana Busqueda.
- Seleccione la OC.
- Haga doble clic en al orden de comra seleccionada.
- Se abre el navegador
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar el detalle de la OC.
Consulta por T3 WEB
Consulta por proveedor, por número de pedido o por fecha(s)
- Primero ingrese al sistema T3 WEB como Gerente de comercialización.
- Seleccione la opción del menú principal Compras.
- Luego seleccione la opción del menú OC Consulta.
- Puede filtrar la búsqueda por proveedor.
- Seleccione el cuadro de lista Proveedor.
- Seleccione el proveedor de la lista.
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su orden y el estatus.
- Haciendo clic en consultar puede visualizar el detalle de la OC.
- Si conoce el número de la orden:
- Seleccione el cuadro de Texto Código, ingrese el número de la orden.
- Haga clic en el botón Buscar.
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su orden y el estatus.
- Haciendo clic en consultar puede visualizar el detalle de la OC.
- Búsqueda por fecha:
- Seleccione uno de los botones según el criterio de búsqueda, Hoy, Ayer, Semana o por rango de fechas Desde / Hasta.
- Haga clic en el botón Buscar
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su OC y el estatus.
- Haciendo clic en consultar puede visualizar el detalle de la OC.
Carga
El proceso de compras inicia en el momento el cuál se crea la necesidad de compras, evaluando el inventario y rotación de los productos por medio del análisis de compras, generando una orden de compra. La emisión de la orden de compra se realiza de las siguientes manera:
Carga de Orden de compras por producto
Proceso de carga de orden de compra por producto en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 WIN como Gerente Comercial.
- Seleccione la opción del menú principal Compras.
- Luego seleccione la opción del menú Generar Orden de compra.
- Se abre el navegador y entra a la página de inicio de T3 WEB
- Ingrese con su usuario
- Seleccione la opción del menú principal Compras.
- Luego seleccione la opción del menú O.C Manual.
- Despliegue el cuadr de lista proveedor.
- Seleccione el proveedor de la lista.
- Haga clic en el botón crear orden.
- Ud. tiene las opciones de búsqueda Por Producto, Por Grupo
- Opción de búsqueda Por Producto:
- Seleccione el botón por producto
- Seleccione el cuadro de texto Buscar.
- Ingrese su opción de búsqueda Código sodica, código proveedor, Descripción.
- Haga clic en el botón Código sodica, código proveedor, Descripción, según su opción de busqueda.
- Seleccione el producto.
- Haga clic en el botón Agregar.
- Despliegue el cuadro de texto Cant. Cajas o Cant. unidades.
- Ingrese las cantidades a pedir.
- Haga clic en el botón Agregar producto.
- Seleccione el cuadr de texto Observación'.
- Ingrese las observaciones a considerar.
- Haga clic en el botón Generear orden de compra.
- Despliegue el cuadro de lista Días de crédito.
- Seleccione los dias de crédito.
- Ingrese su clave de usuario.
- Haga clic en el botón Confirmar.
- Se abre el mensaje "La orden de compra fue insertada con éxito".
- Haga clic en el botón Aceptar.
- Opción de búsqueda Por Producto:
- La orden de copra se generó.
Carga de Orden de compras por grupos
Proceso de carga de orden de compra por grupos en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 WIN como Gerente Comercial.
- Seleccione la opción del menú principal Compras.
- Luego seleccione la opción del menú Generar Orden de compra.
- Se abre el navegador y entra a la página de inicio de T3 WEB
- Ingrese con su usuario
- Seleccione la opción del menú principal Compras.
- Luego seleccione la opción del menú O.C Manual.
- Despliegue el cuadr de lista proveedor.
- Seleccione el proveedor de la lista.
- Haga clic en el botón crear orden.
- Ud. tiene las opciones de búsqueda Por Producto, Por Grupo
- Opción de búsqueda Por Grupo:
- Seleccione el botón por grupo
- Despliegue el cuadr de lista Grupo.
- Seleccione el grupo de la lista.
- Despliegue el cuadro de texto Cant. Cajas o Cant. unidades.
- Ingrese las cantidades a pedir.
- Haga clic en el botón Agregar producto.
- Seleccione el cuadr de texto Observación'.
- Ingrese las observaciones a considerar.
- Haga clic en el botón Generear orden de compra.
- Despliegue el cuadro de lista Días de crédito.
- Seleccione los dias de crédito.
- Ingrese su clave de usuario.
- Haga clic en el botón Confirmar.
- Se abre el mensaje "La orden de compra fue insertada con éxito".
- Haga clic en el botón Aceptar.
- Opción de búsqueda Por Grupo:
- La orden de copra se generó.
Aprobación
Aprobación de pedidos
La aprobación del pedido comienza cuando los vendedores cargan y envían los pedidos en el sistema T3 WEB, el gerente de área visualiza los pedidos en el sistema, los analiza, evalúa y realiza el proceso de aprobación según los siguientes criterios o condiciones:
Existencia del producto, distribución del pedido, cantidad solicitada del cliente, condición de pago, si aplica ofertas según la cantidad solicitada, si el cliente es atendido directo, si el cliente tiene deudas o documentos pendientes.
Proceso aprobación de pedido en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Seleccione el notificador de Pendientes.
- Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
- Se abre la consulta de pedidos.
- Haga clic en el botón 'Visualizar.
- la ficha del pedido se abre.
- Analice el pedido.
- Haga clic en el botón Aprobar.
Aprobación de pedidos bloqueados por crédito
Cuando el pedido es aprobado por el Gerente de área, este pasa al área de crédito, allí el sistema evalúa si existe documentos o saldos pendientes, o si presenta cheques devueltos, sí una de estos motivos son afirmativos, entonces el pedido se bloquea, para una posterior evaluación por parte de Gerente de finanzas y una posible aprobación del pedido.
Proceso de aprobación de pedidos bloqueados por crédito
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
- Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
- Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
- Seleccione el cliente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
- Se abre la ventana Detalle del cliente.
- Analice al cliente con el pedido bloqueado.
- Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
- Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
- Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
- Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su análisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su análisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
- Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente por vendedor.
- Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
- Vuelva a la pestaña Límite de crédito
- Seleccione el pedido analizado previamente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
- Seleccione la opción Aprobar pedido de la lista.
- Ingrese la clave de usuario para aprobar el pedido.
- Haga clic en el botón Aceptar.
- El pedido está aprobado.
Rechazo
Rechazo de pedidos
El rechazo se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como pago pendientes, condiciones de ventas entre otras. El pedido queda absolutamente rechazado. véase Consulta de pedidos
Proceso rechazar pedido en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Seleccione el notificador de Pendientes.
- Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
- Se abre la consulta de pedidos.
- Haga clic en el botón Visualizar.
- la ficha del pedido se abre.
- Analice el pedido.
- Haga clic en el botón Rechazar.
Rechazo de pedidos bloqueados por crédito
Proceso de rechazo de pedidos bliqueados por crédito
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
- Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
- Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
- Seleccione el cliente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
- Se abre la ventana Detalle del cliente.
- Analice al cliente con el pedido bloqueado.
- Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
- Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
- Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
- Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su analisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su analisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
- Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
- Se abre el informe.
- Analice los saldos del cliente por vendedor.
- Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
- Vuelva a la pestaña Límite de crédito
- Seleccione el pedido analizado previamente.
- Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
- Seleccione la opción Rechazar pedido de la lista.
- Ingrese la clave de usuario para rechazar el pedido.
- Haga clic en el botón Aceptar.
- Se abre el mensaje "El pedido fue anulado correctamente"
- Haga clic en el botón Aceptar.
- El pedido está aprobado.
Devolución
Devolución de pedidos al vendedor
La devolución al vendedor se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como la falta de productos en el pedido, condiciones de ventas entre otras. esto devuelve al vendedor para modificaciones o adiciones de productos y posibilidad de aprobación. véase Consulta de pedidos
Proceso Devolución de pedido al vendedor en el sistema T3:
- Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
- Seleccione la opción del menú principal Ventas.
- Seleccione el notificador de Pendientes.
- Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
- Se abre la consulta de pedidos.
- Haga clic en el botón Visualizar.
- la ficha del pedido se abre.
- Analice el pedido.
- Haga clic en el botón Devolver al vendedor.
Modificación
Para modificar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:
- Primero verifique existencia.
- Haga clic en el botón Editar
- Se abre el mensaje Desea editar el registro
- Haga clic en el botón Aceptar
- En la casilla de Cajas o Unidades, modifique las cantidades.
- Haga clic en el botón Modificar producto
- Si Ud. desea agregar mas productos a su pedido entonces véase ¿Cómo cargar un pedido?
- Haga clic en el botón Guardar
- Se abre el mensaje el pedido (número de pedido) fue insertado con exito
Eliminación
Para eliminar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:
- Primero verifique existencia.
- Haga clic en el botón Editar
- Se abre el mensaje Está seguro que Desea borrar el registro
- Haga clic en el botón Aceptar
- El registro esta eliminado del sistema.
