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Revisión a fecha de 16:45 23 oct 2009; Dgavidia (Discutir | contribuciones)

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Contenido

1 Consulta
2 Carga
3 Aprobación
- 3.1 Aprobación de pedidos
- 3.2 Aprobación de pedidos bloqueados por crédito
4 Rechazo
- 4.1 Rechazo de pedidos
- 4.2 Rechazo de pedidos bloqueados por crédito
5 Devolución
- 5.1 Devolución de pedidos al vendedor
6 Modificación
7 Eliminación

Consulta

Consulta de pedidos

La consulta de pedidos comienza una vez que el Gerente de área aprueba el pedido, además permite que Ud. pueda visualizar la condición o su estatus, y conocer el área en el cuál se encuentra.

Nota: La pantalla de consulta de pedidos, también permite consultar facturas de venta.

Proceso de cómo consultar un pedido en el sistema T3:

Consulta por número de pedido o por fecha(s):

Primero ingrese al sistema T3 como Vendedor.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Luego seleccione la opción del menú Consulta Pedidos Factura.
Si conoce el número del pedido entonces:
- Seleccione el cuadro de Texto Buscar, ingrese el número del pedido.
- Haga clic en el botón Pedidos.
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál esta el pedido.
Búsqueda por fecha:
- Seleccione uno de los botones según el criterio de búsqueda, Hoy, Ayer, Esta Semana, Este mes o por rango de fechas Desde / Hasta.
- Haga clic en el botón Pedidos
- Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál s encuentra el pedido.

Carga

Pantalla de relación de cobranzas

Para cagar una relación de cobranza en el sistema, realice el procedimiento que se especifica a continuación.

Ingrese a T3Web como Vendedor.
Seleccione la opción Relación de cobro del menú principal Cobranza. Se muestra la pantalla de Consulta.
Haga clic en el botón Nuevo. Se muestra la pestaña Detalle y el sistema asigna el No. de relación.
Ingrese la información en las pantallas Documentos a cobrar, ¿Cómo se cobraron? y Relación de documentos siguiendo los procedimientos que se especifican a continuación.

Documentos a cobrar

Pantalla documentos a cobrar

En la pantalla documentos a cobrar se especifican una serie de documentos que han sido cobrados, y que el vendedor desea ingresar al sistema. Para ingresar la información en esta pantalla realice el procedimiento que sigue.

Haga clic en el enlace Documentos a cobrar. Se muestra la pantalla de Documentos a cobrar.
Haga clic en el botón Nuevo:
Seleccione el tipo de documento en el cuadro Documento a cobrar.
Seleccione el tipo de cancelación en el cuadro Tipo de cancelación.
Ingrese el número de documento en el cuadro Ingrese N° de Documento.
Haga clic en el botón Buscar. Se muestran los datos del documento.
1. Si el tipo de documento es Factura, se habilitan los cuadros de Descuentos y Notas de crédito.
2. Si el tipo de documento es Nota debito, no se habilita ningún cuadro adicional.
3. Si el tipo de documento es Cheque devuelto, se habilitan los cuadros de Notas de crédito.
Si es necesario, seleccione el descuento por pronto pago en el cuadro Por pronto pago.
Si es necesario, seleccione otro descuento en el cuadro Otros.
Si es necesario, seleccione una nota de crédito en el cuadro Nota de crédito 1.
Si es necesario, seleccione una nota de crédito en el cuadro Nota de crédito 2.
Si es necesario, seleccione una nota de crédito en el cuadro Nota de crédito 3.
Haga clic en el botón Guardar. Se agrega el documento a la relación de cobranza.
Repita este procedimiento desde el paso No. 2 por cada documento que desee agregar a la relación.
Haga clic en el botón Cerrar, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

¿Cómo se cobraron?

Pantalla de ¿Cómo se cobraron?

En la pantalla ¿Cómo se cobraron? se especifica como se hizo el cobro de los documentos especificados en la pantalla Documentos a cobrar, detallada en pasos anteriores. Para ingresar la información en esta pantalla realice el procedimiento que sigue.

Haga clic en el enlace ¿Cómo se cobraron?. Se muestra la pantalla de ¿Cómo se cobraron?.
Ingrese la cantidad de depósitos a incluir en la relación en el cuadro Depósitos.
Ingrese la cantidad de cheques en transito incluir en la relación en el cuadro Cheques en tránsito
Haga clic en el botón Aceptar. Se habilitan los cuadros para ingresar detalle de depósitos.

Depósitos

Para ingresar depósitos a la relación de cobranza, realice el siguiente procedimiento.

Ingrese el número de depósito en el cuadro No. de depósito.
Seleccione el banco donde se hizo el depósito en el cuadro Banco.
Seleccione la cuenta en la que se hizo el depósito en el cuadro No. de cuenta.
Seleccione la fecha en que se hizo el depósito en el cuadro Fecha.
Haga clic en el botón Aceptar.

Cheque depositado

Para especificar un cheque depositado realice el procedimiento que se especifica a continuación.

Haga clic en el botón Ingresar cheque.
Ingrese el número de cheque en el cuadro N° de cheque.
Seleccione el banco emisor del cheque en el cuadro Banco Emisor.
Seleccione el cliente emisor del cheque en el cuadro Cliente.
Seleccione la fecha de emisión del cheque en el cuadro Fecha.
Ingrese el monto del cheque en el cuadro Monto.
Haga clic en el botón Aceptar.

Efectivo depositado

Para especificar efectivo depositado realice el procedimiento que se especifica a continuación.

Haga clic en el botón Ingresar efectivo.
Ingrese el monto en el cuadro de texto Monto.
Haga clic en el botón Aceptar.

Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el mensaje Depósito registrado correctamente.

Haga clic en el botón Aceptar. Si usted especificó que ingresaría más de un depósito, entonces se muestran en pantalla los cuadros donde podrá ingresar los datos del siguiente depósito.

Si es necesario, ingrese los datos de los demás depósitos, repitiendo este procedimiento por cada depósito.
Haga clic en el botón Cerrar, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Se muestra el mensaje Verifique si guardo los cambios correctamente, desea salir de todas formas?.

-- imagen --

Haga clic en el botón Aceptar.

Una vez culminado el procedimiento, se ha agregado los depósitos a la relación de cobranza.

Cheques en tránsito

Para ingresar cheques en tránsito a la relación de cobranza, realice el siguiente procedimiento.

Haga clic en la pestaña Cheques en tránsito.
Ingrese el número de cheque en el cuadro N° de cheque.
Seleccione el banco emisor del cheque en el cuadro Banco.
Seleccione el cliente emisor del cheque en el cuadro Cliente.
Seleccione la fecha de emisión del cheque en el cuadro Fecha de emisión.
Seleccione la fecha en la que se hará el depósito del cheque en el cuadro Fecha de depositar.
Ingrese el monto del cheque en el cuadro Monto del cheque.
Haga clic en el botón Guardar. Se abre el mensaje Cheque en tránsito registrado correctamente. Si usted especificó que ingresaría más de un cheque en tránsito, entonces se muestran en pantalla los cuadros donde podrá ingresar los datos del siguiente cheque.-- imagen --
Haga clic en el botón Aceptar.
Si es necesario, ingrese los datos de los demás cheques en tránsito, repitiendo este procedimiento por cada cheque en tránsito.

Haga clic en el botón Cerrar. Se abre el mensaje Verifique si guardo los cambios correctamente, desea salir de todas formas?.

Haga clic en el botón Aceptar.

Una vez culminado el proceso se han ingresado los cobros a la relación de cobranza.

Relación de documentos

En la pantalla de relación de documentos se establece la relación entre los documentos que han sido cobrados y sus cobros respectivos. Para ingresar la información en esta pantalla realice el procedimiento que sigue.

Pantalla de Relación de documentos

Haga clic en el enlace Relación de documentos.
Haga clic en el enlace Relacionar del documento que va a relacionar.
Si desea relacionar el documento con un depósito, haga clic en enlace Seleccionar del depósito correspondiente. Se muestra una ventana para relacionar monto.
Ingrese el monto correspondiente en el cuadro Monto a relacionar.
Haga clic en el botón Guardar relación.
Si desea relacionar el documento con un cheque en tránsito, haga clic en enlace Seleccionar del cheque correspondiente. Se muestra una ventana para relacionar monto.
Ingrese el monto correspondiente en el cuadro Monto a relacionar.
Haga clic en el botón Guardar relación.
Haga clic en el botón Cerrar, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.--imagen--
Haga clic en el botón Finalizar relación.

Aprobación

Aprobación de pedidos

La aprobación del pedido comienza cuando los vendedores cargan y envían los pedidos en el sistema T3 WEB, el gerente de área visualiza los pedidos en el sistema, los analiza, evalúa y realiza el proceso de aprobación según los siguientes criterios o condiciones:

Existencia del producto, distribución del pedido, cantidad solicitada del cliente, condición de pago, si aplica ofertas según la cantidad solicitada, si el cliente es atendido directo, si el cliente tiene deudas o documentos pendientes.

Proceso aprobación de pedido en el sistema T3:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Seleccione el notificador de Pendientes.
Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
Se abre la consulta de pedidos.
Haga clic en el botón 'Visualizar.
la ficha del pedido se abre.
Analice el pedido.
Haga clic en el botón Aprobar.

Aprobación de pedidos bloqueados por crédito

Cuando el pedido es aprobado por el Gerente de área, este pasa al área de crédito, allí el sistema evalúa si existe documentos o saldos pendientes, o si presenta cheques devueltos, sí una de estos motivos son afirmativos, entonces el pedido se bloquea, para una posterior evaluación por parte de Gerente de finanzas y una posible aprobación del pedido.

Proceso de aprobación de pedidos bloqueados por crédito

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
Seleccione el cliente.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
Se abre la ventana Detalle del cliente.
Analice al cliente con el pedido bloqueado.
Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su análisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su análisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente por vendedor.
Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
Vuelva a la pestaña Límite de crédito
Seleccione el pedido analizado previamente.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
Seleccione la opción Aprobar pedido de la lista.
Ingrese la clave de usuario para aprobar el pedido.
Haga clic en el botón Aceptar.
El pedido está aprobado.

Rechazo

Rechazo de pedidos

El rechazo se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como pago pendientes, condiciones de ventas entre otras. El pedido queda absolutamente rechazado. véase Consulta de pedidos

Proceso rechazar pedido en el sistema T3:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Seleccione el notificador de Pendientes.
Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
Se abre la consulta de pedidos.
Haga clic en el botón Visualizar.
la ficha del pedido se abre.
Analice el pedido.
Haga clic en el botón Rechazar.

Rechazo de pedidos bloqueados por crédito

Proceso de rechazo de pedidos bliqueados por crédito

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de finanzas.
Seleccione en notificadores la opción del menú principal Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos).
Se abre la ventana Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito.
Seleccione el cliente.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
Se abre la ventana Detalle del cliente.
Analice al cliente con el pedido bloqueado.
Seleccione la pestaña de cheques devueltos, para visualizar los cheques devueltos del cliente.
Seleccione la pestaña de Documentos pendientes, para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
Haga clic en el botón Info. Cliente...
- Se abre la ventana Consulta del cliente.
- Consulte toda la información referente a las pestañas Dirección, Información de ventas, Información de cobranzas, Evaluación de riesgo.
- cierre la ventana Consulta cliente
Haga clic en el botón Historial Cliente.
- Se abre la ventana Informe - Historial cliente.
- Haga clic en el botón Historial de facturas
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de la factura, haga su analisis respectivo.
- Haga clic en el botón Historial de cheques devueltos
- Haga clic en el botón Consultar
- Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su analisis respectivo.
- cierre la ventana Historial del cliente
Haga clic en el botón Análisis de saldo
- Se abre la ventana Informe . análisis de saldo.
- Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
- Haga clic en el botón Cliente
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente.
- Haga clic en el botón Vendedor
- Marque la casilla con impuesto.
- Haga clic en el botón consultar.
  - Se abre el informe.
  - Analice los saldos del cliente por vendedor.
Haga clic en el botón Consulta de cobros
- Se abre la ventana consulta de cobro
- Verifique las facturas cobradas.
- Cierre la ventana Consulta de cobros
Vuelva a la pestaña Límite de crédito
Seleccione el pedido analizado previamente.
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
Seleccione la opción Rechazar pedido de la lista.
Ingrese la clave de usuario para rechazar el pedido.
Haga clic en el botón Aceptar.
Se abre el mensaje "El pedido fue anulado correctamente"
Haga clic en el botón Aceptar.
El pedido está aprobado.

Devolución

Devolución de pedidos al vendedor

La devolución al vendedor se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como la falta de productos en el pedido, condiciones de ventas entre otras. esto devuelve al vendedor para modificaciones o adiciones de productos y posibilidad de aprobación. véase Consulta de pedidos

Proceso Devolución de pedido al vendedor en el sistema T3:

Primero ingrese al sistema T3 como Gerente de área.
Seleccione la opción del menú principal Ventas.
Seleccione el notificador de Pendientes.
Seleccione la opción Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar.
Se abre la consulta de pedidos.
Haga clic en el botón Visualizar.
la ficha del pedido se abre.
Analice el pedido.
Haga clic en el botón Devolver al vendedor.

Modificación

Para modificar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:

Primero verifique existencia.
Haga clic en el botón Editar
Se abre el mensaje Desea editar el registro
Haga clic en el botón Aceptar
En la casilla de Cajas o Unidades, modifique las cantidades.
Haga clic en el botón Modificar producto
Si Ud. desea agregar mas productos a su pedido entonces véase ¿Cómo cargar un pedido?
Haga clic en el botón Guardar
Se abre el mensaje el pedido (número de pedido) fue insertado con exito

Eliminación

Para eliminar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera: