Guía de transporte

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Contenido 1 Consulta 1.1 Relación de despacho 1.2 Guía de despacho / Control de facturas despachadas 1.3 Listado de Facturas emitidas 1.4 Relación de facturas al cobro 2 Carga 2.1 Liquidar guías 2.1.1 Asignación de estatus en las facturas 2.1.1.1 Factura firmada total 2.1.1.2 Factura firmada parcial 2.1.1.3 Factura devuelta 2.1.1.4 Factura pagada total 2.1.1.5 Factura pagada con devolución 2.1.1.6 Factura pagada con error en cheque 2.2 Guías con devoluciones parciales 3 Aprobación 3.1 Aprobar guías a liquidar 3.2 Aprobar devoluciones en ventas 4 Rechazar 4.1 Rechazar de devoluciones en ventas 5 Imprimir 5.1 Impresión de NR devoluciones en ventas 5.2 Impresión NC de devoluciones en ventas

Consulta

Relación de despacho

1. Haga clic en el menú almacén y despacho.
2. Seleccione el submenú informes y seguidamente seleccione la opción relaciones de despacho.
   
   
   
   
3. Haga clic en el botón en forma de lupa para ingresar la relación.
   
   
   
   
4. Identifique y seleccione la relación requerida.
   
   
   
   
5. Seleccione el año y el mes.
   
   
   
   
6. Haga clic en el botón , de existir la información suministrada se visualiza reporte con la relación de despacho detallada.
   
   
   
   

Nota: Utilice el botón para exportar el reporte a un formato requerido (Ejemplo Hoja Excel), utilice el botón para imprimir el reporte

Guía de despacho / Control de facturas despachadas

1. Ingrese al sistema T3.
2. Seleccione la opción del menú Almacén y despacho -> Informes -> Informe - Guía de despacho.
3. Se visualiza formulario con parámetros requeridos para realizar la consulta.
   
   
   
   
4. Indique un número de guía, posterior haga clic sobre el botón .
5. Se visualiza reporte relacionado al Control de Facturas Despachadas.
   
   
   
   

Nota: Utilice el botón para exportar el reporte a un formato requerido (Ejemplo Hoja Excel), utilice el botón para imprimir el reporte

Nota: Los clientes identificados con el literal (E), se encuentran identificados cómo contribuyentes especiales

Listado de Facturas emitidas

1. Ingrese al sistema T3.
2. Seleccione la opción del menú Almacén y despacho -> Informes -> Listado de Facturas Emitidas.
3. Se visualiza formulario con parámetros requeridos para realizar la consulta.
   
   
   
   
4. Indique un número de guía, posterior haga clic sobre el botón .
5. Se visualiza reporte relacionado al Listado de Facturas Emitidas.
   
   
   
   

Nota: Utilice el botón para exportar el reporte a un formato requerido (Ejemplo Hoja Excel), utilice el botón para imprimir el reporte

Nota: Los clientes identificados con el literal (E), se encuentran identificados cómo contribuyentes especiales

Relación de facturas al cobro

1. Ingrese al sistema T3.
2. Seleccione la opción del menú Almacén y despacho -> Informes -> Relación de Facturas al Cobro.
3. Se visualiza formulario con parámetros requeridos para realizar la consulta.
   
   
   
   
4. Indique un número de guía, posterior haga clic sobre el botón .
5. Se visualiza reporte relacionado al Relación de Facturas al Cobro.
   
   
   
   

Nota: Utilice el botón para exportar el reporte a un formato requerido (Ejemplo Hoja Excel), utilice el botón para imprimir el reporte

Nota: Los clientes identificados con el literal (E), se encuentran identificados cómo contribuyentes especiales

Carga

Se realiza el proceso de carga de la guía para liquidarla, luego de que la mercancía se haya despachado y recibido o no por el cliente, y el transporte regresa con las facturas y las guías para realizar el proceso de liquidación.

Liquidar guías

1. Ingrese al sistema T3.
2. En la sección de notificadores, seleccione Guías por liquidar (Número de guías).
3. Se visualiza listado de guía de despacho pendientes por liquidar.
   
   
   
   
4. Identifique y seleccione la Guía que desea procesar.
5. Haga clic derecho sobre la guía seleccionada, se despliega un menú emergente.
6. Para ver las facturas que conforma la guía, seleccione Ver detalle se visualiza reporte con listado detallado de las facturas que forman parte de la guía seleccionada.
   
   
   
   
7. Para realizar proceso de liquidación de la guía, seleccione Liquidar guía se visualiza listado con las facturas que conforma la guía.
8. Verifique las facturas y proceda a ingresar el estatus de cada una de ellas.
9. Una vez realizada la asignación de estatus a todas las facturas haga clic sobre el botón .
   
   
   
   
10. Autorice y finalice el proceso de liquidación.
    • Ingrese y confirma su clave de usuario.
    • Registre el pago en bolívares del despacho realizado.
    • Confirme finalización del proceso
      
      
    • Se imprimen el reporte Relación de facturas al cobro por compañía, emitiendo un listado de las facturas pendientes por cobrar y las facturas ya cobradas (cobros contra camión).
      
      
      
      

Nota: Para poder liquidar una guía de despacho satisfactoriamente es requerido que todas las facturas tengan establecido un estatus. (Véase -> Asignación de estatus en las facturas)

Asignación de estatus en las facturas

El estatus de la factura durante el proceso de liquidación de la guía de despacho, define las condiciones de entrega y cobranza de la mercancía entregada al cliente.

• Clientes con condiciones de crédito abierto pueden recibir la mercancía total (Estatus FIRMADA) ó parcialmente (Estatus FIRMADA-P).
• Los clientes pueden optar por realizar una devolución total del despacho justificado por algún motivo valido (Estatus DEVUELTA).
• Es posible realizar la cobranza de la mercancía al momento de ser despachada (pagos contra camión), los clientes pueden realizar esta operación a través de un depósito previo al despacho ó la emisión de un cheque con el monto total (Estatus PAGADA) ó parcial (Estatus PAGADA-P) de la factura según sea acordado con el vendedor ó motivo justificado de devolución parcial .

Factura firmada total

• Visualizada la pantalla para asignación del estatus sobre la factura seleccionada realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la opción FIRMADA del campo Estatus.
2. Seleccione la opción TOTAL del campo Tipo de firma.
3. Indique la fecha de entrega de la mercancía.
4. Haga clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el proceso de asignación del estatus.
   
   
   
   
5. Haga clic sobre el botón Aceptar, del mensaje informativo visualizado.
6. La factura ya posee un estatus asignado.
   
   
   
   
7. Realice esta operación para todas las facturas que cuenten con esta condición en la guía de despacho.

Factura firmada parcial

• Visualizada la pantalla para asignación del estatus sobre la factura seleccionada realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la opción FIRMADA del campo Estatus.
2. Seleccione la opción PARCIAL del campo Tipo de firma.
3. Indique la fecha de entrega de la mercancía.
4. Identifique y seleccione el motivo por el cual se realiza la devolución de algún producto.
5. Ingrese las observaciones relacionadas con la devolución.
6. Haga clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el proceso de asignación del estatus.
   
   
   
   
7. Haga clic sobre el botón Aceptar, del mensaje informativo visualizado.
8. La factura ya posee un estatus asignado.
   
   
   
   
9. Realice esta operación para todas las facturas que cuenten con esta condición en la guía de despacho.

Factura devuelta

• Visualizada la pantalla para asignación del estatus sobre la factura seleccionada realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la opción DEVUELTA del campo Estatus.
2. Identifique y seleccione el motivo por el cual se realiza la devolución de algún producto.
3. Sí la factura queda destinada para ser anulada, seleccione la opción Para anular.
   • Al utilizar esta opción, la factura y su pre-factura podrán ser reutilizadas en otros procesos de precargas, estos registros quedaran identificados de un color rojo.
4. Ingrese las observaciones relacionadas con la devolución.
5. Haga clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el proceso de asignación del estatus.
   
   
   
   
6. Haga clic sobre el botón Aceptar, del mensaje informativo visualizado.
7. La factura ya posee un estatus asignado.
   
   
   
   
8. Realice esta operación para todas las facturas que cuenten con esta condición en la guía de despacho.

Factura pagada total

• Visualizada la pantalla para asignación del estatus sobre la factura seleccionada realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la opción PAGADA del campo Estatus.
2. Seleccione la opción TOTAL del campo Tipo.
3. Indique la fecha de entrega de la mercancía.
4. Haga clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el proceso de asignación del estatus.
   
   
   
   
5. Haga clic sobre el botón Aceptar, del mensaje informativo visualizado.
6. La factura ya posee un estatus asignado.
   
   
   
   
7. Si se trata de un cliente categorizado cómo contribuyente especial y la factura posee impuesto, indica que debe existir un documento de retención de impuesto. Sí el cliente no realizo la entrega de dicho documento se debe seleccionar la opción No trajo retención.
   
   
   
   
8. Realice esta operación para todas las facturas que cuenten con esta condición en la guía de despacho.

Nota: Las facturas procesadas con este estatus se activaran en el proceso de Cobros contra camión a excepción de las facturas relacionadas a contribuyente especial sin documento de retención y las facturas pagadas con error en cheque, quedando pendientes por procesar.

Nota: Las facturas relacionadas a contribuyentes especiales y adjunten el documento de retención se les asignara el estatus PAGADA-R.

Factura pagada con devolución

• Visualizada la pantalla para asignación del estatus sobre la factura seleccionada realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la opción PAGADA del campo Estatus.
2. Seleccione la opción CON DEVOLUCIÓN del campo Tipo.
3. Indique la fecha de entrega de la mercancía.
4. Identifique y seleccione el motivo por el cual se realiza la devolución de algún producto.
5. Ingrese las observaciones relacionadas con la devolución.
6. Haga clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el proceso de asignación del estatus.
   
   
   
   
7. Haga clic sobre el botón Aceptar, del mensaje informativo visualizado.
8. La factura ya posee un estatus asignado.
   
   
   
   
9. Si se trata de un cliente categorizado cómo contribuyente especial y la factura posee impuesto, indica que debe existir un documento de retención de impuesto. Sí el cliente no realizo la entrega de dicho documento se debe seleccionar la opción No trajo retención.
   
   
   
   
10. Realice esta operación para todas las facturas que cuenten con esta condición en la guía de despacho.

Nota: Las facturas procesadas con este estatus se activaran en el proceso de Cobros contra camión a excepción de las facturas relacionadas a contribuyente especial sin documento de retención y las facturas pagadas con error en cheque, quedando pendientes por procesar.

Factura pagada con error en cheque

• Visualizada la pantalla para asignación del estatus sobre la factura seleccionada realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la opción PAGADA del campo Estatus.
2. Seleccione la opción ERROR EN CHEQUE del campo Tipo.
3. Indique la fecha de entrega de la mercancía.
4. Haga clic sobre el botón Aceptar para finalizar con el proceso de asignación del estatus.
   
   
   
   
5. Haga clic sobre el botón Aceptar, del mensaje informativo visualizado.
6. La factura ya posee un estatus asignado.
   
   
   
   
7. Realice esta operación para todas las facturas que cuenten con esta condición en la guía de despacho.

Nota: Las facturas procesadas con este estatus se activaran en el proceso de Cobros contra camión a excepción de las facturas relacionadas a contribuyente especial sin documento de retención y las facturas pagadas con error en cheque, quedando pendientes por procesar.

Guías con devoluciones parciales

Guia con devolucion parcial.png Proceso de guías con devoluciones parciales.

1. Primero ingrese al sistema T3 como Jefe de almacén.
2. Seleccione en Notificadores, Guías con devoluciones parciales (Número de guías). Se abre la ventana Guía con devoluciones parciales.
3. Seleccione la guía.
4. Haga doble clic en la guía seleccionada. Se abre la pantalla de mantenimiento de Detalles.
5. Haga clic en el botón al lado de producto. Se abre la ventana Consulta de producto.
6. Seleccione el producto de la lista.
7. Haga doble clic en el producto seleccionado.
8. Seleccione el cuadro de texto Cajas o Unidades e introduzca la cantidad de cajas devueltas.
9. Presione la tecla Enter.
10. Haga clic en el botón Guardar.
11. Ingrese su clave de usuario.
12. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el mensaje de información Transacción guardada correctamente´´.
13. Haga clic en el botón aceptar.
14. Seleccione si fuese el caso la siguiente factura de la guía con devolución parcial y realice el mismo procedimiento anterior.

Aprobación

Aprobar guías a liquidar

Proceso de aprobación de guías a liquidar.

1. Primero ingrese al sistema T3 como Jefe de almacén´´.
2. Seleccione en Notificadores, Guías por aprobar (Número de guías). Se abre la ventana Guía por liquidar.
3. Seleccione la guía.
4. Haga clic con el botón derecho del ratón en la guía seleccionada.
5. Seleccione Liquidar guía de la lista. Se abre la pantalla de mantenimiento de Detalles.
6. Haga clic en el botón al lado de producto. Se abre la ventana Consulta de producto.
7. Seleccione el producto de la lista.
8. Se abre la pantalla de mantenimiento de Detalle.
   1. Verifique la guía y luego proceda a liquidarla.
9. Haga clic en el botón Liquidar Guía.
10. Ingrese su clave de usuario.
11. Haga clic en el botón Aceptar.
12. Realice el proceso de impresión. Se abre el mensaje de confirmación ¿Se imprimió correctamente la relación de facturas de la guía de despacho?.
13. Haga clic en el botón Sí. Se abre el mensaje de información La operación fue realizada correctamente.
14. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el mensaje de información A continuación se mostrará el informe “Devoluciones en la guía” para imprimir.
15. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el informe devoluciones en la guía.
16. Haga clic en el botón Imprimir.
17. Realice el proceso de impresión.
18. La guía esta aprobada.

Aprobar devoluciones en ventas

Proceso de aprobación de devoluciones en ventas.

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente financiero.
2. Seleccione en Notificadores, Devoluciones en ventas por aprobar (Número de devoluciones). Se abre la ventana Devoluciones en ventas.
3. Haga clic en el botón por aprobar.
4. Seleccione la guía.
5. Haga doble clic en la guía seleccionada. Se abre la pantalla de mantenimiento de Detalles.
6. Haga clic en el botón Firmar.
7. Ingrese su clave de usuario.
8. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el mensaje de información Transacción guardada correctamente.
9. Haga clic en el botón Aceptar.
10. Realice si fuese el caso la misma operación para aprobar mas devoluciones en ventas.

Rechazar

Rechazar de devoluciones en ventas

Proceso de rechazar de devoluciones en ventas.

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente financiero.
2. Seleccione en Notificadores, Devoluciones en ventas por aprobar (Número de devoluciones). Se abre la ventana Devoluciones en ventas.
3. Haga clic en el botón por aprobar.
4. Seleccione la guía.
5. Haga doble clic en la guía seleccionada. Se abre la pantalla de mantenimiento de Detalles.
6. Haga clic en el botón Rechazar.
7. Ingrese su clave de usuario.
8. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el mensaje de información ‘’Transacción guardada correctamente’’.
9. Haga clic en el botón Aceptar.
10. Realice si fuese el caso la misma operación para rechazar mas devoluciones en ventas.

Imprimir

Impresión de NR devoluciones en ventas

NR devoluciones en ventas por imprimir.png

Proceso de impresión de NR por devoluciones en ventas.

1. Primero ingrese al sistema T3 como Gerente financiero.
2. Seleccione en Notificadores, NR devoluciones en ventas por imprimir (Número deNR). Se abre la ventana Imprimir en lote (todas las NR por devoluciones en ventas por imprimir.
3. Seleccione y marque la casilla en la columna Imprimir (Puede seleccionar todas las casillas si lo prefiere).
4. Haga clic en el botón Imprimir.
5. Ingrese su clave de usuario.
6. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el mensaje de información se va a proceder a imprimir las NR. Coloque el formato de hojas debido para este documento.
7. Haga clic en el botón Aceptar.
8. Realice el proceso de impresión. Se abre el mensaje de requerimiento ¿La impresión fue realizada correctamente?.
9. Haga clic en el botón Sí.
10. Impresión realizada.

Impresión NC de devoluciones en ventas

Proceso de impresión de NC por devoluciones en ventas.

• Diríjase a Imprimir en ¿Cómo generar una Nota de Credito en CxC? (T3WIN)

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