Anulación de facturas
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NORMAS GENERALES
1. Las facturas de posible anulación tendrán un lapso máximo de cuarenta y ocho (48) horas, para el proceso de indagación de las razones por las cuales se procedería a su invalidación.
2. La única persona autorizada en la compañía para la anulación de facturas será el Jefe de Crédito y Cobranzas, previa consulta con el cliente y aprobación de los Gerente de Comercialización y de Recursos Financieros.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Jefe de Crédito y Cobranzas tendrá un lapso máximo de 48 horas, para el proceso de indagación de las razones por las cuales se procedería a anular las facturas.
2. El Gerente de Recursos Financieros evaluará y determinará el monto a cancelar de la guía (flete), en caso de existir facturas devueltas (por posible anulación) o a ser reenviadas; realizará las indagaciones correspondientes y en función a estas se efectuará el pago de dichas facturas, se considera como soporte para la cancelación del flete (transportistas externos) correspondiente en los casos de facturas devueltas el “Formato de Devoluciones”, el cual especifica la razón de la devolución (es obligatorio que el Transportista haga firmar y sellar al cliente el formato en señal de su visita al mismo, para poder cancelar el flete de tales facturas).
3. El Gerente de Recursos Financieros tiene la responsabilidad de enviar al Administrador de Ventas, las facturas de posible anulación mientras efectúa el proceso de indagación de las razones por las cuales se procedería a la anulación de las mismas y al Jefe de Almacén las que deberán ser reenviadas nuevamente a los clientes.
4. El Gerente de Recursos Financieros será el responsable del control, recepción y trámites administrativos de las facturas a ser anuladas, siempre y cuando estas contengan una explicación firmada por el Gerente de Comercialización en señal de aprobación.
5. El Jefe de Crédito y Cobranzas deberá recibir de la Gerencia de Recursos Financieros, las facturas a ser anuladas, previamente aprobadas por la Gerencia de Comercialización, para así proceder a su anulación a nivel de sistema y realizar la emisión del asiento contable. Dicho soportes deberán ser archivados diariamente.
