Archivo de Expedientes
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NORMAS GENERALES
1. Los expedientes de los trabajadores deberán contener la siguiente documentación e información:
•Solicitud de Empleo debidamente llenada y firmada por trabajador y supervisor inmediato. •Resumen Curricular. •02 Fotografías tipo carnet. •02 Referencias Personales. •Constancias de estudios. •Constancias de trabajos anteriores. •02 Copias en hoja completa de la Cedula de Identidad legible y ampliada. •Certificado de Salud Original vigente. •Curso de Manipulación de Alimentos (Personal obrero) •Carta de domiciliación. •Carta de Buena Conducta emitida por el Consejo Comunal de la zona donde reside (personal obrero). •Copia de documento propiedad del vehiculo (personal de ventas). •Copia Forma 14-02 por ingreso del trabajador al Seguro Social Obligatorio. •Planilla de egreso del Seguro Social del Anterior Trabajo (Forma 14-03). •Acta de Matrimonio o Constancia de concubinato (según el caso). •Partida de Nacimiento de hijos menores. •Contrato de trabajo firmado por representante de la empresa y el trabajador. •Comprobantes de pagos por cualquier concepto (sueldos, vacaciones, utilidades, préstamos, intereses sobre prestaciones sociales, liquidación prestaciones sociales, etc.). •Carta firmada y con huella dactilar del trabajador, donde autoriza a la empresa a capitalizar sus prestaciones sociales en la Contabilidad de la Empresa. •Carta firmada y con huella dactilar del trabajador, donde conste información del monto que se le acreditó en la contabilidad, por concepto de prestación de antigüedad. •Carta firmada y con huella dactilar del trabajador, donde comunica a la empresa que no utilizará el Beneficio del pago de Guardería establecido en la LOT.(si fuere el caso) •Carta firmada y con huella dactilar del trabajador, donde se hace constar que esta en conocimiento del procedimiento del pago de Utilidades. •Carta firmada y con huella dactilar del trabajador, donde se hace constar que se le comunicó el procedimiento de pago del Beneficio de Guarderías. •Carta firmada y con huella dactilar del trabajador, donde se hace constar que se le comunicó el procedimiento para el permiso de paternidad. •Exámenes médicos Pre-empleo, pre y post vacacionales y egreso (según el caso) autorizados por la empresa donde prestará servicios. •Croquis del Recorrido habitual del trabajador con huella dactilar y firma del trabajador. •Descripción del cargo del trabajador, con firma de aceptación y huella dactilar del trabajador. •Notificación de Riesgos de acuerdo al cargo con firma y huella dactilar del trabajador. •Procedimientos seguros de trabajo con huella dactilar y firma del trabajador. •Constancia de entrega de ropa de trabajo y equipos de protección personal con huella dactilar y firma del trabajador. •Copia de cursos de adiestramiento y capacitación. •Copia de AR-I (trabajadores contribuyentes ISLR) firmado por el trabajador. •Copia de AR-C con firma del trabajador como recibido. •Copia Forma 14-03 por egreso del trabajador del Seguro Social Obligatorio (cuando el trabajador se retire de la empresa).
2. Solamente tendrán acceso a los expedientes de los trabajadores, las personas autorizadas por el Jefe de Personal y/o Gerente de Administración.
3. Todos los archivos del personal deberán estar resguardados.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Jefe de Personal será responsable de abrir y mantener actualizado un expediente para cada uno de los trabajadores que presten sus servicios en la compañía. En dicho expediente deberá archivar el original o en su defecto una fotocopia de cada uno de los documentos que ha consignado el trabajador, así como también otros documentos que el trabajador genere durante su estadía en la empresa.
2. El Jefe de Personal será el responsable de la custodia de los expedientes de los trabajadores de la compañía y de los contratos, así como de la confidencialidad debida de la información plasmada en estos.
3. El Jefe de Personal velará por la buena conservación de los documentos contenidos en los expedientes.
4. El Jefe de Personal clasificará los expedientes de acuerdo al tipo de nómina al cual pertenece el Trabajador.
5. El Jefe de Personal mantendrá un control de todos los expedientes solicitados por las personas autorizadas en la compañía.
6. El Jefe de Personal determinará, en la oportunidad que sea necesario, los expedientes que pasaran al archivo muerto.
