Archivos muertos y/o confidenciales
De SodiWiki
MARCO LEGAL
POLÍTICAS
1. Establecer medidas de control que permita regular el Archivo Muerto de las Dependencias o Departamentos.
2. Mantener de manera ordenada y accesible la información que se envían en cajas de archivo muerto para resguardo y custodia.
3. Establecer un control sobre toda aquella documentación identificada como “Archivo Muerto” que por su antigüedad requiere ser almacenada.
4. Las responsabilidades acordadas son de alcance general y de obligatorio cumplimiento por parte de todos los involucrados en el proceso (Administración, Contabilidad y Coordinación Administrativa de Almacén).
5. Los Expedientes Jurídicos cuyos casos estén vigentes tendrán que ser conservados en las oficinas del Departamento Jurídico de la empresa, hasta que se resuelvan de manera definitiva.
6. Todas las cajas, contentiva de los expedientes, que van a ser trasladas al archivo muerto deben ser identificadas según lo establecido en las normas.
7. No está permitido el acceso al área destinada al archivo muerto a personas externas, ni personal interno no autorizado.
8. Las cajas contentivas del archivo muerto deben mantenerse alejadas de los montacargas, combustible, trapos o estopas engrasadas y de otros productos inflamables.
PROCEDIMIENTOS
NORMAS GENERALES
1. Solamente tendrán acceso a los archivos confidenciales, relacionados con la parte administrativa, las personas autorizadas por la Junta Directiva o la Gerente de Administración. En cuanto a los archivos confidenciales relacionados con la Junta Directiva sólo tendrán acceso el Presidente, los miembros de la Junta Directiva o el Abogado Corporativo, previa autorización.
2. Al terminar el periodo de auditoría en la empresa (Junio), el Gerente de Administración tendrá la obligación de notificar al Contador y a las personas autorizadas de cada departamento, en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, para que acudan a revisar los archivos que se encuentran caducos en resguardo del Almacén y en caso de no existir inconveniente proceder a su destrucción.
3. La empresa habilitara un espacio en el almacén, para la ubicación del archivo muerto.
4. El Coordinador Administrativo de Almacén en conjunto con el Contador, serán los responsable de llevar un control de las Entradas y Salidas de Archivo Muerto en el Almacén.
5. Es requisito indispensable para enviar al archivo muerto, la elaboración y presentación del formulario Solicitud de documentos al Archivo Muerto (OYMF-081), el cual debe estar debidamente firmado por los entes responsables.
6. Los expedientes que van al archivo muerto, tienen que llevar un número de correlativo por cajas y por tipo de contenido, a fin de facilitar el proceso y registro (Ver formulario OYMF-079).
7. Los documentos deben ser archivados y clasificados por periodos fiscales. Dicho periodo está comprendido desde Abril de cada año hasta Marzo del año siguiente.
8. La única persona autorizada en la compañía para la destrucción de los documentos existentes en el archivo muerto será el Contador, previa consulta con Gerente de Administración y la fecha de caducidad se establecerá según la información suministrada en el formulario Registro para Archivo Muerto (OYMF-080).
9. Todas las entradas y salidas de documentos del archivo muerto deben estar registradas en el formulario diseñado para tales efectos.
10. De toda la documentación que fue destruida en virtud de estar caducada, se deberá de levantar un acta en la cual se detallen los documentos eliminados y la misma, deberá estar validada por la Dirección y Gerencia de la empresa y archivada y resguardada por la Coordinación Administrativo de Almacén.
11. El Coordinador Administrativo de Almacén no está facultado a dar ingreso a ninguna persona sin previa aprobación del Gerente de Administración u otra persona autorizada para tales efectos.
FLUJOGRAMAS PROCEDIMENTALES
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Gerente de Administración llevará un estricto seguimiento y control sobre la gestión del archivo muerto.
2. El Gerente de Administración tiene la responsabilidad de supervisar todas las entradas y salidas del archivo muerto en el Almacén.
3. El Gerente de Administración será el responsable de efectuar la inspección física del archivo muerto cuando así se requiera.
4. El Gerente de Administración será responsable de verificar la fecha de caducidad de los diferentes documentos, según la normativa legal existente y en caso de colisión entre dos o más Leyes, se tomará la que indique un lapso mayor de caducidad, a lo que siempre se sumará un nuevo año, a fin de prever cualquier eventualidad.
5. El Contador será el responsable de la verificación de los datos que conforman el contenido de las cajas a ser archivadas.
6. El Contador es el único facultado para la destrucción del Archivo Muerto caducado en almacén.
7. Una vez chequeada e ingresadas en el Almacén, las cajas para el archivo, el Coordinador Administrativo de Almacén, procederá a ubicarla en el lugar asignado para su guarda para su custodia.
8. El Coordinador Administrativo de Almacén será responsable de todas las cajas de archivo muerto, a él entregado, para su guarda y custodia.
9. El Coordinador Administrativo de Almacén será el responsable de la elaboración del formulario Registro para Archivo Muerto (OYMF-080).
10. El Coordinador Administrativo de Almacén llevará un libro de novedades, en el cual indique: motivo, hora, nombre, cedula y firma de toda persona que ingrese y salga del área del archivo muerto, para información y consultas posteriores por parte de las unidades interesadas.
11. El Coordinador Administrativo del Almacén deberá estar atento a las entradas y salidas de las carpetas o cajas contentivas de los documentos sobre la cual es responsable, razón por la cual no deben estar maltratadas ni extraviadas.
12. El Coordinador Administrativo de Almacén deberá chequear: el perfecto estado de la caja y la fecha de vencimiento así como la adecuada ubicación en el lugar correspondiente.
13. El Coordinador Administrativo de Almacén no deberá recibir ningún archivo muerto, si el mismo no está respaldado por los entes autorizados.
14. Anualmente, el Contador y el Gerente de Administración revisaran el listado de archivos muertos para proceder a la eliminación de los ya vencidos.
