Caja chica
De SodiWiki
NORMAS GENERALES
1. La compañía creará fondos fijos de caja chica para los casos de desembolsos por cantidades pequeñas que no justifiquen la elaboración de un cheque. Se tomará en consideración el monto establecido como límite mínimo por la Superintendencia de Bancos para la emisión de tales cheques fijado en más de veinte bolívares (Bs. 20,00).
2. Cada fondo fijo de caja chica deberá ser responsabilidad de una sola persona.
3. La entrega de los fondos de caja chica se hará mediante un Acta, la cual será firmada por el responsable de la misma, en señal de conformidad con lo ahí planteado así mismo firmará la persona que esta haciendo la entrega de los fondos.
4. La compañía mantendrá todos los fondos de caja en base a importes fijos.
5. Se prohíbe a los tenedores de fondos el incluir en la caja chica ingresos en efectivos o dinero de cualquier otra fuente.
6. De los fondos de caja chica no deberá permitirse el cambio de cheques a trabajadores o a terceras personas como tampoco efectuar prestamos al personal.
7. Para las reposiciones de fondos se establece lo siguiente:
• El fondo de caja chica será el suficiente para realizar un máximo de dos (2) reembolsos a la semana. • Deberán ser aprobadas por personas autorizadas, distintas a los Custodios, quienes deberán realizar una adecuada
inspección de los comprobantes justificativos de los pagos.
• Todo desembolso debe ser soportado con sus facturas originales y el Recibo de Egreso en prueba de haber entregado el efectivo.
8. En los casos en que se demostrase un faltante en el arqueo de los fondos de caja chica, la compañía descontará por nómina, al Custodio responsable de la misma, el monto equivalente al faltante.
9. Tres diferencias continuas en la evaluación de los fondos conllevará al retiro de la caja chica en poder del Custodio y se estudiarán las medidas pertinentes del caso.
10. Toda apertura o incremento de caja chica deberá ser aprobado por la Dirección de Administración y Finanzas.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Custodio de la caja chica deberá resguardar en un cofre de seguridad, bajo llave, el dinero y la documentación que soporta los gastos.
2. El Custodio de la caja chica deberá inutilizar los documentos de respaldo o soportes de un reembolso, con un sello húmedo que diga Pagado y Fecha. Esto es con la finalidad de evitar el uso posterior para amparar nuevos pagos.
3. El Custodio de la caja chica velará porque todos los desembolsos estén debidamente justificados o respaldados con facturas (originales) y su respectivo Recibo de Egreso, aprobados por firmas autorizadas.
4. El Custodio de caja chica evaluará a través de un informe al Gerente de Administración la insuficiencia del fondo, respetando la norma de reposición máxima de 2 veces por semana.
5. Las firmas autorizadas de la compañía deberán hacer una inspección previa de los comprobantes justificativos de los pagos.
6. Los Beneficiarios tienen la obligación de firmar los comprobantes de pago originados por el gasto realizado.
7. El Contador deberá realizar arqueos, frecuentes y sorpresivos, a los fondos fijos de caja chica.
8. El Contador, responsable del arqueo, contará físicamente y examinará el dinero en efectivo, cheques, facturas, comprobantes, etc. que se encuentran en poder del Custodio. Mientras dure el arqueo, el Custodio deberá permanecer presente. No deberá permitirse que se aparte del lugar por ninguna razón.
9. El Contador dejará evidencia del arqueo realizado, elaborando el formulario “Arqueo de Fondos de Caja Chica”.
10. El Gerente de Administración deberá mantener en su poder copia de la llave donde se resguarde la caja chica.
11. El Gerente de Administración deberá supervisar y controlar, todos los desembolsos originados por la caja chica.
12. El Gerente de Administración deberá solicitar la apertura o incremento de caja chica a la Dirección de Administración y Finanzas.
