Compra de propiedad, planta y equipos
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NORMAS GENERALES
1. Toda tramitación de compras será efectuada, únicamente, mediante la Solicitud de Compras y deberá señalarse el uso que se le dará a la mercancía a ser adquirida (Clasificación).
2. Toda Solicitud de Compras deberá ajustarse a las normas establecidas en la compañía.
3. El incremento o disminución de la cantidad de mercancía solicitada, se basará en las consultas previas que sobre la materia realice el Gerente de Administración, a fin de ajustarlo a la verdadera necesidad de estas.
4. Todas las compras de activos fijos en general mayores a doscientos mil de bolívares (Bs200.000,00), deberán llevar la aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas.
5. Toda adquisición de bienes muebles (mobiliario y equipos de oficina), que sea considerado de larga duración y cuyo monto supere la cantidad de cincuenta mil bolívares (Bs50.000), será considerado como activo, sin embargo, existen otros cuyo monto pueden ser inferior al mencionado anteriormente y sobre los cuales se mantendrá un control.
6. Las sillas, escritorios y archivos, deberán ser considerados como activos. Así mismo, todos los equipos de computación (ejemplo: los reguladores, los ups, tarjetas madre, memoria) formaran parte del activo.
7. Toda mercancía viaja por riesgo y cuenta del Proveedor hasta la recepción en el Almacén de la compañía.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. La Unidad solicitante será la responsable de la elaboración de la Solicitud de Compras y la obtención de la firma de autorización de su supervisor inmediato.
2. El Encargado de Compras preparará y mantendrá, al día, un registro de Proveedores. Dicho registro deberá ser utilizado en todo proceso de compra que efectúe la compañía.
3. El Encargado de Compras contactará (telefónicamente o por escrito) a los diversos Proveedores, a objeto de evaluar la garantía, precio, calidad y condiciones de pago de la mercancía a ser adquirida.
4. El Encargado de Compras deberá solicitar, por lo menos, tres (3) cotizaciones y registrar en la Solicitud de Compras, en la parte correspondiente a “Datos de la Cotización” toda la información referente a la compra del material solicitado.
5. El Encargado de Compras negociará las condiciones de compras, con exigencias de crédito a beneficio de la compañía.
6. El Encargado de Compras tramitará la compra mediante la elaboración de una Orden de Compra. En la misma dejará claramente expresada las especificaciones y condiciones bajo las cuales coloca el pedido. No permitirá modificaciones de las especificaciones, condiciones, entregas, precios, calidad y/o cantidad de la misma.
7. El Encargado de Compras controlará las Órdenes de Compra y velará porque las mismas estén prenumeradas.
8. El Encargado de Compras deberá mantener un archivo (Por unidad administrativa) de las Solicitudes de Compras, Ordenes de Compras y todos los documentos concernientes a las compras, para información y consultas posteriores por parte de las unidades correspondientes.
9. El Encargado de Compras tendrá la responsabilidad de remitir las Órdenes de Compras realizadas, con sus respectivos soportes, al Gerente de Administración para su revisión y aprobación.
10. El Gerente de Administración deberá comprobar si las Solicitudes de Compras efectuadas, se ajustan a una necesidad real.
11. El Gerente de Administración será responsable de la aprobación, control y seguimiento de las Solicitudes de Compra.
12. El Gerente de Administración preparará, cuando sea necesario, un análisis de las cotizaciones recibidas y lo presentará a la Dirección de Administración y Finanzas para la toma de decisión.
13. El Gerente de Administración deberá remitir al Encargado de Compras, toda Solicitud de Compras aprobada, para que proceda a la elaboración de la Orden de Compra.
14. El Gerente de Administración será responsable, de la revisión y aprobación de las Órdenes de Compra emitidas.
15. El Gerente de Administración, en los casos en los cuales no considere procedente la compra, informará al Supervisor correspondiente al área administrativa que solicitó la compra, las causas por las cuales no se procesó la Solicitud de Compras.
16. El Encargado de la custodia de los suministros y artículos de oficina mantendrá un inventario de todos los materiales y será responsable de mantener en existencia las cantidades mínimas de los materiales de oficina y de limpieza.
