Contratación y Control de Transportistas Externos
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POLÍTICAS
1. Es de carácter obligatorio que los Transportistas (Chóferes y Ayudantes), se reserven el lugar de destino y los volúmenes en mercancía, de los viajes a realizar. Aquel que no cumpla con los valores de confidencialidad, lealtad y compromiso con la compañía no podrá otorgársele carga alguna. (Sin excepción).
2. Es de carácter obligatorio que el Transportista a ser contratado, posea un Registro Mercantil, no podrá contratarse Transportistas que funjan como persona natural. (Sin excepciones).
3. Las empresas transportistas que prestan servicio de entrega son contratadas para un solo viaje, es decir, sus obligaciones para con nuestra empresa cesan en el momento de devolver las facturas y la mercancía devuelta del cliente (si aplica) en buen estado, tal como se les entrego.
4. Sin perjuicio por lo anterior, se entiende que la satisfacción del servicio prestado por la empresa de Transporte a la empresa, puede generar futuros contratos de entrega que no serán en ningún modo vinculantes y así lo acepta expresamente la empresa Transportista.
5. Las empresas transportistas deben presentar una oferta de servicios por escrito a ser estudiada por la empresa; una vez efectuado el estudio de su oferta, la empresa aprobará su ingreso a nuestra base de datos y esta de parte de la empresa transportista proveernos de la información exacta para su ubicación, en cuanto exista disponibilidad para el siguiente viaje.
6. Si la empresa transportista no envía al conductor y su ayudante en el momento que la empresa contratante lo requiera, La Empresa estará en su derecho de contratar a otra empresa transportista para que se ocupe del despacho.
7. El contrato lleva implícito, la buena fe que tiene la empresa transportista de dar un servicio de alta calidad: recepción completa de la mercancía, entrega oportuna y sin faltantes, cuidar la integridad de la unidad de transporte, prevención de accidentes, cumplimiento de las leyes de transito, excelente trato para con los clientes involucrados en las entregas, etc.; si en algún momento existiera duda por parte de la empresa de la buena fe de la empresa transportista, será razón suficiente para no otorgar nuevos viajes a la empresa transportista, sin que ello genere reclamo alguno.
8. La cantidad de dinero a pagar a la empresa transportista por parte de la empresa, se especifica mediante tarifas al comienzo del contrato, y serán descontadas a éste las cantidades de dinero que resultaren de faltantes de mercancía luego de los despachos y faltantes.
9. La empresa de transporte se compromete y se obliga a cumplir fielmente con las normas de la Ley de Transito Terrestre y su Reglamento así como las demás Resoluciones y normas sobre la materia emanadas de Autoridades Publicas, siendo el única responsable de cualquier violación o hecho punible que trasgreda las normas citadas.
10. EL Transportista (contratado) será el único patrono o empleador del personal que directa o indirectamente contrate para el cumplimiento de las obligaciones contraídas conforme al contrato de servicio. En tal virtud, la Empresa no es ni intermediario ni contratista de Transportista, y en tal virtud no es solidariamente responsable de las obligaciones que el Transportista contraiga con su personal contratado.
NORMAS GENERALES
1. Los documentos necesarios para la contratación de Transportistas externos, que prestan servicio de flete a la compañía, son los siguientes:
• Registro mercantil (actualizado de la empresa de transporte). • Registro de información fiscal. R.I.F. (Fotocopia). • Registro de la Empresa de Transporte en el Instituto de Seguro Social. • Foto tipo carnet del Chofer y Ayudante. • Cédula de identidad del Chofer y Ayudante. (Fotocopia. La C.I. debe estar vigente). • Titulo de propiedad del camión (Fotocopia). • Carnet de circulación del camión. (Fotocopia). • Licencia de conducir del Chofer. (Fotocopia; la misma debe estar vigente). • Certificado medico vial. (Fotocopia; el mismo debe estar vigente). • Constancia de una revisión del camión, emitida por el C.I.C.P.C.(Fotocopia, ésta no debe tener más de tres meses de antigüedad). • Certificado de salud, emitido por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social. (Fotocopia; el mismo debe estar vigente). • Permiso Sanitario de Transporte • Certificado para la manipulación de alimentos • Carta de buena conducta emitida por la prefectura del lugar donde reside. (Original). • Dos cartas de recomendación de trabajos anteriores. (Originales). • Dos referencias personales. (Originales). • Dos referencias comerciales. (Originales). • Una referencia bancaria. (Original, de no más de tres meses de antigüedad). • Teléfono móvil (celular) preferiblemente con línea Movistar. • Póliza de Responsabilidad Civil. (Fotocopia).
2. Todos los documentos deberán ser verificado para certificar la veracidad de los mismos y deberán ser anexados al expediente del Transportista.
3. El vehículo del Transportista (contratado) debe estar provisto de un compartimiento de carga metálico que impidan la visibilidad del contenido de la carga, así mismo tener instalado por lo mínimo dos (2) sistemas de seguridad en su unidad de transporte, los cuales deben funcionar en perfecto estado y debidamente conectados.
4. Es de carácter obligatorio, que los Transportistas que presten servicio a la compañía, posean un teléfono celular, con la finalidad de poder comunicarse y comunicarnos, al momento de suscitarse algún problema con el despacho de mercancía.
5. Es de carácter obligatorio, que al momento de la contratación de los Transportistas, estos aperturen una cuenta bancaria (ahorro y/o corriente) a nombre de la compañía de transporte, en el banco seleccionado por la compañía, para cancelar, directamente en cuenta, sus servicios los días viernes de cada semana.
6. Es de carácter obligatorio que el vehiculo se encuentre full de combustible al momento de llegar a la compañía para efectuar la carga de la mercancía, el Jefe de Almacén no autorizará la carga del vehiculo si no presenta el tanque full.
7. Para autorizar la entrada y salida del vehículo del Transportista a los almacenes de la compañía y proceder a la carga y descarga, deberán tener obligatoriamente un ayudante (como mínimo), quien debe ser mayor de edad y apto para trabajar. No se autorizará la salida al camión si no se cumple esta norma.
8. Las cargas deberán realizarse para un periodo (ruta de despacho) no mayor de dos (02) días máximo.
9. Durante el trayecto hacia el cliente, el Transportista y Ayudante deberán estar siempre en estado de alerta, es decir, en todo momento debe existir una constante vigilancia de la mercancía y facturas bajo su custodia.
10. Queda terminante prohibido realizar paradas de descanso o reabastecimiento en sitios desolados. En caso de observar cualquier persona o vehículo sospechoso, el Transportista debe reportarlo en el punto de control más cercano.
11. De interrumpirse las labores específicas de reparto, el Transportista estará en la obligación de estacionarse en un garaje público o privado a fin asegurar el resguardo de la mercancía.
12. En el caso de algún problema al momento de la entrega de la mercancía al cliente, el Transportista deberá comunicarse con la compañía (Jefe de Almacén o Gerente de Recursos Financieros o Gerente de Comercialización), para que esto(s), le solucionen el problema en el momento y sean ellos los que tomen la solución más favorable, por ningún motivo podrá el Transportista dejar la mercancía en el cliente si este no cumple con las condiciones estipuladas.
13. La entrega al cliente se efectuara en forma oportuna y evitando causarle molestias. Las cantidades de mercancías entregadas deben ser exactas y de acuerdo a las especificaciones de las facturas.
14. Todos los clientes deberán verificar la entrega de la mercancía y una vez conforme deberá firmar, fechar y sellar la factura.
15. Las guías de despacho, facturas, cheques, etc., deberán tratarse con cuidado, evitando cualquier deterioro de estos documentos y valores.
16. En caso de existir algún reclamo por parte del cliente, por mala entrega de mercancía o conducta irregular por parte del Transportista, la empresa se reserva en derecho de no darle la oportunidad de un nuevo despacho.
17. El pago por el servicio de fletes prestado se cancelarán, semanalmente, los dias viernes, en las oficinas de la compañía.
18. Al pago de Transportista se le hará un apartado del 10% del monto del flete por concepto de garantía del servicio del vehiculo, el cual será reintegrado con los intereses que genere a la tasa de intereses sobre prestaciones sociales dictaminada por Banco Central de Venezuela, en el momento de vencerse el contrato de servicio. Dicha garantía tendrá las siguientes características y condiciones:
• Los intereses que se generan serán sobre saldo final de cada mes.
• Le será entregado estados de cuenta mensual para su revisión y control, el cual tendrá un costo de Bs. 1,00.
• La condición para retirar del fondo de garantia, será únicamente bajo la modalidad de préstamos, con la finalidad de mantener siempre un saldo a favor.
• Los préstamos al fondo deberán ser solicitados con dos (2) días de anticipación, y deberá documentarse a través del formato establecido. Estos prestamos podrán ser únicamente para el mantenimiento y mejoras al Vehículo de Transporte.
• Para poder optar a la solicitud de préstamo al fondo de garantía, deben tener un mínimo de un mes aportando, y no podrá ser mayor al 75% del monto acumulado.
• El descuento de los préstamos se realizará en un plazo de diez (10) semanas.
• Los intereses serán cancelados al final de la segunda semana del mes de noviembre de cada año, así como también será cancelado el monto que exceda a quinientos bolívares (Bs.500,00) del monto acumulado, o al momento de vencerse el Contrato.
19. El pago de flete se realizará en función de la Guía de Despacho y entrega final de la mercancía asignada, considerando la evaluación y determinación de las facturas devueltas (por posible anulación) o a ser reenviadas. Se considera como soporte para la cancelación del flete correspondiente a estos casos el “Formato de Devoluciones”, el cual especifica la razón de la devolución, por lo que es obligatorio que el Transportista haga firmar y sellar al Cliente el “Formato de Devoluciones” en señal de su visita al mismo, para poder cancelárle el flete de tales facturas.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Transportista deberá tener vigentes todos los documentos legales necesarios para transportar la mercancía.
2. Los Transportistas (Chóferes y Ayudantes), deberán esperar fuera del área de la compañía, el turno correspondiente para realizar la carga y descarga del camión.
3. Es obligación del Ayudante del Chofer, facilitar las labores de carga y descarga del vehículo y proteger o cuidar la mercancía en transito hacia el cliente.
4. El Transportista, al momento de retirar el vehículo de los almacenes, deberá mostrar al Vigilante la guía firmada por el Jefe de Almacén, el Chofer y Ayudante, cotejando el Vigilante las firmas con las respectivas cédulas de identidad del Chofer y el Ayudante.
5. El Transportista deberá transitar obligatoriamente con un ayudante. Es responsabilidad de ambos estar pendiente de la mercancía en custodia.
6. El Transportista deberá estar presente en el momento de la carga del vehículo y firmará la guía de despacho como constancia de la entrega exacta de toda la mercancía referida en las facturas y guías; si el Transportista no esta conforme, puede exigir un nuevo conteo de las cajas entregadas, con la finalidad de que exista conformidad de la mercancía recibida del Almacén.
7. El Transportista llevará junto a las facturas, una copia de la precarga de la compañía, así mismo, este podrá efectuar en la precarga original cualquier observación que considere necesaria para que esta quede como evidencia.
8. El Transportista y el ayudante tienen la obligación de firmar la guía de despacho, a través de una nota al final de cada guía, la cual especifica lo siguiente:
Yo, __________________, de C.I.N°__________________ Chofer del camión _____________ y mi ayudante el Sr. ________________ de C.I. N° __________________ damos constancia fiel que hemos recibido la mercancía que conforma las facturas que se relacionan es esta guía, la cual se encuentran bajo nuestra custodia y responsabilidad.
9. El Transportista verificará, en caso que el cliente cancele contra camión, que el cheque contenga la fecha, que la cantidad en número y letra coincidan, que el nombre de la compañía se encuentre correcto y que el cheque esté firmado. Todo esto con la finalidad de evitar molestias e inconvenientes para él, para el cliente y la compañía.
10. El Transportista elaborará el recibo de cobro al cliente, en señal de pago cuando éste cancele contra camión.
11. El Transportista entregará al Jefe de Almacén, los cheques cobrados (contra camión), y éste lo entregará a la Gerencia de Recursos Financieros para ser depositado en la cuenta de la compañía.
12. Una vez efectuada la entrega de toda la mercancía, el Transportista deberá devolver todos los documentos y valores propiedad de la compañía. Estos serán entregados al Jefe del Almacén.
