Control de chequeras, emisión de cheques y pagos
De SodiWiki
POLÍTICAS
1. Una vez recibida las chequeras del Banco, éstas deben ser revisadas, a fin de controlar sus correlativos.
2. A todos los cheques se les debe colocar el sello húmedo con la leyenda: “No Endosable”.
3. Se debe llevar un control de las chequeras que están en físico la oficina.
4. Todos los pagos, sin excepción, deben ser emitidos a nombre del respectivo Beneficiario, por lo que queda prohibido la elaboración de cheques “al portador”.
5. Todos los cheques deberán ser validados por dos firmas autorizadas e indistintas. Antes de firmar cada uno de ellos deberá revisar si los documentos que respaldan el desembolso están en regla.
6. Todos los cheques deberán ser firmados primeramente por el Gerente de Administración y finalmente por el Gerente de Comercialización.
7. Queda prohibido firmar cheques antes que sean llenados totalmente en todos sus espacios o que no tengan sus soportes correspondientes.
8. Es de carácter obligatorio que toda emisión de cheque, transferencias bancarias (manuales o electrónicas) y débitos en cuentas (cheques de gerencia) sean contabilizados antes de solicitar las firmas autorizadas.
9. Todos los egresos deberán estar debidamente soportados con los documentos que respalde legalmente el mismo:
• En los casos de emisión de cheque deberá estar acompañado: la factura (Original), presupuesto o cotización (Original) si aplica, solicitud de emisión de cheque y comprobante de egreso.
• Transferencias bancarias (manuales o electrónicas) deberán ser soportadas por carta (contentiva de las firmas autorizadas), factura, nomina, reposición de gastos o anticipos y el asiento contable correspondiente.
• Débito en cuenta (cheques de gerencia para pago de tributos): deberán ser soportadas por carta donde se autorizó el débito en cuenta, la planilla de impuesto y el asiento contable correspondiente.
10. Todos los cheques emitidos deberán ser preindicados en el sitio web del banco de manera que sean confirmados.
11. Los cheques que no cumplan con lo establecido en los puntos 2, 3, 4 y 9 no deberán ser firmados.
12. Todos los cheques anulados pasarán por manos del Gerente de Administración, quien dará el visto bueno para la anulación.
13. Las chequeras estarán solo bajo la responsabilidad de la Gerencia y deberán estar en la caja fuerte o bajo llave.
NORMAS GENERALES
1. Toda chequera recibida deberá ser registrada en el sistema T3 Control de Chequeras.
2. Las chequeras (en uso y no utilizadas), solicitud de chequeras y formulario de Control de Chequeras deberán ser guardados, diariamente, una vez completada su información, en el lugar de seguridad que posee la compañía para tales fines.
3. Una vez firmados los cheques deberán enviarse a la persona encargada de entregarlo a los beneficiarios. Esta persona podría ser el Asistente Administrativo alguien diferente a quien elabora el cheque o los comprobantes de respaldo.
4. Los pagos que no justifiquen la elaboración de un cheque, no aplica para transferencias bancarias y débitos en cuenta, deberán ser tramitados por Caja Chica y presentar las facturas (Originales) que soporten al mismo. Las mismas deben cumplir con las disposiciones establecidas por el SENIAT.
5. No se podrá entregar ningún cheque al Proveedor sin que se obtenga a cambio el recibo de cobro (original).
6. Todo pago que supere la cantidad de tres millones de bolívares fuertes (Bs.F. 3.000.000), deberá tener la aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas.
7. Todos los cheques deben estar aprobados por la Gerencia de Administración.
8. Todo pago deberá estar soportado con los documentos originales y regidos bajo las normativa del SENIAT, además del asiento contable. (Sin excepción).
9. Todos los cheques emitidos que no hayan sido entregados deberán permanecer bajo la custodia de la Gerencia de Administración.
10. Todos los cheques anulados deberán ser entregados al Gerente de Administración para su información y trámites correspondientes según la política de anulación.
11. Todo pago electrónico deberá tener su soporte y su respectiva contabilización antes de ser aprobados en sitio web del banco por las firmas autorizadas.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Asistente Administrativo al recibir las chequeras del banco deberá verificar el número de cheques contenido en cada una, así mismo deberá colocarle a cada cheque el sello húmedo “No Endosable”.
2. El Asistente Administrativo entregará las chequeras, para su resguardo, a la Gerente de Administración.
3. El Asistente Administrativo deberá revisar el Control de Chequeras, diariamente, e informar a la Gerencia de Administración, en caso que haga falta reponer alguna chequera.
4. El Asistente Administrativo, en la oportunidad, que requiera anular un cheque debido a errores o por cualquier razón, procederá a mutilar el mismo en el área correspondiente a la firma autorizada y al número del cheque.
5. El Asistente Administrativo tiene la responsabilidad de entregar los cheques anulados al Gerente de Administración, de manera de dar el visto bueno para su archivo. El cheque anulado deberá ser archivado por orden numérico junto a las copias de aquellos que han sido pagados.
6. El Asistente Administrativo tendrá la responsabilidad de verificar la existencia de las chequeras y solicitará al banco las cantidades requeridas a objeto de mantener un stock mínimo de las mismas y mantendrá informada a la gerencia de administración.
7. El Asistente Administrativo, deberá llenar el talón de la chequera con la información fecha, beneficiario y monto, en caso de anulación deberá escribir en el talón la palabra "anulado".
8. El Asistente Administrativo, una vez terminada la chequera, entregará al Gerente de Administración el talón de las mismas. Quien guardará el mismo a objeto de consulta si así se requiriese.
9. El Asistente Administrativo preparará los cheques únicamente en virtud de comprobantes o solicitudes de cheque.
10. El Asistente Administrativo solicitará al Proveedor, la identificación (Carnet) y la carta de autorización de la compañía de outsourcing para poder efectuar el pago.
11. El Asistente Administrativo deberá llevar el control electrónico (Sistema T3) actualizados de los cheques entregados.
12. El Gerente de Administración velará porque se cumplan todas las políticas, normas establecidas para el Control de chequeras, emisión de cheques y pagos.
13. Las chequeras estarán solo bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administración y deberán estar resguardas en la caja fuerte o bajo llave.
