Despacho de mercancía y fletes
De SodiWiki
POLÍTICAS
1. El despacho de mercancía deberá ser realizado en forma diaria. Los despachos a zonas urbanas deben realizarse en un máximo de 24 horas y las zonas foráneas en un máximo de 32 horas.
2. Los camiones que han sido cargados en los almacenes de la Compañía y que por algún motivo no salieron a tiempo a su punto de destino, deberán OBLIGATORIAMENTE resguardarse dentro las instalaciones de la misma hasta el día siguiente que partan a su punto de destino (los vehículos no podrán salir después de las 4:00 PM y solo estará permitido la salida de los camiones cargados después de las 6:00 AM).
3. Los fletes deberán ser cancelados en función del tabulador de flete aprobado por la Dirección de Recursos Financieros.
NORMAS GENERALES
1. El área de despacho deberá estar ubicada al lado de la oficina del Almacén.
2. Deberá existir una(s) zona(s) de precarga, claramente demarcada con un espacio no menor de 4 x 4 mts.
3. Los vehículos de transporte al momento de ser liquidados, cargue o no cargue nuevamente, deben ser revisados.
4. Para las cargas que no ameriten un camión 350, deberán buscarse la cotización de flete de camionetas de menor capacidad (éstas solo aplicarán para las rutas más cercanas), con previa aprobación de la Gerencia de Recursos Financieros.
5. La compañía tendrá un Registro de Transportistas actualizado, para aquellas situaciones donde se deba prescindir de los Transportistas recurrentes, o se requiera despachar un volumen mayor de mercancía.
6. Los viajes más lejanos deberán ser efectuados, en lo posible, por los camiones propiedad de la compañía, o de compañías relacionadas.
7. Las facturas pendiente por entregar: no podrá ser mayor a un 10% de las ventas al cierre de mes. Al cierre fiscal de la compañía este renglón debe ser 0%.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Jefe de Almacén deberá revisar los vehículos de carga luego de ser liquidados.
2. El Jefe de Almacén enrutará las facturas a ser despachadas en función de la optimización del despacho. Así mismo, asignará a un asistente (Despachador) la emisión de la precarga (original y copia) que será entregada
3. El Despachador junto con el Jefe de Almacén entregarán una copia de la Precarga a cada Ayudante según la asignación de sus tareas y responsabilidades.
4. El Despachador solicitará la ubicación de la mercancía en la zona de carga donde será chequeada.
5. Los Ayudantes de Almacén serán los responsables de ubicar la mercancía de la precarga. Así como la ubicación en la zona de precarga asignada, así mismo deberán firmar y entregar, la copia de la precarga al Despachador (asistente), en señal de elaboración y culminación de la precarga.
6. El Despachador deberá hacer primero un conteo de la precarga, firmar el original de la misma y entregarlo junto con la copia (firmada por los ayudantes) al Jefe de Almacén.
7. El Jefe de Almacén conjuntamente, con el segundo Despachador (asistente, distinto al que verificó el primer conteo) y el Transportista verificarán que la mercancía preparada concuerde con la copia de Precarga y Guía de Despacho.
8. Es responsabilidad del Jefe de Almacén decidir si el ayudante debe comenzar a preparar otra Precarga o apoyar en la carga de camiones.
9. El Transportista chequeará la Guía de Despacho vs. Precarga y procederá a la revisión de la Precarga conjuntamente con el Jefe de Almacén o Asistente (Despachador).
10. El Transportista una vez verificada que la Precarga este completa y en perfecto estado (mercancía), procederá a la carga del vehículo, junto con su ayudante.
11. Para efecto de la carga de camiones, los Transportista deberán ingresar con ayudantes de acuerdo a la capacidad de su vehículo:
- Camiones 350: 1 Caleteros (chofer + ayudante) - Camiones 600, 750, 7000, etc.: 2 Caleteros (chofer + ayudantes)
12. El Despachador solicitará la mercancía según las facturas relacionadas en la Guía de Despacho, y comenzará junto al Transportista a la carga del camión según el orden de las rutas, los más lejos carga primero y la ruta más cerca se carga de último en el camión.
13. El Jefe de Almacén supervisará el cierre de las puertas del camión después de haber concluido su carga.
14. El Jefe de Almacén entregará al Asistente Administrativo las facturas, así como el original y la copia de la precarga. (Estas deben anexarse a la guía de despacho).
15. En caso de detectar durante la carga del camión la falta de algún producto, el Despachador (Asistente de Almacén), deberá detener la carga del camión e informar al Jefe de Almacén.
16. El Jefe de Almacén realizará una auditoria al camión e informará a la Gerencia de Recursos Financieros, los resultados y las responsabilidades de lo ocurrido.
17. El Jefe de Almacén, en el caso que la mercancía ubicada en la zona de precarga no entre en el camión, deberá realizar el cotejo de la mercancía que se encuentra en la zona de precarga con las facturas que no entraron y ordenará la entrada de la mercancía al Almacén y la colocación de la misma en su respectiva ubicación.
18. Es responsabilidad del Jefe de Almacén firmar las facturas (copia) que no entraron y entregarlas al Asistente Administrativo para su eliminación de la guía de despacho.
