Egreso de Asesores Comerciales
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NORMAS GENERALES
1. Las responsabilidades acordadas son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los involucrados en el proceso (Comercialización, Ventas, Administración, Crédito y Cobranzas, Almacén y Legal).
2. Todas las desincorporaciones de Asesores Comerciales estarán sujeta a consultas previas que sobre la materia realice la directiva de la compañía junto con el Gerente de Comercialización y el Abogado Corporativo.
3. Un Asesor Comercial egresado no deberá tener en su poder para la gestión de cobranza ningún documento tales: factura, notas de crédito, notas de debito, cheques devueltos, etc.
4. Los documentos de cobro de un Asesor Comercial egresado deberán traspasarse, inmediatamente, al Gerente de Área para sus gestiones correspondientes.
5. El proceso de auditoria de campo no deberá ser mayor de quince (15) días hábiles. En caso de ampliación del mismo solo será porque así lo amerita la investigación realizada y deberá tener la aprobación de las Direcciones de Comercialización, Recursos Financieros y Administración y Finanzas.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área deberán elaborar la planificación de la auditoria de campo dentro de un lapso correspondiente a veinticuatro (24) horas siguientes después de egresado un Asesor Comercial.
2. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área serán los responsables de auditar todo el equipo de trabajo (papelería, accesorios, facturas, etc.) de un Asesor Comercial, cuando este se encuentre en proceso de retiro.
3. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área, tiene la responsabilidad de emitir un Informe de Auditoria, por escrito una vez culminada la auditoria. Así mismo deberán comunicar a la brevedad posible al Gerente de Recursos Financieros todas las irregularidades detectadas en el proceso de auditoria.
4. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área deberán velar por que el Asesor Comercial consigne todas las facturas o documentos a él entregado para su gestión de cobro ante el cliente.
5. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área entregarán al Gerente de Recursos Financieros las muestras, el maletín y el material de trabajo retirado al Asesor Comercial.
6. El Gerente de Comercialización o el Gerente Área serán los responsables de remitir al Jefe de Crédito Cobranzas, con la brevedad que el caso amerite, toda la documentación consignada por el Asesor Comercial en la auditoria, a efecto de que se realicen los tramites administrativos correspondientes.
7. El Gerente de Comercialización o el Gerente Área, serán los responsables de la reasignación de los clientes y las facturas para su cobro a un nuevo Asesor Comercial. Así mismo deberá informar, por escrito, al Jefe de Crédito y Cobranzas sobre las reasignaciones realizadas.
8. El Jefe de Crédito y Cobranzas deberá hacer un análisis de todos los documentos por cobrar entregados al Asesor Comercial.
9. El Jefe de Crédito y Cobranzas, deberá dar aviso de la desincorporación de un Asesor Comercial, a todas las unidades administrativas involucradas en el proceso.
10. El Jefe de Crédito y Cobranzas deberá informar, por escrito, al Gerente de Recursos Financieros y Gerente de Administración sobre los resultados de la auditoria, en cuanto a las facturas pendientes, devolución de equipos de trabajo, otras cuentas por pagar, etc.
11. El Contador será el responsable de tramitar el posteo en el sistema de toda la información relacionada con el egreso del Asesor Comercial, a objeto de realizar el procesamiento del pago y excluirlo de todas las operaciones.
12. El Gerente de Administración no aprobará ninguna Liquidación de Prestaciones Sociales de Asesores Comerciales sino tiene los resultados definitivos de la auditoria de campos.
13. El Jefe de Personal mantendrá un archivo de todos los documentos relacionados al egreso del Asesor Comercial, para información y consultas posteriores por parte de las unidades interesadas.
