Elaboración de las relaciones de cobranza y gestión de cobro
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NORMAS GENERALES
1. Toda la cobranza deberá estar plasmada en el formulario Relación de Cobranzas.
2. Los recibos de cobro deberán estar debidamente prenumerados.
3. Los recibos de cobro deberán ser elaborados totalmente y entregados sin ningún tipo de borrones, tachaduras ni enmiendas. Bajo ningún concepto se tramitarán los que presenten una de éstas características.
4. Anexo a la Relación de Cobranza deberán estar los siguientes documentos: recibos de cobro, depósitos, notas de débito, notas de crédito y cheque post fechado (si aplica). Completados en todos sus campos.
5. En los casos que la factura posea nota de crédito deberá:
• Colocarse tanto el monto como el número del documento, en la columna denominada total bolívares.
• Colocará el resultado de disminuir el valor de la nota de crédito por devolución de mercancía al total de la factura, el descuento pronto pago es calculado sobre este valor, y colocado, en la columna de pronto pago que deberá indicar el monto descontado y el porcentaje que se aplicó.
• En la columna del neto cobrado se colocará el resultado de restar el monto de la factura menos la nota de crédito (si aplica) menos el monto del pronto pago y debe ser igual a lo cancelado por el cliente bien sea en cheque o en depósito.
6. En los casos de entrega de mercancía contra camión, la cobranza continuara efectuándose a través del Transportista con cheque al día, en los casos de la SARDINA se mantiene la venta de contado, con cheque para ser depositado al día.
7. La compañía podrá suplantar al Asesor Comercial cuando sea necesario garantizar la cobranza de una factura. Cuando se origine este caso el Gerente de Área de deberá informar, por escrito, al Gerente de Recursos Financieros y al Jefe de Crédito y Cobranzas sobre la gestión realizada.
8. Para los fines operativos de la cobranza, se tomará como referencia para la gestión de cobranza y los plazos de pago, la fecha de recepción de la mercancía.
9. Esta prohibido el cobro en efectivo. En aquellos casos especiales de ciertos cliente Clase “E” (clientes con facturación no mayor a quinientos bolívares (Bs. 500,00), que por su naturaleza solo cancelan en efectivo y son excelentes clientes, deberá solicitarse la aprobación previa a la Gerencia de Recursos Financieros.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Asesor Comercial será responsable de todos los documentos de cobranzas a él entregados, para su guarda, custodia y gestión de cobro.
2. El Asesor Comercial tramitará la cobranza a la fecha de vencimiento o a la modalidad de pago establecido con el cliente.
3. El Asesor Comercial deberá relacionar la cobranza en el formato establecido para ello, de forma diaria, sin excepción.
4. El Asesor Comercial detallará en las relaciones de cobranzas la forma de cobro, la cual deberá coincidir con lo detallado en cada recibo de cobro, y con los documentos entregados (depósitos, cheques, nota de crédito y/o debito), es decir, en caso de recibir efectivo (el cual, debe ser depositado el mismo día o a más tardar al día siguiente de su cobro) en una cancelación deberá colocarse, esa cantidad, en la casilla de depósitos, en caso de recibir un cheque al día, deberá colocarse en la casilla del mismo nombre, el monto del cheque y, en caso de que la cobranza se realizó con cheque post-fechado deberá colocarse en la casilla de cheques en tránsito, la suma de estas tres casillas deberá dar el total cancelado, que deberá ser igual al total del detalle y por supuesto, al detalle en los recibos de cobro anexos a la relación de cobranza. De igual manera deberá indicarse en la casilla de No. (el monto neto cobrado y entregado) la cantidad de documentos que se reciben al momento de la cobranza (depósito y cheques).
5. El Asesor Comercial indicará en la parte inferior del recibo de cobro el detalle de la forma de pago (cheque-efectivo-depósito), y debe especificar en el caso de cheque la fecha del mismo, nombre del Banco, número de cheque y monto, el recibo de cobro deberá presentar la fecha en que fue realizada la cobranza.
6. El Asesor Comercial en el caso de las cancelaciones con cheque post-fechado, en el momento de aplicar el descuento por pronto pago ya que la fecha real de la cancelación es la fecha en la que se depositará el documento, por lo que a ésa fecha, es que se deberá calcular la aplicación del descuento.
7. El Asesor Comercial colocará en primer lugar en la relación de cobranzas el detalle de las facturas canceladas con depósitos y cheques al día, el cual deberá ser totalizada, continuando con el detalle de las facturas canceladas con cheques post fechados, señalado al inicio, la fecha a depositar del cheque, posterior a ello deberá totalizarse dicho renglón, de existir varios cheques post fechados se detallara de igual manera en orden de fechas, todos estos sub-totales deberán sumarse y colocarse en el total cobrado. Cada uno de estos renglones debe coincidir con el resumen de documentos cobrados.
8. El Asesor Comercial deberá completar, de forma precisa, en el lugar asignado para la forma de pago, aquellos casos donde el cliente cancele varias facturas con un solo cheque, colocando en cada recibo de cobro los datos completos del cheque y el monto completo del mismo, se entiende que es mayor que la factura debido a que sé esta cancelando varias facturas con un solo documento.
9. El Asesor Comercial especificará en la relación de cobranza a través una nota los descuentos otorgados, devolución de mercancía, diferencias de precios y otros aspectos relacionados ó acordados con el cliente.
10. El Asesor Comercial tiene la responsabilidad de relacionar los cheques devueltos recuperados.
11. El Asesor Comercial deberá depositar los cheques devueltos en un solo depósito sin incluir otras cobranzas.
12. El Asesor Comercial deberá reportar la cobranza realizada a través de los documentos que la soporten, no podrá bajo ningún concepto reportar dinero en efectivo a la compañía.
13. El Asesor Comercial deberá entregar a los clientes un recibo por las cobranzas realizadas.
14. El Asesor Comercial entregará al Gerente de Área, el producto diario de sus cobranzas junto con los recibos de cobro y la relación de cobranzas.
15. El Asesor Comercial de las zonas foráneas deberá enviar, por lo menos, dos veces a la semana, una valija que contenga todos las Relaciones de Cobranzas.
16. El Gerente de Área remitirá al Jefe de Crédito y Cobranzas toda la documentación recibida, producto de la cobranza, para su proceso de registro y control administrativo.
17. El Gerente de Área será el responsable de realizar auditorias previas a los Asesores Comerciales y enviar la información resultante al Jefe de Crédito y Cobranzas.
18. El Jefe de Crédito y Cobranzas llevará un estricto seguimiento y control sobre la gestión de cobro efectuada, diariamente, por los Asesores Comerciales.
19. El Jefe de Crédito y Cobranzas mantendrá un informe de detallado sobre los documentos entregados a cada Asesor Comercial, a objeto de conocer en cualquier momento cuales son los documentos pendientes de cobro en poder de cada uno de ellos.
20. El Jefe de Crédito y Cobranzas será el responsable de las auditorias de las carteras asignadas a cada Asesor Comercial.
