Inventario de activos fijos
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POLÍTICAS
1. La compañía deberá contar con medidas físicas de seguridad contra robos o pérdida de herramientas y otros equipos movibles.
2. Todos los activos fijos de la compañía deberán estar debidamente codificados.
NORMAS GENERALES
1. La compañía deberá mantener registros detallados de los activos fijos y su depreciación. Estos se cuadrarán mensualmente con las correspondientes cuentas de control.
2. Los activos fijos deberán ser sometidos a inventarios periódicos.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Encargado del Inventario de activos fijos será el responsable de la elaboración de los formularios, descritos a continuación, en la forma establecida en el instructivo correspondiente:
• Inventario de activos fijos (equipos de computación) en poder del trabajador. • Inventario de activos fijos (mobiliario) en poder del trabajador.
2. Una vez finalizado el inventario, el Encargado del Inventario tendrá la responsabilidad de solicitar al custodio del bien, la firma en los formularios descritos en el punto anterior.
3. El Encargado del Inventario remitirá al Contador, con la brevedad que el caso amerite, toda la documentación requerida para proceder al cuadre y determinación de diferencias detectadas con respecto al inventario teórico (contable).
4. El Custodio del Activo Fijo mantendrá un control efectivo de todos los activos fijos asignados bajo su custodia.
5. En caso de pérdida, el Custodio del Activo Fijo, será el responsable de notificar, inmediatamente, al Contador a objeto de tomar las medidas correspondientes.
6. En los casos de traspaso, el Custodio del Activo Fijo deberá llenar el formulario Control de Traslado de Activo y solicitar la firma autorizada que avale la operación.
7. El Contador será el responsable de hacer verificaciones o inventarios, periódicos, anuales o en los casos de rotación de personal, de la existencia física de los activos comparándolos con lo registrado en los libros.
8. El Contador tendrá un control sobre los activos completamente depreciados pero que se encuentran todavía en uso y sobre la disposición de aquellos que ya no se utilizan.
9. El Contador deberá tener registros adecuados para llevar el costo y la depreciación según lo declarado al impuesto sobre la renta cuando sean diferentes a la base utilizada en los libros.
