Nómina
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NORMAS GENERALES
1. Las remuneraciones anuales de todos los trabajadores deberán estar contempladas en el presupuesto anual de la empresa, cualquier cambio subsiguiente deberá ser autorizado con soportes por la Junta Directiva.
2. Cuando el Ejecutivo Nacional decrete aumento del salario mínimo de los trabajadores, automáticamente, los sueldos de estos serán modificados en la nómina correspondiente, según lo establecido, siempre y cuando los trabajadores afectados tengan solo ingresos por sueldo básico fijo mensual, es decir, que no perciban asignación salarial por vehículo, incentivos, etc.
3. Los incrementos anuales de trabajadores con sueldos fijos superiores al mínimo, serán exclusivamente autorizados con la debida antelación, por la Dirección de Administración y Finanzas de la organización.
4. Cualquier modificación en las condiciones, Salarios o ingresos de trabajadores del área de Ventas con remuneración variable, deberá ser notificada por la Dirección de Comercialización de la organización.
5. Cualquier modificación de las condiciones remunerativas de los trabajadores del transporte, deberá ser notificada por la Dirección de Recursos Financieros de la organización.
6. La nómina de la compañía estará clasificada de la siguiente manera: Nominas de Personal Administrativo, Personal de Almacén, Personal de Ventas y Confidencial.
7. Se abrirá una Cuenta Nomina a todo trabajador que ingrese a la empresa, la cual pudiese ser de Ahorros o Corriente según las políticas de la empresa.
8. Para la apertura de la Cuenta Bancaria, el trabajador, una vez sea notificado por el Jefe de Personal, se dirigirá al Banco indicado en la empresa, a fin de hacer su Solicitud de Apertura de Cuenta Nomina , el trabajador deberá suministrar en dicha entidad los siguientes datos: Dirección completa de su residencia, número de teléfono de habitación, oficina, celular y otros donde localizarlo, así mismo deberá entregar copia de su Cédula de Identidad, de un recibo de servicio básico de su lugar de residencia (Electricidad, teléfono) y dos (2) referencias personales actualizadas a las que anexará copia de la Cédula de Identidad de quienes firmen la referencia.
9. El trabajador dentro de los quince dias siguientes a su ingreso, deberá dirigirse a la entidad bancaria señalada por el Jefe de Personal, a fin de Solicitar la apertura de su cuenta, en caso de no hacerlo en el lapso señalado, se suspenderá su pago hasta tanto cumpla con la norma de la empresa a este respecto.
10. El Jefe de Personal será responsable de hacer las gestiones necesarias al ingreso de todo trabajador, para que éste acuda a la entidad bancaria lo más pronto posible a solicitar la apertura de su cuenta nomina.
11. Las asistencias del personal utilizadas como base para la elaboración de la nómina, serán controladas mediante el formulario de “Entrada y Salida del Personal” que llevará y controlará mensualmente cada Jefe o Coordinador de departamento.
12. Se establecen como días de pago los siguientes:
• Personal Administrativo y Personal de Ventas: días quince y último de cada mes. • Personal de Almacén: días viernes de cada semana. • Personal de Nomina Confidencial días quince y último de cada mes (Gerente Comercial)o mensual (Directores)
13. Se instituye como forma de pago, según el tipo de nómina, lo siguiente:
• Personal de Administración: recibirán los días 15 y 30 de cada mes el 50% del salario, lo que totalizará el 100% del Sueldo Mensual. • Personal de Almacén: recibirán los viernes de cada semana, el pago del salario correspondiente a una semana, que comprende un período que va desde el día jueves de una semana
hasta el día miércoles de la semana siguiente (siete días). • Personal de Ventas: recibirán los días 15 de cada mes, el pago de las Incentivos correspondientes a la labor realizada en el mes inmediato anterior (Ej. Las incentivos de la
labor realizada en el mes de enero se pagarán el día 15 del mes de febrero, las de febrero en marzo y así sucesivamente). • Además el Personal de Ventas recibirá el día 30 de cada mes el pago del salario básico mensual estipulado según el cargo más la asignación salarial otorgada por concepto de ve-
hículo. • Personal Confidencial: Gerente Comercial: recibirán los días 15 y 30 de cada mes el 50% del salario básico mensual y recibirán los días 15 de cada mes, el pago de los Incenti-
vos correspondientes a la labor realizada en el mes inmediato anterior. Directores: recibirán los días 15 o 30 de cada mes el 100% del salario básico mensual, Gastos de represen-
tación y asignación de vehículo.
14. Se deberán establecer para todas las empresas fechas de corte para la recepción por parte de Recursos Humanos, de: documentos, e información tales como ingreso de nuevo trabajador, horas extras, resultados para el pago de incentivos a vendedores cheques devueltos por descontar, facturas del personal, inasistencias, egresos de trabajadores, etc., utilizada para la elaboración de la nomina y que provienen de otros departamentos tales como: almacén, ventas, crédito y cobranzas, etc. Evitando así reversarlas innecesariamente, lo que genera siempre retrasos, perdida de tiempo y de material.
15. El sueldo de los trabajadores se abonará, directamente, a la Cuenta Nomina que ha sido autorizada para tal fin.
16. Se efectuarán del sueldo del trabajador, las siguientes deducciones:
- Fijas 15 y 30 de cada mes: • Seguro Social Obligatorio. • Impuesto Sobre la Renta. • Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV). • Ley de Régimen Prestacional de Empleo.
- Variables 15 y 30 de cada mes, causadas por voluntad del trabajador: • Préstamos. • Póliza de Hospitalización, Cirugía y Maternidad. • Pólizas de vehículos. • Descuentos por Compra de mercancía a empresas relacionadas.
17. Los reportes de nómina serán hechos tomando en cuenta las fechas de Cierre del calendario de nómina, es decir, los días 15 y 30 de cada mes.
18. Todo egreso de personal deberá ser notificado oportunamente por el Supervisor inmediato (Gerente, Supervisor, Coordinador, etc.) al departamento de personal, a fin de que se puedan tomar las previsiones de nomina correspondiente y evitar efectuar pagos mayores a los dias laborados por un trabajador.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Jefe de Personal será el encargado de coordinar y controlar todas las actividades inherentes a la administración de recursos humanos y los pagos que le correspondan.
2. Todos los Gerentes de la empresa serán responsables de coordinar con el Jefe de Personal los ingresos y egresos de trabajadores de acuerdo a las normas y políticas establecidas en la empresa.
3. El “Control de Entrada y Salida del Personal” que labora en la compañía deberá llevarse por departamento, colocando la hora de entrada y salida de la empresa. Cada trabajador deberá firmar diariamente dicho control, el cual deberá ser revisado y firmado diariamente por el Coordinador o Jefe de departamento para ser entregado semanalmente, al Gerente de Administración, quien después de firmar el formato como aprobado, entregará al Jefe de Personal para su proceso en nomina, archivo y custodia.
4. Al “Control de Entrada y Salida del Personal” deberá anexarse las planillas de solicitudes de permiso de los trabajadores que dentro de la respectiva semana, debieron ausentarse de la empresa en horas laborables. Todos los permisos deberán anexar los soportes pertinentes.
5. El Jefe de Personal será el único ente en la compañía, encargado recibir, modificar y procesar las asignaciones y deducciones que le correspondan a los trabajadores.
6. El Jefe de Personal debe ser vigilante de pagar al trabajador su sueldo de acuerdo al cargo y fecha de ingreso en la empresa, de manera que el sueldo percibido sea proporcional a los días trabajados.
7. El Jefe de Personal será la persona autorizada para hacer en el sistema de nomina las modificaciones salariales de los trabajadores, de acuerdo a las normas y políticas establecidas en la empresa.
8. El Jefe de Personal debe tener la información actualizada sobre los trabajadores incluyendo los sueldos y demás condiciones remunerativas, lo cual debe estar escrito en la planilla “Solicitud de Empleo” por el Gerente que autoriza la contratación, de manera que el nuevo trabajador sea ingresado en la nomina más cercana posible a su ingreso, evitando así, dejar de pagar a un trabajador su sueldo por tiempo prolongado, ya que esto genera incertidumbre y desconfianza en el nuevo personal.
9. El Jefe de Personal esta en el deber y obligación de emitir un Recibo de Pago, en el cual se especifica al trabajador, el detalle de sus asignaciones y deducciones salariales. Igualmente esta obligado a aclarar de manera precisa y con los documentos probatorios necesarios, las dudas que los trabajadores puedan tener sobre su nómina de pago. Copia del Recibo de Pago será firmado por el trabajador, al momento de recibirlo, posteriormente debe ser archivado en su expediente.
10. El Jefe de Personal conjuntamente con Contabilidad, llevará controles adecuados sobre los sueldos, prestaciones sociales e intereses, vacaciones, utilidades otorgados a los trabajadores.
11. El Gerente de Administración deberá revisar y aprobar la nómina antes de su depósito en el Banco.
12. El Jefe de Personal, una vez aprobada la nomina por el Gerente de Administración, depositará oportunamente el sueldo correspondiente a los trabajadores, en las cuentas nominas de estos.
13. El Jefe de Personal será responsable de verificar el abono a cuenta en el movimiento del dia para asi confirmar el pago de la nomina correspondiente.
14. Cada trabajador de la empresa tiene la obligación de firmar su recibo de pago y remitir el recibo original firmado al Jefe de Personal.
15. El Jefe de Personal será responsable de verificar semanal y quincenalmente que los recibos de pagos de salario firmados por los trabajadores sean archivados correctamente en sus expedientes, en caso de verificar la falta de un recibo de pago, deberá de inmediato verificar la razón y subsanar la situación.
