Recepción de facturas

De SodiWiki

NORMAS GENERALES

1. Las responsabilidades acordadas son de alcance general y de obligatorio cumplimiento por parte de todos los involucrados en el proceso (Comercialización, Recursos Financieros, Administración, Crédito y Cobranzas y Almacén).

2. Todas las inconformidades en facturas, estarán sujetas a consultas previas que sobre la materia realice las Gerencias de Comercialización y la Gerencia de Recursos Financieros de la compañía junto con el Jefe de Crédito y Cobranzas.

3. Las anulaciones de facturas por causas imputables a los Asesores Comerciales, generará al mismo el cargo del flete de ida y vuelta de la mercancía.

---

NORMAS ESPECÍFICAS

1. El Jefe de Almacén aprobará la entrada del Transportista a la compañía al regreso del despacho de la mercancía realizado a los clientes.

2. El Jefe de Almacén recibirá del Transportista, las facturas firmadas (original y amarilla) y cheques de las facturas canceladas contra camión y verificará que todas los documentos estén firmados, fechados y sellados por los clientes en señal de aceptación.

3. El Jefe de Almacén verificará que las facturas recibidas coincidan con la guía de despacho firmada por el Transportista. Es importante denotar que las guías de despacho firmadas y entregadas por el Transportista deben coincidir con las facturas que fueron cargadas en el camión.

4. El Jefe de Almacén deberá recibir para aquellas facturas devueltas (parciales y/o totales), el Formato de Devoluciones, firmado y sellado por el cliente en señal de su visita al mismo.

5. El Jefe de Almacén completará en el espacio de observación de la guía de despacho (original), las siguientes nomenclatura:

• F	: firmada por cliente conforme. 
• N/C	: firmada por el cliente conforme pero con devolución parcial con entrada al inventario.
• R	: reenviar nuevamente cliente no recibió. 
• Y cualquier otra observación determinada en el momento de recepción del camión tales como: fecha y hora de liquidación de la guía.

6. El Jefe de Almacén tiene la responsabilidad de comunicar al Gerente de Recursos Financieros, en el caso de que exista devoluciones de mercancía parciales o totales, para que esté inspeccioné la descarga de la mercancía devuelta.

7. El Jefe de Almacén es el único responsable de la revisión y aprobación de notas de recepción por devolución y la liquidación de la guía de despacho.

8. El Jefe de Almacén será el responsable de enviar a la Gerencia de Recursos Financieros, los siguientes documentos:

• Guía de despacho (original) completada en todos sus campos. 
• Nota de recepción por devolución (original y copia de Crédito y Cobranzas).
• Facturas (originales y copias correspondientes a Crédito y Cobranzas).
• Facturas devueltas por los clientes por devolución total (el juego completo).
• Formato de Devolución.

9. El Asistente de Almacén elaborará la Liquidación de la Guía de Despacho, en el sistema, de acuerdo a las observaciones efectuadas por el Jefe de Almacén.

10. El Asistente de Almacén tiene la responsabilidad de elaborar la Nota de Recepción por devolución y remitirla a la brevedad posible al Jefe de Almacén.