Recepción y descarga de mercancía de Proveedores
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POLÍTICAS
1. Toda mercancía viaja por riesgo y cuenta del Proveedor hasta la recepción en el Almacén de la compañía.
2. Los camiones de Proveedores deben contener los pedidos que sean propiedad de la empresa solamente, para poder ser recibido.
3. El Proveedor deberá efectuar la entrega de la mercancía en la fecha indicada en la orden de compra. Una vez vencida esta fecha, la compañía se reserva el derecho de cancelar total o parcialmente esta orden y rechazar la recepción de la mercancía, sin que haya lugar a indemnización alguna.
4. Cuando la mercancía no cumpla con las especificaciones de la Orden de Compra, la compañía se reserva el derecho de cancelarla, rechazar la recepción de la mercancía o devolverla por cuenta del Proveedor.
NORMAS GENERALES
1. No se podrán descargar camiones de Proveedores que no venga con sus propios caleteros, la cantidad requerida minina aceptada será la siguiente:
1.1.- Camiones 350 con una puerta: un (1) caletero. 1.2.- Camiones 600 a 800 con una o dos puertas: dos (2) caleteros. 1.3.- Gandolas de dos puertas: cuatro (4) caleteros.
2. La descarga se debe realizar en función de las características de cada producto evitando el maltrato o daño de la mercancía.
3. No se recibirá mercancía los días lunes de comienzo de mes, motivado a la realización conteo físico de inventario.
4. No podrá recibirse mercancía de Proveedores con Nota de Entrega; solamente se podrá recibir con facturas (originales y copias), las cuales deben cumplir con las condiciones establecidas por las Leyes y Reglamentos Venezolano.
5. Los camiones deberán ser descargados por facturas “COMPLETA”. No esta permitida entregas parciales de mercancías.
6. No se recibirá productos alimenticios con fecha de vencimiento menor a un (1) año.
7. Por ningún motivo los Trabajadores del Almacén de la empresa, podrán descargar la mercancía de los camiones enviados por los Proveedores.
8. Queda terminantemente prohibido el ofrecimiento de dinero por parte del Transportista al personal de Almacén o vigilancia de la empresa.
9. La recepción de mercancía de los Proveedores se efectuará de lunes (excepto el correspondiente a primero de cada mes) a jueves, en el horario comprendido de: 7:30am a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. Cualquier otro cambio en los días de recepción serán, aquellos acordados entre el Gerente de Recursos Financieros, Comercialización y el Proveedor.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Vigilante, deberá solicitar al momento de la llegada del camión y antes de su entrada a la compañía, su identificación, la cual podrá ser a través de un carnet del Proveedor o carta autorización.
2. El Vigilante tiene la responsabilidad de solicitar al Chofer del camión con mercancía, la factura del Proveedor, a objeto de informar al Jefe de Almacén y obtener su autorización para la entrada del camión al almacén.
3. La supervisión de la descarga será responsabilidad del Jefe de Almacén y Recibidor, el cual se apoyará de un (1) Ayudante de Almacén (este deberá ser el responsable de la línea), por cada puerta de descarga.
4. El Jefe de Almacén deberá verificar que la factura corresponda a la empresa y revisará que la Orden de Compra esté emitida por la Gerencia de Comercialización.
5. El Jefe de Almacén deberá recibir y verificar, que la mercancía entregada por el Proveedor, cumpla con los requisitos y condiciones estipuladas en la Orden de Compra.
6. En los caso de existir diferencia, entre la factura y orden de compra, el Jefe de Almacén deberá consultar con el Gerente de Comercialización para la aprobación o no de tales diferencias. Y proceder a entregar la Orden de Compra con la correcciones (si aplica), al Recibidor de Almacén.
7. El Jefe de Almacén no deberá recibir ningún tipo de mercancía de manos del Proveedor, si la misma no esta respaldada por una orden de compra.
8. El Jefe de Almacén colocará en la factura original y copias, el sello correspondiente a la recepción de la mercancía y firmará la misma en constancia de recibido conforme si fue recibida y revisada.
9. El Recibidor descargará la mercancía con la orden de compra ya revisada por el Jefe de Almacén (con la factura), y descargará las cantidades indicadas en la misma.
10. El Recibidor tiene la responsabilidad de supervisar la descarga de la mercancía y ordenar la colocación de las cajas en las paletas (formación de la camada) según lo establecido en las normas de paletizado que estipule el Proveedor, para el buen cuidado y conservación de la mercancía recibida.
11. El Recibidor preparará junto con el Asistente Administrativo de Almacén, el formulario Recepción de Mercancía.
12. El Recibidor deberá chequear: el perfecto estado de la mercancía, la fecha de vencimiento del producto (si aplica), el contenido de las unidades correctas por caja y la adecuada colocación de las cajas en las paletas, así como su correspondiente conteo.
13. El Recibidor una vez que se haya recibido la mercancía, deberá entregar al Ayudante responsable de la línea (en caso de que este por algún motivo no fuese el mismo que asistió en la recepción) la mercancía para que sea ubicada en su lugar previamente asignado en el deposito.
14. El Jefe de Almacén será el responsable de remitir al Encargado de Compras (Administrador de Ventas), con la brevedad que el caso amerite, toda la documentación requerida para el ingreso de la compra al sistema.
15. El Jefe de Almacén llevará un archivo de toda la orden de compra en original del proceso de entrada de mercancía, a efecto de consultas posteriores por parte de las unidades interesadas de la compañía.
