Toma de Inventario Físicos
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POLÍTICAS
1. Deberá realizarse la toma física de inventarios a principio de cada mes.
NORMAS GENERALES
1. La toma física de inventario debe realizarse a través del modulo de sistema diseñado para tal fin.
2. Antes de iniciar la toma física de inventario las gerencias involucradas deberán verificar lo siguientes aspectos:
-2.1 No deben existir pedidos posteados en el sistema.
-2.2 No debe existir notas de crédito por realizar; debe verificarse con el Departamento de Crédito y Cobranza a través de las ultimas auditorias de documentos realizadas, facturas por cobrar pendiente, guías pendientes por liquidar (si aplica), la NO, existencia de notas de crédito por devoluciones de mercancía (parciales o totales) pendientes por elaborar.
-2.3 En el caso de existir facturas pendientes por despachar, evaluar la anulación de las mismas o realizar una precarga provisional (sin actualizar en el sistema) verificando que contenga todas las facturas y considerarlas en el conteo realizado (el listado de “facturas pendientes por despachar” debe tener todas la facturas asignadas ya sea con el Transportista que se encuentren en transito o de existir facturas por asignar en guía, realizar una precarga provisional, imprimiéndose la misma para que esta sea sumada a las existencia según sistemas). Posterior al análisis debe eliminarse dicha guía y realizarse según su proceso rutinario.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Administrador de Ventas encargado deberá realizar, en el sistema, el posteo de la tarjetas de inventario.
2. La Gerencia de Recursos Financieros asignará a los grupos de conteo y realizará una inducción al personal para la correcta realización de la toma física de inventarios.
3. El conteo de la diferencia resultante de los dos (2) conteos preliminares, serán verificadas por la/el Gerente de Recursos Financieros y el Jefe de Almacén de forma directa.
4. Posterior a la determinación de la diferencia la Gerencia de Recursos Financieros, junto con el Jefe de Almacén, deberá analizar las diferencia y colocar en la columna de observaciones el correspondiente análisis de todos y cada una de las diferencias (cruces, mal despacho, faltantes reales), deberá enviar vía e-mail antes de efectuar los ajustes a nivel de sistemas, este informes a la Dirección de Recursos Financieros, para su aprobación.
5. Posterior a la aprobación por parte de la Dirección correspondiente, elaborar las notas de recepción y notas de entrega para realizar los ajustes necesarios.
6. Dejar evidencia de los resultados de la toma física, para ello se deben archivar todos los documentos utilizados, primer conteo, segundo conteo, tercer conteo y los resultados del inventario, el análisis del Inventario Valorizados por productos y por líneas, imprimir el inventario valorizado (detallado) antes y después, verificando que la diferencia entre ambos es igual a las diferencias.
