Viáticos
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NORMAS GENERALES
1. Los viajes que se realicen deberán ser programados por los supervisores correspondientes a los efectos de determinar previamente su objetivo, duración, costos y alcance (Plan de Trabajo).
2. La compañía otorgará anticipos de viajes a sus Trabajadores, cuando se requiera su presencia en una zona determinada.
3. Todo anticipo de viáticos deberá ser gestionado a través del formulario “Solicitud Anticipo de Viáticos” (OYMF-046), el cual deberá estar firmado por el supervisor inmediato del Trabajador que requiera realizar trabajos fuera de su área de residencia.
4. Para los casos de Anticipos, cualquier sea su naturaleza, deberá elaborarse el formulario Recibo de Anticipo (OYMF-074).
5. Todos los anticipos de viáticos deberán ser tramitados ante la Gerencia de Administración, previa aprobación del supervisor inmediato.
6. Los importes de los anticipos de gastos de viajes serán estimados en función del tiempo que duraría la actividad y en atención a los valores prefijados por los conceptos de gastos.
7. La asignación en bolívares correspondiente a los gastos realizados se realizará de acuerdo a la siguiente tabla y es aplicable para los Trabajadores, Transportistas, Asesores Comerciales, Gerentes de Áreas y Gerente de Ventas :
• Desayuno Bsf. 20,00 • Almuerzo Bsf. 35,00 • Cena Bsf. 20,00
8. Solo a los Trabajadores que realicen rutas que implique pernotar (dormir) fuera de su casa se le cancelará lo correspondiente a la cena y desayuno.
9. Los costos por concepto de alojamiento serán regulados por la Gerencia de Administración de cada una de las compañías del Grupo de Empresas Sodica, ya que estos están directamente relacionados con la zona asignada a cada Trabajador; igualmente, deberá aprobar los gastos que realicen estos Trabajadores de manera que cumplan con las normas establecidas.
10. Todo anticipo de viáticos deberán hacerse mediante pago a favor del Trabajador (reembolso de gasto) que tenga que trasladarse al interior del país por cuenta de la empresa.
11. La compañía destino tendrá la responsabilidad de movilizar al Trabajador, previa notificación del Supervisor Inmediato del mismo, desde:
• El aeropuerto hasta el sitió de trabajo o hotel y viceversa. • El hotel hasta el sitio de trabajo o viceversa.
12. Al completar el viaje, el Trabajador deberá justificar los gastos a través del formulario "Relación de Gastos” (OYMF-044). ¬
13. Toda Relación de Gastos de Viaje será presentada en un lapso no mayor de quince (15) días hábiles después de la incorporación del Trabajador a sus labores habituales. De no efectuarse se considerará que no fueron utilizados por lo tanto, se deberá reintegrar la totalidad del dinero recibido en caso contrario le serán deducidos de su sueldo en la nomina próxima inmediata de a su vencimiento.
14. Toda Relación de Gastos deberá estar firmada por el Supervisor inmediato del Trabajador que origine el gasto.
15. Los gastos por concepto de hotel, gasolina y lubricantes serán cancelados previa presentación de facturas, las cuales deben ser anexadas a la Relación de Gastos y firmadas por el Supervisor inmediato.
16. Todos los gastos ocasionados deberán estar respaldados con facturas (originales), que no contengan tachaduras ni enmendaduras, las cuales deberán cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Trabajador será el responsable de la elaboración del formulario Solicitud Anticipo de Viáticos y deberá llenar en el formulario los estimados en bolívares siguiendo los lineamientos establecidos en el presente manual.
2. El Trabajador tramitará ante el Gerente de de Administración, la Solicitud de Anticipo de Viáticos.
3. El Trabajador presentará la rendición de cuenta de gastos de viaje en un lapso no mayor de quince (15) días hábiles a partir de la finalización de la actividad que origino el anticipo de gastos de viaje.
4. El Trabajador deberá presentar la liquidación del anticipo, detallando cada uno de los gastos efectuados.
5. El Gerente de Administración será el responsable de la autorización de los anticipos de viajes.
6. El Gerente de Administración autorizará la Solicitud de Emisión de Cheque, por cada Anticipo de Viáticos solicitado y aprobado.
7. El Contador será el responsable del control y la codificación de los anticipos de viajes.
8. El Contador será el responsable conjuntamente con el Jefe de Personal de la elaboración del formulario Recibo de Anticipo.
9. El Contador deberá velar porque las Relaciones de Gastos contengan sus respectivos soportes (Originales), los cuales deberán cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT para que puedan ser cancelados.
10. El Contador llevará un archivo de todos los anticipos de viáticos otorgados a los Trabajadores con la finalidad de no otorgar ningún otro sín antes haber justificado el anterior mediante su liquidación.
11. El Contador deberá evaluar la antigüedad de los anticipo de manera de cumplir con la norma de cargar en cuenta del trabajador.
