Vigilancia
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POLÍTICAS
1. La compañía a efecto de salvaguardar sus activos deberá contratar un servicio de vigilancia privado.
2. Los Gerentes y Jefes catalogados como personal de confianza deben velar por la adecuada vigilancia de los almacenes y las oficinas donde laboran.
3. Sólo podrán tener las llaves de la Empresa: la Gerencia de Comercialización, la Gerencia de Recursos Financieros, la Gerencia de Administracion y el Jefe de Almacén, los cuales fungen como empleados de confianza.
NORMAS GENERALES
1. La empresa de vigilancia a ser contratada deberá estar registrada en el Ministerio de Relaciones Interiores.
2. Debe contratarse como mínimo un Vigilante diurno y uno nocturno. El mismo debe poseer: armamento, radio, linterna, uniforme y carnet.
3. El ingreso de un mayor número de Vigilantes, deberá ser autorizado por la Dirección de Recursos Financieros.
4. Para las personas ajenas a la empresa se establece el siguiente horario de visitas:
Mañana : (Lunes a Viernes): 8.00 a.m. a 12.00 m. Tarde : (Lunes a Viernes): 2.00 p.m. a 5.30 p.m.
5. Todo el personal de la compañía (sin excepción) será revisado al momento de su salida de las instalaciones de la compañía, en este sentido el Vigilante deberá inspeccionar y requisar los vehículos y los bolsos y morrales del personal.
6. No podrá permanecer un mismo Vigilante más de 12 horas continuas, prestando servicio.
7. Cuando una unidad administrativa o operativa requiera que un(os) empleado(s) trabaje un día feriado o un día no laborable, deberá enviar, por escrito a la Gerencia de Administración, una comunicación a fin de que se autorice el ingreso de dicho Trabajador a la compañía. Así mismo se mantendrá un control de todos los Empleados que fueron autorizados y la oficina utilizada para dicha actividad.
8. Deberá comunicársele a Vigilancia, vía escrita, el personal indicado en el punto anterior.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Vigilante no esta autorizado a dar ingreso a cualquier persona sin previa aprobación de la Secretaria y/o Gerentes.
2. Cuando sea solicitado en vigilancia, un alto ejecutivo o empleado, por personal ajeno a la compañía, el Vigilante tiene la obligación de solicitarle su nombre así como el de la empresa que representa a objeto de obtener por medio de la Secretaria, la autorización del solicitado para su ingreso.
3. El Vigilante deberá completar el formato de Entrada y Salida del Personal que labora en la compañía, colocando la hora de entrada y salida de cada Trabajador, este control debe ser entregado, semanalmente, a las Gerencias de Recursos Financieros y Administración, para su firma en señal de revisión.
4. El Vigilante deberá notificar a la Gerencia de Administración, Gerencia de Comercialización o Gerencia de Recursos Financieros en los casos que los Asistentes o Ayudantes de Almacén no asistan con el vestuario reglamentario (blue jeans).
5. El Vigilante notificará a la Secretaria la identificación del visitante que solicite la entrada a las instalaciones y esperar su autorización para permitir la entrada del mismo a la recepción.
6. El Vigilante reportara, en forma inmediata, a los Gerentes de Administracion, Comercialización y Recursos Financieros cualquier eventualidad que ponga en riesgo la seguridad de la Empresa.
7. El Vigilante (diurno y nocturno) deberá llevar un cuaderno de control, donde anotara el ingreso de toda persona que ingrese y salga de la empresa (hora, nombre, cedula de identidad, motivo de la visita y firma), así como de los camiones que ingresen y salgan de la empresa.
8. El Vigilante llevará un libro de novedades en la vigilancia, en el cual indique, hora, nombre, cedula y firma de los cambios de turnos, novedades del día y la noche.
9. El Vigilante controlará a través del cuaderno de control, el turno de los Transportistas a ser cargados y descargados, con la finalidad de respetar el orden de llegada de cada uno de ellos.
10. El Vigilante deberá, obligatoriamente, verificar que los Transportistas que prestan servicio a la compañía tengan la Guía de Despacho y copia de la Precarga, así mismo revisara que la misma se encuentre firmada por el Jefe de Almacén, el Chofer y su Ayudante, igualmente debe cotejar las firmas con las respectivas cédulas de identidad.
11. El Vigilante deberá, obligatoriamente, verificar a todos los Transportistas de Proveedores que presten servicio a la compañía, lo siguiente:
• Solicitar, al momento de su llegada, la identificación el carnet y/o facturas a nombre de la empresa para permitir la entrada a las instalaciones, previa aprobación del Jefe de Almacén.
• Solicitar, al momento de la salida del camión, que las puertas del mismo sean abiertas para constatar que el camión se encuentre completamente vacío, en caso de observar cualquier eventualidad inmediatamente deberá reportar a Jefe de Almacén y Gerencias de la empresa.
12. El módulo de vigilancia debe contar con una línea de teléfono que tenga salida solo para la empresa de vigilancia, empresa de alarma, Gerente de Comercialización y Gerente de Recursos Financieros y de los directivos, así mismo, debe contar, con un baño, agua potable y iluminación adecuada.
13. El Jefe de Almacén junto con el Vigilante deberán chequear diariamente todas las puertas y ventanas del almacén, verificando que no existe ningún tipo de oportunidad de robo.
