Seguro Social Obligatorio

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Revisión de 17:58 21 feb 2013

NORMAS GENERALES

1. Cada vez que un nuevo trabajador entre a la compañía deberá ser inscrito, dentro de los tres días siguientes al ingreso, en el Seguro Social Obligatorio, mediante el llenado y envío al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) del formulario 14-02 del Registro de Asegurado. Se debe entregar al trabajador copia del formulario firmado y sellado en el IVSS por el funcionario receptor.

2. Los reposos médicos y permisos no remunerados, deberán notificarse por separado a través del formulario 14-10 del Reporte de Novedades, los primeros días lunes y martes de cada mes.

3. Los cambios de salarios, deberán notificarse a través del formulario 14-10 del Reporte de Novedades, dentro de los días hábiles que se encuentren comprendidos entre el día 16 y 20 de cada mes.

4. Los egresos forma 14-03 del Retiro de Trabajadores en el Seguro Social, deberá efectuarse dentro de los tres días siguientes al retiro del trabajador de la compañía, y entregar al trabajador copia del formulario firmado y sellado en el IVSS por el funcionario receptor.

5. Los familiares calificados para ser declarados por un Trabajador, al Seguro Social Obligatorio serán los siguientes:

• La esposa o concubina.
• Los hijos hasta la edad de 18 años (Si son inválidos no tienen límite de edad).
• Madre.
• Padre (Si esta incapacitado).
• Esposo (Si esta incapacitado y vive con la asegurada).
• Hermanos solteros hasta los 18 años; sin son huérfanos de padre y madre (Si son inválidos no tendrán limite de edad).

6. Todo cambio de información relativa al asegurado o a su grupo familiar deberá participarse al Seguro Social inmediatamente que los interesados o el patrono observen que los datos contenidos en los documentos de identificación (Carnets, Tarjetas del Seguro, etc.) no son los correctos o quieran hacer alguna modificación. Estos cambios o modificaciones deberán realizarse a través del formulario 14-02.

NORMAS ESPECÍFICAS

1. El Jefe de Personal, para tramitar el ingreso del trabajador al IVSS, deberá llenar la Planilla 14-02, en original y dos (2) copias.

2. El Jefe de Personal que omita la inscripción de un trabajador en el IVSS (envío de forma 14-02), expondrá entre otras cosas:

• Al trabajador y a su familia a no recibir asistencia medica integral.
• A la empresa a ser sancionada con pago de multas importantes.

3. El Jefe de Personal, al inscribir un trabajador bajo el régimen del S.S.O., deberá activar una tarjeta, la cual tendrá como finalidad controlar la fecha de ingreso del Trabajador, los cambios de salario y evitar pagos indebidos al I.V.S.S.

4. El Jefe de Personal deberá, obligatoriamente, llevar el archivo y control estricto de los ingresos, egresos, reposos médicos, reportes por cambios de salarios y cualquier otra incidencia que tenga que ver con el Seguro Social Obligatorio.

5. El Jefe de Personal, a solicitud de trabajador, será el responsable de tramitar todas las solicitudes de declaración de familiares.

6. El Jefe de Personal, al producirse el retiro del un trabajador de la compañía, deberá participarlo inmediatamente al Seguro Social Obligatorio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, a través del formulario “Participación de Retiro” (14-03).

7. El Jefe de Personal que omita hacer la participación respectiva (14-03) del retiro del trabajador al Seguro Social, ocasionará que la compañía deba continuar pagando la cotización al Seguro Social (Seguro Social y Régimen Prestacional de Empleo), correspondiente como patrono y además la que hubiese correspondido al trabajador.

8. El Jefe de Personal que omita hacer la participación respectiva (14-03) del retiro del trabajador al Seguro Social, ocasionará que el trabajador no pueda ser ingresado al Seguro Social en otra empresa en la que decida prestar sus servicios.

9. El Jefe de Personal, inmediatamente que un trabajador entre en un período de reposo ordenado por un médico del Seguro Social, o licencia de reposo no remunerado, deberá elaborar la forma “Relación de Novedades” (14-10), anexar el reposo medico y remitirlo al I.V.S.S. para que no liquiden cotizaciones durante este periodo.

10. El Jefe de Personal, al recibir la factura del I.V.S.S. y el Listado de trabajadores, deberá proceder a efectuar un cuadre o conciliación entre la misma y la nómina de pago del mes. En caso de presentar alguna diferencia, bien sea a favor o en contra, deberá participar al Seguro Social Obligatorio, mediante el formulario “Relación de Novedades” (14-10).

11. El Jefe de Personal que omita enviar dentro de los lapsos establecidos el formulario 14-10 del Reporte de Novedades por cambios de salarios de los trabajadores ocasionará:

• Que el patrono sea multado por no cotizar en base a los salarios reales de los trabajadores.
• Que  las indemnizaciones solicitadas por los trabajadores al IVSS por reposos médicos, sean pagadas con salarios inferiores a los que realmente devenguen.

12. El Jefe de Personal será el responsable de verificar y hacer el seguimiento de control necesario, para asegurarse que todos los formularios antes mencionados, sean procesados en el IVSS y de tomar las medidas correctivas necesarias en caso de detectar que cualquier solicitud como: Ingreso o retiro de trabajadores, cambios de salarios, reposos médicos o permisos no remunerados no han sido procesados.

13. El Jefe de Personal será responsable de entregar al trabajador que se retire de la compañía, además de la forma 14-03 por retiro del Seguro Social, la forma 14-100 que es la Constancia de Trabajo para el IVSS, la que debe llenarse para certificar el tiempo que el trabajador mantuvo relación laboral con la empresa, en la misma se debe indicar los salarios percibidos mientras se mantuvo dicha relación.

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