Control de chequeras, emisión de cheques y pagos
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POLÍTICAS
1. Una vez recibida las chequeras del Banco, estas deben ser revisadas, a fin de controlar sus correlativos.
2. A todos los cheques se les debe colocar el sello de “No Endosable”.
3. Todos los pagos, sin excepción, deben ser emitidos a nombre del respectivo Beneficiario, por lo que queda prohibido la elaboración de cheques “al portador”.
4. Todos los cheques deben tener cinta adhesiva sobre el nombre del Beneficiario y monto del cheque con la finalidad de evitar modificación o alteración del mismo.
5. Todos los cheques deberán ser validados por dos firmas autorizadas e indistintas. Antes de firmar cada uno de ellos deberá revisar si los documentos que respaldan el desembolso están en regla.
6. Todos los cheques deberán ser firmados primeramente por el Gerente de Administracion y finalmente por el Gerente de Comercialización.
7. Queda terminantemente prohibido firmar cheques antes de ser éstos llenados totalmente o que no tengan sus soportes correspondientes.
8. Es de carácter obligatorio que toda emisión de cheque, transferencias bancaria (manuales o electrónicas) y debitos en cuentas (cheques de gerencia) sea contabilizada antes de solicitar las firmas autorizadas.
9. Todos los egresos deberán estar debidamente soportados con los documentos que originen el mismo.
• En los casos de emisión de cheque deberá estar acompañado: la factura (Original), presupuesto o cotización (Original) si aplica, solicitud de emisión de cheque y comprobante de egreso.
• Transferencias bancarias (manuales o electrónicas) deberán ser soportadas por carta (contentiva de las firmas autorizadas), factura, nomina, reposición de gastos o anticipos y el asiento contable correspondiente.
• Débito en cuenta (cheques de gerencia para pago de tributos): deberán ser soportadas por carta donde se autorizo el debito en cuenta, la planilla de impuesto y el asiento contable correspondiente.
10. Los cheques que no cumplan con lo establecido en los puntos 2, 3, 4 y 9 no deberán ser firmados.
11. Todos los cheques anulados pasaran por manos del Gerente de Administración, quien dará el visto bueno para la anulación.
12. Las chequeras estarán solo bajo la responsabilidad de la Gerencia y deberán estar en la caja fuerte o bajo llave.
NORMAS GENERALES
1. Toda chequera recibida deberá ser registrada en el formulario Control de Chequeras.
2. Las chequeras (en uso y no utilizadas), solicitud de chequeras y formulario de Control de Chequeras deberán ser guardados, diariamente, una vez completada su información, en el lugar de seguridad que posee la compañía para tales fines.
3. Una vez firmados los cheques deberán enviarse a la persona encargada de entregarlo a los beneficiarios. Esta persona podría ser la Secretaria o alguien diferente a quien elabora el cheque o los comprobantes de respaldo.
4. Los pagos que no justifiquen la elaboración de un cheque, no aplica para transferencias bancarias y debitos en cuenta, deberán ser tramitados por Caja Chica y presentar las facturas (Originales) que soporten al mismo. Las mismas deben cumplir con las disposiciones establecidas por el SENIAT.
5. No se podrá entregar el cheque al Proveedor sin que se obtenga a cambio el recibo de cobro (original).
6. Todo pago que supere la cantidad de ciento cincuenta mil (Bs.150.000), deberá tener la aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas.
7. Todos los cheques deben estar aprobados por la Gerencia de Administración.
8. Todo pago deberá estar soportado con los documentos originales y regidos por el SENIAT más el asiento contable. (Sin excepción).
9. Todos los cheques emitidos y que no hayan sido entregado deberán permanecer bajo la custodia de la Gerencia de Administración.
10. Todos los cheques anulados deberán ser entregados al Gerente de Administración para su información y tramites correspondientes según la política de anulación.
NORMAS ESPECÍFICAS
1. La Secretaria al recibir las chequeras del banco deberá verificar el número de cheques contenido en cada una, así mismo deberá colocarle a cada cheque el sello húmedo “No Endosable”.
2. La Secretaria entregará las chequeras, para su resguardo, a la Gerente de Administración.
3. La Secretaria deberá revisar el Control de Chequeras, diariamente, e informar a la Gerencia de Administración, en caso que se requiera alguna.
4. La Secretaria, en la oportunidad, que requiera anular un cheque debido a errores o por cualquier razón, procederá a mutilar el mismo en el área correspondiente a la firma autorizada y al número del cheque.
5. La Secretaria tiene la responsabilidad de entregar los cheques anulados al Gerente de Administracion, de manera de dar el visto bueno para su archivo. El cheque anulado deberá ser archivado por orden numérico junto a las copias de aquellos que han sido pagados.
6. El Gerente de Administración tendrá la responsabilidad de verificar la existencia de las chequeras y solicitará al banco las cantidades requeridas a objeto de mantener un stock mínimo de las mismas.
7. La Secretaria, deberá llenar el talón de la chequera con la información fecha, beneficiario y monto, en caso de anulación deberá escribir en el talón la palabra "anulado".
8. La Secretaria, una vez terminada la chequera, entregará al Gerente de Administracion el talón de las mismas. Quien guardará el mismo a objeto de consulta si así se requiriese.
9. La Secretaria preparará los cheques únicamente en virtud de comprobantes o solicitudes de cheque.
10. La Secretaria solicitará al Proveedor, la identificación (Carnet) y la carta de autorización de la compañía de outsourcing para poder efectuar el pago.
11. El Gerente de Administración velará porque se cumplan todas las políticas, normas establecidas para el Control de chequeras, emisión de cheques y pagos.
12. Las chequeras estarán solo bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administración y deberán estar resguardas en la caja fuerte o bajo llave.
